Puoi specificare i diritti di visualizzazione per i report nell'elenco dei report della tua organizzazione. I diritti di visualizzazione non riguardano solo la sicurezza dei report, ma anche la riduzione del numero di report che gli utenti vedono nel loro elenco nel Report Chooser. Mostrare solo i report necessari a ciascun utente migliora l’esperienza di utilizzo dei report.
Se nella tua organizzazione ci sono utenti a cui non è permesso estrarre dati da InterAction, dovresti impostare la sicurezza per questi utenti.
Per ogni report sono disponibili due opzioni:
- Sicurezza - Quali utenti e/o gruppi sono autorizzati ad accedere al report. Vedi Definire quali utenti possono accedere a un report.
- Accessibile da - Per gli utenti e/o gruppi che possono accedere al report, la posizione da cui il report può essere visualizzato. Vedi Indicare dove può essere visualizzato un report.
Cosa succede se un utente esegue un report che include informazioni riservate?
Alcuni report possono contenere informazioni che non vuoi siano accessibili a tutta l’organizzazione, ad esempio informazioni finanziarie. Impostare la sicurezza per utenti specifici che non sono autorizzati a vedere tali informazioni può richiedere tempo.
Se un utente non ha i diritti di accesso a determinati dati, quei campi saranno vuoti quando l’utente esegue il report. Le intestazioni dei campi verranno visualizzate, ma non ci saranno dati in quei campi. Ad esempio, se un utente esegue un report che contiene campi aggiuntivi in una cartella a cui non ha accesso, il report mostrerà solo le intestazioni di quei campi aggiuntivi, ma i campi saranno vuoti.
Definire quali utenti possono accedere a un report
L’amministratore ha creato account utente e gruppi in InterAction Administrator. I responsabili dei report decidono quali utenti possono accedere a un determinato report aggiungendo quell’account utente o gruppo all’elenco utenti nella sicurezza del report. Per impostazione predefinita, la maggior parte dei report standard può essere visualizzata da Tutti.
Se un report contiene molte informazioni e potrebbe risultare lento, potresti voler limitarne l’accesso solo alle persone che ne hanno realmente bisogno. Ad esempio, un report che contiene attività relative a tutte le Pratiche, Opportunità e Incarichi non deve essere disponibile a tutti.
[1] La scheda Sicurezza della finestra di dialogo Modifica report elenca tutti gli utenti e i gruppi autorizzati ad accedere al report.
Per impostare gli utenti che possono accedere a un report:
- Nel Windows Client di InterAction, scegli Strumenti > Report.
- Scegli Gestisci.
- Evidenzia il nome del report e poi scegli Modifica.
- Scegli la scheda Sicurezza.
- Per aggiungere un utente o un gruppo, scegli rispettivamente Aggiungi utente o Aggiungi gruppo, seleziona il nome dell’utente o del gruppo, quindi scegli OK.
- Per rimuovere un utente o un gruppo, evidenzia quell’utente o gruppo e poi scegli Rimuovi.
Indicare dove può essere visualizzato un report
Gli utenti che utilizzano i report possono accedere al Report Chooser in tre posizioni: il Windows Client, il Web Client e il PIM. Per ogni report, i responsabili dei report possono specificare dove il report può essere visualizzato dagli utenti che hanno i diritti per utilizzarlo.
[1] Quando questa opzione è selezionata, gli utenti possono accedere al report da Microsoft® Outlook®.
[2] Quando questa opzione è selezionata, il report è disponibile per la stampa dal Report Chooser nel Web Client.
[3] Quando questa opzione è selezionata, il report è accessibile agli utenti del Windows Client.
A seconda del tipo di report che stai configurando, non tutte le caselle di controllo sono disponibili. Ad esempio, se stai configurando un report sulle attività, le caselle di controllo Visualizza nei dettagli contatto nell’integrazione con Outlook e Visualizza nel Windows Client sono inattive perché i report sulle attività possono essere stampati solo nel Web Client.
I report eseguiti da Outlook di solito vengono eseguiti su un solo contatto alla volta. Se un report deve essere eseguito su più contatti contemporaneamente (ad esempio, Elenco contatti per sponsor), valuta la possibilità di rendere quel report non disponibile in Outlook.
Per impostare dove può essere visualizzato il report:
- Nel Windows Client di InterAction, scegli Strumenti > Report.
- Scegli Gestisci.
- Evidenzia il nome del report e poi scegli Modifica.
- Scegli la scheda Sicurezza.
- Le opzioni di accessibilità sono elencate nella sezione Sicurezza della finestra di dialogo Modifica report. Seleziona le opzioni desiderate per renderle attive.