Los usuarios de Windows Client utilizan el Selector de informes para acceder e imprimir informes. El Selector de informes contiene todos los informes que tienes permiso para ver e imprimir. Si tienes permisos para administrar informes, las funciones de administración de informes se acceden a través del Selector de informes.
Para acceder al Selector de informes:
- Selecciona Herramientas > Informes en la barra de menú
- Haz clic en el ícono de Informes en la barra de herramientas
El ícono de Informes solo está activo cuando se muestra una lista de contactos en pantalla.
[1] El ícono de Informes abre el Selector de informes.
El Selector de informes se ve ligeramente diferente para los usuarios según su nivel de permisos de informes. Hay tres niveles de permisos para los usuarios de Windows Client:
- Visualizadores de informes (solo pueden ver e imprimir informes)
- Usuarios de informes (también pueden crear informes personales accesibles solo para ellos)
- Administradores de informes (también pueden administrar los informes de la organización)
Para más información sobre cómo configurar usuarios con diferentes niveles de acceso a informes, consulta Usuarios y grupos de informes.
Cómo se muestra el Selector de informes para los visualizadores de informes
Los visualizadores de informes solo pueden ver e imprimir informes. Los visualizadores de informes pueden:
-
Seleccionar Ver ahora para ver un informe. Con el informe en pantalla, selecciona Imprimir para imprimir el informe.
Consulta Ver e imprimir informes para más información.
-
Seleccionar Enviarme para enviarte el informe por correo electrónico a ti mismo o a un usuario para quien seas apoderado.
Consulta Enviar informes por correo electrónico en Windows Client para más información.
Cómo se muestra el Selector de informes para los usuarios de informes
Los usuarios de informes también pueden crear informes personales (Mis informes). Estos informes solo pueden ser vistos por la persona que los creó y no pueden compartirse con la organización. Los usuarios de informes gestionan Mis informes desde el cuadro de diálogo principal del Selector de informes. El botón Acciones te permite crear nuevos informes personales, editar informes personales, eliminar informes personales o guardar un informe de la lista de la organización como un nuevo informe personal.
[1] Los usuarios de informes también tienen una categoría en el cuadro de diálogo del Selector de informes llamada Mis informes.
[2] El menú Acciones se utiliza para gestionar los informes personales en la categoría Mis informes.
Cómo se muestra el Selector de informes para los administradores de informes
Los administradores de informes también pueden administrar los informes de la lista de informes de tu organización. Para estos usuarios, el botón Administrar aparece en el cuadro de diálogo del Selector de informes.
[1] El botón Administrar aparece en el cuadro de diálogo del Selector de informes solo para los administradores de informes. Al seleccionar Administrar informes accedes a un cuadro de diálogo donde puedes crear, editar y administrar informes.
Al seleccionar el botón Administrar se abre el cuadro de diálogo Administrar lista de informes. Los administradores de informes gestionan los informes desde este cuadro de diálogo.
El cuadro de diálogo Administrar lista de informes muestra todos los informes creados para tu organización, sin importar la configuración de seguridad o acceso. Los administradores de informes no pueden ver los informes personales creados por usuarios individuales.
¿Qué informes se muestran en el Selector de informes?
Los administradores de informes de tu organización eligen qué informes puede ver cada usuario y/o grupo de InterAction. Algunos informes pueden ser relevantes para algunas personas y no para otras. Por lo tanto, es responsabilidad del administrador de informes crear una buena experiencia de informes para todos los usuarios mostrando solo los informes que les corresponden.
El Selector de informes muestra:
- Todos los informes a los que tienes acceso para ver
- Solo aquellos informes que aplican a los contactos seleccionados (personas o empresas)
- Cualquier informe personal (Mis informes) que hayas creado (si tienes permiso para crearlos)
Los administradores de informes también eligen cómo se muestran los informes. Por ejemplo, organizan los informes por categorías y deciden qué informes se muestran por defecto cuando los usuarios generan informes sobre personas, empresas o ambos.
Formatos de salida de informes
A continuación se muestra una lista de los formatos de salida de informes que puedes ver en el Selector de informes. Como los administradores de informes prefieren una amplia variedad de formatos de archivo y herramientas de diseño de informes, es muy probable que algunos de estos formatos de salida no se utilicen en tu organización.
