Los administradores de informes son responsables de gestionar la lista de informes de la organización. InterAction te ayuda a comenzar proporcionando docenas de informes prediseñados que puedes personalizar según las necesidades de tu organización.
Los administradores de informes también deben decidir cómo se debe organizar el Selector de Informes y configurar los permisos de visualización para los informes, como quién puede acceder a qué informes y desde dónde (PIM, Windows Client y/o Web Client).
La gestión de la lista de informes es una responsabilidad continua. Cuando sea necesario, habrá que crear y agregar nuevos informes a la lista de la organización, y cada uno de estos informes debe configurarse con los permisos de visualización correspondientes.
Los informes se almacenan en la base de datos. Si editas informes existentes o agregas nuevos, no es necesario distribuir archivos ni copiarlos a los servidores. Solo tienes que establecer la seguridad según sea necesario. Consulta Configurar la seguridad (permisos de visualización) para informes.
Para obtener más información, consulta los siguientes temas:
- Personalizar informes prediseñados
- ¿Cómo sabré si otros informes deben modificarse?
- Activar/Desactivar informes
- Eliminar informes
¿Cómo acceden los usuarios a los informes en InterAction?
Los informes están disponibles desde el Windows Client, Web Client y PIM. Los usuarios no necesitan permisos especiales para acceder e imprimir informes. Sin embargo, como InterAction permite a los administradores de informes establecer la seguridad para cada informe, los usuarios solo ven los informes a los que tienen derecho de acceso.
- En el Windows Client, los usuarios acceden a los informes seleccionando Herramientas > Informes en la barra de menú. También puedes acceder a los informes haciendo clic en el ícono de Informes (
) en la barra de herramientas.
- En el Web Client, los usuarios acceden a los informes seleccionando Ver > Informes. Algunos informes también están disponibles seleccionando Ver versión imprimible en el contexto adecuado, como una lista de contactos, actividades o citas.
- En el PIM, los usuarios acceden a los informes haciendo clic en el botón o ícono Ver informes. Consulta Gestionar informes accesibles desde Microsoft Outlook para más información.
Personalizar informes prediseñados
Los administradores de informes deben revisar la lista de informes prediseñados y las secciones de informes de resumen, y decidir cuáles se deben usar en la organización. Revisa cada informe y sección para asegurarte de que se puedan utilizar en tu entorno.
Mientras revisas los informes prediseñados, es posible que quieras desactivar algunos informes o secciones para que los usuarios no los vean en el Selector de Informes del Windows Client o Web Client. Consulta Activar/Desactivar informes o Ocultar secciones sin terminar a los usuarios para más detalles.
A continuación, algunos aspectos a revisar:
- Nomenclatura: tu organización puede usar términos diferentes para describir elementos como “patrocinador” o “lista de trabajo”.
- Campos adicionales incluidos: tu organización puede utilizar campos diferentes.
- Tipos de actividad o relación incluidos: el informe o la sección puede especificar tipos que tu organización no utiliza.
- Módulos relacionados y otras funciones: el informe o la sección puede contener funciones que no tienes licenciadas o habilitadas. Por ejemplo, informes sobre InterAction Matters, Opportunities o Engagements.
-
Fuentes: es posible que quieras cambiar las fuentes utilizadas en un informe o sección, o si usas caracteres internacionales, debes cambiar la fuente a una que soporte Unicode.
Para más información sobre cómo cambiar fuentes usando el Diseñador de Informes de InterAction, consulta Uso de fuentes.
Ten cuidado al editar o eliminar informes: varios informes se abren desde enlaces en el Web Client. Consulta Gestionar informes accesibles desde el InterAction Web Client.
Los siguientes informes y secciones deben revisarse, probarse y posiblemente modificarse antes de ponerlos a disposición de tu organización. Puede que también sea necesario revisar y probar otros informes o secciones adicionales.
