I responsabili dei report hanno il compito di gestire l’elenco dei report dell’organizzazione. InterAction ti aiuta a iniziare fornendo dozzine di report predefiniti che puoi personalizzare in base alle esigenze della tua organizzazione.
I responsabili dei report devono anche decidere come organizzare il Report Chooser e configurare i diritti di visualizzazione dei report, ad esempio chi può accedere a quali report e da dove (PIM, Windows Client e/o Web Client).
La gestione dell’elenco dei report è una responsabilità continua. Quando necessario, sarà necessario creare e aggiungere nuovi report all’elenco dei report dell’organizzazione, e ognuno di questi report dovrà essere configurato per i diritti di visualizzazione.
I report sono archiviati nel database. Se modifichi report esistenti o ne aggiungi di nuovi, non è necessario distribuire file o copiarli sui server. Basta impostare la sicurezza come necessario. Vedi Impostazione della sicurezza (diritti di visualizzazione) per i report.
Per ulteriori informazioni, consulta i seguenti argomenti:
- Personalizzazione dei report predefiniti
- Come faccio a sapere se altri report devono essere modificati?
- Attivazione/Disattivazione dei report
- Eliminazione dei report
Come accedono gli utenti ai report in InterAction?
I report sono accessibili dal Windows Client, dal Web Client e dal PIM. Gli utenti non hanno bisogno di permessi speciali per accedere e stampare i report. Tuttavia, poiché InterAction consente ai responsabili dei report di impostare la sicurezza per i singoli report, gli utenti vedono solo i report per cui hanno i diritti di visualizzazione.
- Nel Windows Client, gli utenti accedono ai report scegliendo Strumenti > Report dalla barra dei menu. È anche possibile accedere ai report facendo clic sull’icona Report (
) nella barra degli strumenti.
- Nel Web Client, gli utenti accedono ai report scegliendo Visualizza > Report. Alcuni report sono disponibili anche selezionando Visualizza versione stampabile nel contesto appropriato, come un elenco di contatti, attività o appuntamenti.
- Nel PIM, gli utenti accedono ai report scegliendo il pulsante o l’icona Visualizza report. Per ulteriori informazioni, vedi Gestione dei report accessibili da Microsoft Outlook.
Personalizzazione dei report predefiniti
I responsabili dei report dovrebbero esaminare l’elenco dei report predefiniti e delle sezioni dei report panoramici e decidere quali report e sezioni utilizzare per la propria organizzazione. Controlla ogni report e sezione per assicurarti che possano essere utilizzati nel tuo ambiente.
Durante la revisione dei report predefiniti, potresti voler rendere inattivi alcuni report o sezioni in modo che gli utenti non possano vederli nel Report Chooser del Windows Client o del Web Client. Vedi Attivazione/Disattivazione dei report oppure Nascondere sezioni non finite agli utenti per maggiori dettagli.
Di seguito alcuni elementi da verificare:
- Nomenclatura - la tua organizzazione potrebbe utilizzare termini diversi per descrivere elementi come “sponsor” o “lista di lavoro”.
- Campi aggiuntivi inclusi - la tua organizzazione potrebbe utilizzare campi diversi.
- Tipi di attività o relazioni inclusi - il report o la sezione potrebbero specificare tipi che la tua organizzazione non utilizza.
- Moduli correlati e altre funzionalità - il report o la sezione potrebbero contenere funzionalità che non hai acquistato o abilitato. Ad esempio, report su InterAction Matters, Opportunità o Engagements.
-
Font - Potresti voler cambiare i font utilizzati in un report o in una sezione, oppure, se utilizzi caratteri internazionali, devi cambiare il font con uno che supporti Unicode.
Per maggiori informazioni su come cambiare i font usando l’InterAction Report Designer, vedi Utilizzo dei font.
Fai attenzione quando modifichi o elimini i report: diversi report sono richiamati da link nel Web Client. Vedi Gestione dei report accessibili dal Web Client di InterAction.
I seguenti report e sezioni dovrebbero essere esaminati, testati ed eventualmente modificati prima di renderli disponibili alla tua organizzazione. Potrebbero essere necessari ulteriori controlli e test anche su altri report o sezioni.