Si abres un informe y la aplicación necesaria para abrir ese informe no está instalada en tu computadora, se te pedirá una ubicación para guardar el archivo.
| Ícono | Descripción |
|---|---|
| Lista/Resumen o Vista general - Cuando seleccionas Ver/Imprimir, el informe se abre en el visor de informes de InterAction. Desde el visor de informes puedes guardar el informe en cualquiera de los siguientes formatos: RTF, PDF, HTML, XLS, TIF o TXT. | |
| Excel o CSV - Cuando seleccionas Ver/Imprimir, los datos se exportan a Microsoft Excel (o al programa que utilices para ver informes CSV). Este formato de salida es común para listas de trabajo y listas de marketing, pero puede usarse para cualquier tipo de informe donde quieras manipular los datos o no te importe el formato de salida. | |
| Access - Cuando seleccionas Ver/Imprimir, los datos se exportan a Microsoft Access. | |
| XML - Cuando seleccionas Ver/Imprimir, los datos se muestran en formato XML en tu navegador web. | |
| Microsoft Reporting Services - Estos informes fueron creados en Microsoft SQL Server Reporting Services y se abren en un navegador o lector de documentos, según lo definido por el informe de Microsoft SQL Server Reporting Services. | |
| Crystal Report - Estos informes fueron creados en Crystal Reports y se abren en el visor de Crystal Reports. | |
| URL - Cuando seleccionas Ver/Imprimir, la URL referenciada se muestra en tu navegador web. |
Mostrar informes para personas o empresas
Cuando accedes al Selector de informes, InterAction detecta qué conjunto de contactos estás viendo actualmente (personas o empresas) y, por defecto, muestra solo los informes que aplican a esos contactos. Esto ayuda a que la cantidad de informes que ves en el selector sea manejable.
Los informes se categorizan por:
- Solo personas
- Solo empresas
- Personas y empresas
Por ejemplo:
- Marcas 20 contactos de personas para incluir en un informe. El Selector de informes muestra los informes que aplican a Solo personas.
- Generas un informe sobre una carpeta que contiene solo empresas. El Selector de informes muestra los informes que aplican a Solo empresas.
- Marcas 5 contactos de personas y 8 contactos de empresas para incluir en un informe. El Selector de informes muestra los informes que aplican a Personas y empresas.
Puedes cambiar la vista seleccionando una opción en la lista desplegable Informes para en el Selector de informes. Por ejemplo, puedes querer cambiar la vista si cambiaste los contactos sobre los que estás generando el informe (estabas viendo empresas pero quieres imprimir un informe de una persona).
Agregar informes a tu lista de favoritos
Si usas algunos informes con frecuencia, agrégalos a tu lista de Mis informes favoritos. Esta lista siempre aparece en la parte superior del Selector de informes para que los informes favoritos sean fáciles de encontrar.
[1] Para agregar un informe a tu lista de favoritos, selecciona Agregar a mis favoritos.
[2] El informe se mueve a la categoría Mis informes favoritos.
Los administradores de informes pueden agregar informes a la lista Mis informes favoritos de los usuarios. Para más información, consulta Agregar informes a la lista Mis informes favoritos de los usuarios.
Personalizar informes en el Selector de informes de Windows Client
Dependiendo de cómo los administradores de informes hayan configurado los informes para tu organización, es posible que puedas personalizar algunos informes al verlos en el Selector de informes.
Hay dos tipos de informes que se pueden personalizar:
- Los informes de vista general se pueden personalizar para incluir secciones específicas de datos de InterAction. Las secciones de actividad/cita pueden tener filtros de rango de fechas y/o de responsable que se pueden modificar.
- Los informes de contacto que incluyen actividades y citas se pueden personalizar para limitar las actividades y citas a un rango de fechas y/o una lista de responsables en particular.
Si un informe está diseñado para permitir la personalización, el enlace Personalizar aparece en el Selector de informes. Selecciona Personalizar para elegir los datos que quieres incluir en tu informe.
[1] Selecciona el enlace Personalizar para personalizar un informe.
[2] Se muestran las opciones de personalización disponibles. Las opciones disponibles dependen de cómo el administrador de informes haya configurado el informe.
Las opciones que elijas en el cuadro de diálogo Personalizar informe se guardan para el informe actual. La próxima vez que selecciones Personalizar para personalizar el informe, las opciones que elegiste previamente estarán seleccionadas.
Personalizar informes de vista general
Los informes de vista general (también conocidos como informes de Contact Intelligence o Taxi) te permiten incluir secciones específicas de datos de InterAction en tu informe. Por ejemplo, los administradores de informes pueden configurar un informe de vista general que incluya secciones de Información de contacto, Mis notas, Notas de la firma, Actividades recientes y Próximas citas. Puedes incluir cualquiera de estas secciones en tu informe y, en algunos casos, filtrar los datos dentro de secciones específicas.
Los administradores de informes configuran los informes de vista general diseñando secciones, poniendo secciones a disposición de los usuarios finales y eligiendo opciones de personalización. Para más información, consulta Nuevo informe de vista general.