Informes/secciones prediseñados a revisar
| Informes a revisar | ¿Por qué? |
|---|---|
| Informes de resumen | Los informes de resumen prediseñados contienen secciones que puedes querer modificar o eliminar si no son relevantes para tu organización. También puedes crear nuevas secciones para agregarlas a estos informes. Para más información sobre los informes de resumen, consulta Nuevo informe de resumen. |
| Informes y secciones que incluyen información de Matter, Opportunity o Engagement |
Si no tienes licencia para los módulos InterAction Matters, Opportunities o Engagements, debes eliminar o desactivar estos informes y secciones. Si tienes licencia para estos módulos pero usas términos diferentes para matters, opportunities o engagements, actualiza el texto y los campos de datos en el diseño del informe o sección para usar los campos y la terminología correctos. |
| Informes y secciones que incluyen actividades, como Actividades de contacto y Contactos inactivos |
Los informes y secciones que incluyen actividades están diseñados para incluir actividades usando los tipos de actividad prediseñados. Si tu organización ha cambiado los tipos de actividad prediseñados de InterAction, debes modificar los informes y secciones para incluir los tipos de actividad que desees. Consulta Filtrar actividades/citas para más información. |
| Informes y secciones que incluyen campos adicionales, como Contactos por industria, Lista de asistentes a seminario y Resumen de evento |
Los informes y secciones que incluyen campos adicionales usan los campos adicionales prediseñados de InterAction. Es probable que tu organización haya personalizado estos campos. Modifica estos informes y secciones para incluir los campos adicionales que desees. Consulta Campos adicionales para más información. |
| Informes y secciones que incluyen información de patrocinio, como Lista de contactos por patrocinador y Listas de marketing para un contacto | Si usas un término diferente para patrocinador, actualiza el texto y los campos de datos en el diseño del informe o sección para usar los campos y la terminología correctos. |
| Informes y secciones que incluyen perfiles |
Los informes y secciones que incluyen perfiles están diseñados para incluir los perfiles prediseñados. Si tu organización ha cambiado los perfiles prediseñados de InterAction, debes modificar los informes y secciones para incluir los perfiles que desees. Consulta Perfiles para más información. |
¿Cómo sabré si otros informes deben modificarse?
Como la nomenclatura y las prácticas comerciales varían de una organización a otra, es probable que quieras modificar muchos de los informes prediseñados de InterAction. Para empezar, revisa los informes en Informes/secciones prediseñados a revisar. Estos informes tienen elementos comunes que pueden requerir edición por parte de los administradores de informes. Sin embargo, probablemente habrá otros informes que también querrás modificar.
Estrategia recomendada:
- Imprime la lista completa de informes prediseñados y revísalos en detalle.
- Determina qué informes sabes que no quieres y elimínalos o desactívalos. Por ejemplo, muchos informes se han desarrollado para los módulos InterAction Matters, Opportunities y Engagements. Si no usas todos estos módulos, algunos de estos informes deben eliminarse de la lista. Consulta Eliminar informes para más detalles.
- Determina qué informes vas a usar y si puedes usarlos tal cual o si necesitan modificaciones.
- Realiza los cambios necesarios en los informes que vas a conservar y activa esos informes.
- Determina qué falta y crea nuevos informes.
Activar/Desactivar informes
InterAction te permite activar o desactivar informes individuales. Los informes con estado inactivo no son visibles para los usuarios habituales de informes. Solo los administradores de informes pueden ver los informes inactivos en la lista de gestión de informes.
Cómo desactivar un informe
[1] Cuando está seleccionada, la opción No mostrar esto a los usuarios todavía hace que un informe quede inactivo.
[2] El informe aparece como Inactivo en la lista de gestión de informes.
Los informes inactivos no se muestran a los usuarios finales en el Selector de Informes. Consulta Uso del Selector de Informes en Windows Client (Acceso a informes) para más información sobre el Selector de Informes.
Para cambiar el estado activo de un informe:
- En el Windows Client de InterAction, selecciona Herramientas > Informes.
- Haz clic en Gestionar.
- Selecciona el nombre del informe y luego haz clic en Editar.
- Haz clic en la pestaña Seguridad.
- Para desactivar un informe, selecciona No mostrar esto a los usuarios todavía. Para activar un informe, desmarca esta opción.
- Haz clic en OK en el cuadro de diálogo Editar informe.
Eliminar informes
En ocasiones puede ser necesario eliminar un informe de la lista de informes de tu organización. Eliminar un informe lo quita permanentemente de InterAction.
Algunos informes prediseñados de InterAction no deben eliminarse porque se abren desde los enlaces de Ver versión imprimible en el Web Client. Para ver qué informes se abren desde estos enlaces, consulta Gestionar informes accesibles desde el InterAction Web Client.
Al eliminar un informe, ten en cuenta lo siguiente:
-
Si solo quieres ocultar el informe a los usuarios, considera desactivarlo en lugar de eliminarlo.
Consulta Activar/Desactivar informes para más información.
-
Se recomienda exportar el informe a una ubicación en tu disco duro o red antes de eliminarlo. Así tendrás una copia de respaldo que podrás importar más adelante si es necesario.
Consulta Exportar informes para más información.
Si eliminas accidentalmente un informe prediseñado de InterAction, puedes descargarlo desde el sitio web del Centro de Soporte de LexisNexis InterAction.
Eliminar un informe
Dado que algunos informes se acceden desde el Web Client, se recomienda encarecidamente modificar el informe para adaptarlo a sus necesidades en lugar de eliminarlo (para evitar que se elimine accidentalmente). También puede inactivarse el informe para que los usuarios no lo vean. Consulte Activar/Inactivar informes.
- En el Windows Client de InterAction, seleccione Herramientas > Informes.
- Seleccione Administrar.
- Resalte el nombre del informe que desea eliminar y luego seleccione Eliminar.
- Seleccione Sí para confirmar.