Report/Sezioni predefiniti da esaminare
| Report da esaminare | Perché? |
|---|---|
| Report panoramici | I report panoramici predefiniti contengono sezioni che potresti voler modificare o eliminare se non sono rilevanti per la tua organizzazione. Potresti anche voler creare nuove sezioni da aggiungere a questi report. Per maggiori informazioni sui report panoramici, vedi Nuovo report panoramico. |
| Report e sezioni che includono informazioni su Matter, Opportunity o Engagement |
Se non hai acquistato i moduli InterAction Matters, Opportunities o Engagements, dovresti eliminare o disattivare questi report e sezioni. Se hai acquistato questi moduli ma utilizzi termini diversi per matter, opportunity o engagement, aggiorna il testo e i campi dati nel layout del report o della sezione per utilizzare i campi e la terminologia corretti. |
| Report e sezioni che includono attività, come Attività contatti e Contatti stagnanti |
I report e le sezioni che includono attività sono progettati per includere attività utilizzando i tipi di attività predefiniti. Se la tua organizzazione ha modificato i tipi di attività predefiniti di InterAction, dovresti modificare i report e le sezioni per includere i tipi di attività desiderati. Vedi Filtraggio di attività/appuntamenti per maggiori informazioni. |
| Report e sezioni che includono campi aggiuntivi, come Contatti per settore, Checklist partecipanti a seminari e Riepilogo evento |
I report e le sezioni che includono campi aggiuntivi utilizzano i campi aggiuntivi predefiniti di InterAction. Molto probabilmente la tua organizzazione ha personalizzato i campi aggiuntivi. Modifica questi report e sezioni per includere i campi aggiuntivi desiderati. Vedi Campi aggiuntivi per maggiori informazioni. |
| Report e sezioni che includono informazioni sugli sponsor, come Elenco contatti per sponsor e Liste marketing per un contatto | Se utilizzi termini diversi per sponsor, aggiorna il testo e i campi dati nel layout del report o della sezione per utilizzare i campi e la terminologia corretti. |
| Report e sezioni che includono profili |
I report e le sezioni che includono profili sono progettati per includere i profili predefiniti. Se la tua organizzazione ha modificato i profili predefiniti di InterAction, dovresti modificare i report e le sezioni per includere i profili desiderati. Vedi Profili per maggiori informazioni. |
Come faccio a sapere se altri report devono essere modificati?
Poiché la nomenclatura e le pratiche aziendali variano da organizzazione a organizzazione, è probabile che tu voglia modificare molti dei report predefiniti di InterAction. Per iniziare, esamina i report in Report/Sezioni predefiniti da esaminare. Questi report hanno elementi comuni che potrebbero richiedere modifiche da parte dei responsabili dei report. Tuttavia, probabilmente ci saranno altri report che vorrai modificare.
Una strategia consigliata:
- Stampa l’intero elenco dei report predefiniti ed esaminali nel dettaglio.
- Determina quali report sai già che non ti servono ed eliminali o disattivali. Ad esempio, molti report sono stati sviluppati per i moduli InterAction Matters, Opportunities ed Engagements. Se non utilizzi tutti questi moduli, alcuni di questi report dovrebbero essere rimossi dall’elenco. Vedi Eliminazione dei report per maggiori dettagli.
- Determina quali report utilizzerai e se puoi usarli così come sono o se necessitano di modifiche.
- Apporta le modifiche necessarie ai report che manterrai e rendili attivi.
- Individua cosa manca e crea nuovi report.
Attivazione/Disattivazione dei report
InterAction ti permette di rendere attivi o inattivi i singoli report. I report con stato inattivo non sono visibili agli utenti normali. Solo i responsabili dei report possono vedere i report inattivi nella Gestione elenco report.
Rendere un report inattivo
[1] Se selezionato, il campo Non mostrare ancora questo agli utenti rende un report inattivo.
[2] Il report viene visualizzato come Inattivo nella Gestione elenco report.
I report inattivi non vengono visualizzati agli utenti finali nel Report Chooser. Vedi Utilizzo del Report Chooser del Windows Client (Accesso ai report) per maggiori informazioni sul Report Chooser.
Per cambiare lo stato attivo di un report:
- Nel Windows Client di InterAction, scegli Strumenti > Report.
- Scegli Gestisci.
- Evidenzia il nome del report e poi scegli Modifica.
- Scegli la scheda Sicurezza.
- Per rendere un report inattivo, seleziona Non mostrare ancora questo agli utenti. Per rendere un report attivo, deseleziona questo campo.
- Scegli OK nella finestra di dialogo Modifica report.
Eliminazione dei report
A volte può essere necessario eliminare un report dall’elenco dei report della tua organizzazione. L’eliminazione di un report lo rimuove definitivamente da InterAction.
Alcuni report predefiniti di InterAction non dovrebbero essere eliminati perché sono richiamati dai link Visualizza versione stampabile nel Web Client. Per vedere quali report sono richiamati da questi link, vedi Gestione dei report accessibili dal Web Client di InterAction.
Quando elimini un report, considera quanto segue:
-
Se vuoi semplicemente nascondere il report agli utenti, valuta invece di disattivarlo.
Vedi Attivazione/Disattivazione dei report per maggiori informazioni.
-
Si consiglia di esportare il report in una posizione sul tuo computer o sulla rete prima di eliminarlo. In questo modo avrai una copia di backup che potrai importare in seguito se necessario.
Vedi Esportazione dei report per maggiori informazioni.
Se elimini accidentalmente un report predefinito di InterAction, puoi scaricarlo dal sito LexisNexis InterAction Support Center.
Eliminare un report
Poiché alcuni report sono accessibili dal Web Client, si consiglia vivamente di modificare il report per adattarlo alle proprie esigenze invece di eliminarlo (per evitare che venga cancellato accidentalmente). Il report può anche essere disattivato in modo che gli utenti non possano visualizzarlo. Vedi Attivazione/Disattivazione dei report.
- Nel Windows Client di InterAction, seleziona Strumenti > Report.
- Seleziona Gestisci.
- Evidenzia il nome del report da eliminare e poi seleziona Elimina.
- Seleziona Sì per confermare.