Vous pouvez spécifier les droits de visualisation pour les rapports dans la liste de rapports de votre organisation. Les droits de visualisation ne concernent pas seulement la sécurité des rapports, mais aussi la réduction du nombre de rapports que les utilisateurs voient dans leur liste de rapports dans le Choix de Rapport. Réduire le nombre de rapports à ce qui est nécessaire pour chaque utilisateur améliore l'expérience de rapport pour l'utilisateur.
Si vous avez des utilisateurs dans votre organisation qui ne sont pas autorisés à extraire des données d'InterAction, vous devriez définir la sécurité pour ces utilisateurs.
Deux options sont disponibles pour chaque rapport :
- Sécurité - Quels utilisateurs et/ou groupes sont autorisés à accéder au rapport. Voir Définir quels utilisateurs peuvent accéder à un rapport.
- Accessible depuis - Pour les utilisateurs et/ou groupes qui peuvent accéder au rapport, l'emplacement où le rapport peut être consulté. Voir Indiquer où un rapport peut être consulté.
Que se passe-t-il si un utilisateur exécute un rapport contenant des informations restreintes ?
Certains rapports peuvent contenir des informations que vous ne souhaitez pas rendre accessibles à l'ensemble de l'organisation, par exemple des informations financières. Il peut être chronophage de définir la sécurité pour des utilisateurs spécifiques qui ne sont pas autorisés à voir ces informations.
Si un utilisateur n'a pas les droits d'accès à certaines données, ces champs sont vides lorsque l'utilisateur exécute le rapport. Les en-têtes des champs s'affichent, mais il n'y a pas de données dans ces champs. Par exemple, si un utilisateur exécute un rapport contenant des champs supplémentaires dans un dossier auquel il n'a pas accès, le rapport ne contient que les en-têtes des champs supplémentaires, mais les champs sont vides.
Définir quels utilisateurs peuvent accéder à un rapport
Votre administrateur a créé des comptes utilisateurs et des groupes dans InterAction Administrator. Les gestionnaires de rapports décident quels utilisateurs peuvent accéder à un rapport particulier en ajoutant ce compte utilisateur ou ce groupe à la liste des utilisateurs dans la sécurité des rapports. Par défaut, la plupart des rapports prêts à l'emploi peuvent être consultés par Tous.
Si un rapport contient beaucoup d'informations et a le potentiel d'être lent, vous pouvez vouloir le limiter uniquement aux personnes qui ont besoin d'y accéder. Par exemple, un rapport contenant des activités concernant toutes les Questions, Opportunités et Engagements n'a pas besoin d'être disponible pour tout le monde.
[1] L'onglet Sécurité de la boîte de dialogue Modifier le rapport liste tous les utilisateurs et groupes autorisés à accéder au rapport.
Pour configurer les utilisateurs qui peuvent accéder à un rapport :
- Dans le Windows Client d'InterAction, choisissez Outils > Rapports.
- Choisissez Gérer.
- Sélectionnez le nom du rapport puis choisissez Modifier.
- Choisissez l'onglet Sécurité.
- Pour ajouter un utilisateur ou un groupe, choisissez Ajouter un utilisateur ou Ajouter un groupe respectivement, sélectionnez le nom de l'utilisateur ou du groupe, puis choisissez OK.
- Pour supprimer un utilisateur ou un groupe, sélectionnez cet utilisateur ou groupe puis choisissez Supprimer.
Indiquer où un rapport peut être consulté
Les utilisateurs de rapports peuvent accéder au Choix de Rapport à trois endroits : le Windows Client, le Web Client et le PIM. Pour chaque rapport, les gestionnaires de rapports peuvent spécifier où le rapport peut être consulté par les utilisateurs ayant les droits d'utiliser ce rapport.
[1] Lorsque cette option est sélectionnée, les utilisateurs peuvent accéder au rapport depuis Microsoft® Outlook®.
[2] Lorsque cette option est sélectionnée, le rapport est disponible pour impression depuis le Choix de Rapport dans le Web Client.
[3] Lorsque cette option est sélectionnée, le rapport est accessible aux utilisateurs du Windows Client.
Selon le type de rapport que vous configurez, toutes les cases à cocher ne sont pas disponibles. Par exemple, si vous configurez un rapport d'activité, les cases à cocher Afficher dans les détails de contact dans l'intégration Outlook et Afficher dans le Windows Client sont inactives car les rapports d'activité ne peuvent être imprimés que dans le Web Client.
Les rapports exécutés depuis Outlook sont généralement exécutés sur un seul contact à la fois. Si un rapport doit être exécuté sur plusieurs contacts à la fois (par exemple, Liste de contacts par sponsor), envisagez de rendre ce rapport indisponible dans Outlook.
Pour configurer où le rapport est consulté :
- Dans le Windows Client d'InterAction, choisissez Outils > Rapports.
- Choisissez Gérer.
- Sélectionnez le nom du rapport puis choisissez Modifier.
- Choisissez l'onglet Sécurité.
- Les options d'accessibilité sont listées dans la section Sécurité de la boîte de dialogue Modifier le rapport. Sélectionnez l'une des options pour les activer.