- Elija Herramientas > Informes para acceder al Selector de Informes.
-
Seleccione el informe Resumen en la lista y luego haga clic en Personalizar.
Se muestra el cuadro de diálogo Personalizar informe.
- Elija las secciones que desea incluir en el informe marcando las casillas de las opciones en la lista.
- Las secciones que permiten personalización muestran Disponible en la columna Filtro. Seleccione esas secciones y elija las opciones de personalización que desee.
- Haga clic en OK para volver al Selector de Informes.
[1] Seleccione las secciones que desea incluir en el informe.
[2] Si la sección está diseñada para permitir opciones de personalización, elija sus opciones en esta área del cuadro de diálogo.
Personalizar opciones de Actividad/Cita en informes de contacto
Si un informe de contacto que incluye actividades o citas permite personalización, se muestra un enlace Personalizar.
Los administradores de informes eligen las opciones de personalización disponibles para los usuarios finales. Para más información, consulte Configurar opciones de personalización de Actividad/Cita para usuarios finales.
Para personalizar estos informes:
- Elija Herramientas > Informes para acceder al Selector de Informes.
-
Seleccione el informe de contacto en la lista y luego haga clic en Personalizar.
Se muestra el cuadro de diálogo Personalizar informe.
- Elija las opciones de actividad o cita que desea en su informe.
- Haga clic en OK para volver al Selector de Informes.
Los administradores de informes de su organización eligen qué opciones están disponibles para usted. Las opciones de personalización disponibles son Rango de fechas y Creador.
Opciones de personalización de Actividad/Cita en informes de contacto
| Opción de personalización | Secciones disponibles |
|---|---|
| Rango de fechas |
Elija un rango de fechas para las actividades/citas que desea incluir en el informe. Seleccione una opción de rango de fechas en la lista desplegable (por ejemplo, En los últimos) y luego especifique la información de la fecha (por ejemplo, 3 meses). |
| Creador |
Elija el creador de las actividades/citas que desea incluir en el informe. Seleccione una opción de creador en la lista desplegable: • Cualquiera • Solo yo • Usuarios y grupos seleccionados Si elige Usuarios y grupos seleccionados, utilice los botones Buscar usuarios y Buscar grupos para localizar los creadores que desea incluir en el informe. |
Enviar informes por correo electrónico en el Windows Client
Si el administrador de informes de su organización ha configurado InterAction para el envío de informes por correo electrónico, puede enviarse un informe a sí mismo o a otros usuarios de InterAction para quienes sea apoderado.
Para obtener información sobre cómo habilitar y configurar el proceso de envío de informes por correo electrónico en InterAction, consulte Configurar el envío de informes por correo electrónico.
Enviar un informe por correo electrónico es especialmente útil si el informe contiene muchos contactos o datos y puede tardar en generarse. El informe se genera en segundo plano y se le envía como archivo adjunto en un correo electrónico. El tiempo que tarda en recibir el correo depende de cómo el administrador de informes haya configurado el proceso de envío.
[1] Seleccione el informe que desea enviar por correo electrónico.
[2] Haga clic en Enviar a mí.
[3] Si es apoderado de otro usuario, seleccione a quién desea enviar el informe: Enviar a mí o Enviar a un usuario para el que sea apoderado (seleccione el usuario en la lista desplegable).
Enviar un informe por correo electrónico
- Elija Herramientas > Informes para acceder al Selector de Informes.
- Seleccione el informe que desea enviar por correo electrónico.
- Haga clic en Enviar a mí.
- Si tiene una dirección de correo registrada y no es apoderado de otro usuario, el correo se envía a su dirección de correo electrónico.
- Si no tiene una dirección de correo registrada, se le pedirá que la ingrese.
- Si es apoderado de otro usuario, InterAction le pedirá que indique a qué usuario enviar el informe.
- Enviar a mí - Envía el informe a su dirección de correo electrónico.
- Enviar a - Le permite elegir otro usuario para el que sea apoderado. Seleccione el nombre del usuario en la lista desplegable y verifique la dirección de correo electrónico.
¿Puedo enviar un informe por correo electrónico a otro usuario para el que no soy apoderado?
No puede usar la función Enviar a mí en el Selector de Informes para enviar un informe por correo electrónico a otro usuario a menos que sea apoderado de ese usuario. Sin embargo, puede usar el Visor de informes de InterAction para guardar un informe (en cualquiera de estos formatos: RTF, PDF, HTML, XLS, TIF o TXT) y luego adjuntar el informe en un nuevo mensaje de correo electrónico.
Para más información sobre cómo usar el Visor de informes de InterAction, consulte Usar el Visor de informes de InterAction.