Los usuarios pueden elegir enviar los informes por correo electrónico a sí mismos u otros usuarios de InterAction seleccionando Enviar a mí en el Web Client o Windows Client. Esto procesa el informe en segundo plano y lo envía a los destinatarios especificados como un archivo adjunto en un correo electrónico.
Para habilitar la funcionalidad de entrega de informes por correo electrónico, el administrador de informes debe configurar y programar el proceso de Entrega de Informes en InterAction Administrator.
El administrador de informes también puede, de manera opcional, editar la línea de asunto y el texto del cuerpo del correo electrónico. La línea de asunto y el cuerpo predeterminados suelen ser adecuados en la mayoría de los casos.
Consulta los siguientes temas para más información:
- Configurar el Asunto del Correo Electrónico del Informe
- Editar el Cuerpo del Mensaje de Correo Electrónico
- Programar el Proceso de Entrega de Informes por Correo Electrónico
Configurar el Asunto del Correo Electrónico del Informe
Puedes configurar la línea de Asunto que aparece en los informes enviados por correo electrónico. El contenido de la línea de asunto se compone de una combinación de texto fijo y variables de token.
Los tokens se identifican con un “$” y están rodeados por paréntesis, por ejemplo, $(Contact Name).
A continuación se muestran los tokens disponibles:
| Token | Descripción |
|---|---|
| $(ReportName) | El nombre del informe tal como aparece en el Selector de Informes |
| $(Contacts) | Los contactos incluidos en el informe. Si el informe contiene más de 2 contactos, en su lugar se muestra el número de contactos. |
En la mayoría de los casos, puedes usar la línea de Asunto predeterminada:
Informe de InterAction ‘$(ReportName)’ sobre $(Contacts)
Por ejemplo, esto se muestra en la línea de Asunto del correo electrónico del informe así:
Informe de InterAction ‘In-Depth Report’ sobre William Smith
Editar la Línea de Asunto del Correo Electrónico del Informe
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Configuración de Informes, Etiquetas y Sobres.
- Selecciona Asunto del Correo Electrónico del Informe.
- Escribe el texto que deseas incluir en cada mensaje en el cuadro Línea de Asunto.
- Coloca el cursor donde quieras incluir una variable de token y luego selecciona Insertar Token.
- Cuando termines, selecciona OK.
Editar el Contenido del Mensaje de Correo Electrónico
Utilizas InterAction Administrator para diseñar el formato y los campos disponibles en el cuerpo del mensaje de correo electrónico del informe. El contenido del mensaje de correo electrónico se compone de una combinación de texto fijo y variables de token.
En la mayoría de los casos, puedes usar el contenido predeterminado del mensaje de correo electrónico:
Adjunto encontrarás el informe que solicitaste de InterAction:
$(ReportName)
$(Contacts)
Por ejemplo, esto se muestra en el mensaje de correo electrónico del informe así:
Adjunto encontrarás el informe que solicitaste de InterAction:
In-Depth Report
William Smith
Editar el Cuerpo del Mensaje de Correo Electrónico
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Configuración de Informes, Etiquetas y Sobres.
- Selecciona Cuerpo del Correo Electrónico del Informe.
- Escribe el texto que deseas incluir en cada mensaje en el cuadro Especificar el contenido....
- Coloca el cursor donde quieras incluir una variable de token en el mensaje y luego selecciona Insertar Token.
- Continúa insertando tokens y texto y modificando el formato hasta que estés satisfecho con el cuerpo del mensaje de correo electrónico.
- Cuando termines, selecciona OK.
Previsualizar el Mensaje
- En la ventana principal de InterAction Administrator, haz doble clic en Configuración de Informes, Etiquetas y Sobres.
- Selecciona Cuerpo del Correo Electrónico del Informe.
- Selecciona el botón Vista previa.
Programar el Proceso de Entrega de Informes por Correo Electrónico
El proceso de Entrega de Informes envía los informes a los usuarios que los solicitan seleccionando Enviar a mí en el Windows Client, Web Client o PIM. Este es un proceso continuo que se programa desde el Administrador de Procesos. Los procesos continuos se ejecutan todo el tiempo, con o sin periodos de inactividad programados.
El siguiente procedimiento identifica la información que debes proporcionar al programar este proceso.
Programar el Proceso de Entrega de Informes
- Inicia sesión en InterAction Administrator.
En la lista principal de entidades, selecciona Procesos - Programación y Resultados.
Puedes programar procesos desde cualquier estación de trabajo que tenga InterAction Administrator instalado.
En el cuadro de diálogo Administrar Programación de Procesos, selecciona Nuevo para abrir el cuadro de diálogo Nuevo Proceso Programado.
- Para establecer qué estación de trabajo se usará para ejecutar el proceso, selecciona Seleccionar, luego ingresa el nombre del equipo o selecciona Buscar para buscar el equipo en la red y selecciona OK.
- Selecciona Entrega de Informes en la lista desplegable Proceso.
Para diferenciar entre varios procesos de Entrega de Informes, cambia el Nombre del Proceso por algo significativo, por ejemplo, Entrega de Informes - Servidor Exchange Chicago.
Debes crear varios procesos de Entrega de Informes si usas varios servidores Exchange o Domino en tu entorno. Esto se debe a que necesitas especificar el nombre del servidor de correo y el número de puerto al configurar el cuadro de diálogo de Configuración de Entrega de Informes.
Si no deseas que el proceso se ejecute aún, desmarca la casilla Habilitado.
Cuando un proceso está deshabilitado, se agrega a la programación pero el Administrador de Procesos no ejecutará los procesos deshabilitados.
Selecciona el botón Editar en la sección Configuración del Proceso para abrir el cuadro de diálogo Configuración de Entrega de Informes.
- Especifica el Número Máximo de Instancias que se ejecutarán al mismo tiempo.
- Ingresa el nombre del Servidor de Correo que el proceso usará para enviar los informes y su número de Puerto.
- Si el servidor de correo está configurado para requerir autenticación, marca la casilla El servidor de correo requiere autenticación e ingresa una cuenta de usuario válida que tenga una cuenta de correo configurada y que sea reconocida por el servidor de correo, junto con la contraseña de la cuenta.
Selecciona si deseas eliminar archivos de registro antiguos y el periodo de tiempo tras el cual deseas que se eliminen los registros.
Los periodos de tiempo válidos son de 1 a 999 días.
- Selecciona el nivel de registro que deseas para el proceso; las opciones son: Bajo, Estándar, Alto o Solución de Problemas.
- Selecciona OK para volver al cuadro de diálogo Nuevo Proceso Programado.
Selecciona el botón Editar en la sección Programación para abrir el cuadro de diálogo Programación de Procesos.
- Selecciona la zona horaria de la estación de trabajo del administrador de procesos.
- Selecciona Ejecutar continuamente y luego OK.
- Ingresa la información restante de usuario y mensajería.
- Cuando termines, selecciona OK.
¿Cuántas Instancias de Entrega de Mensajes de Informe Necesita Mi Organización?
Una instancia representa una tarea de trabajo, que incluye generar el mensaje de correo electrónico y enviarlo a la cuenta de correo electrónico del usuario de InterAction correspondiente.
El número de instancias que necesita tu organización depende de cuántos informes esperas enviar y de la memoria de la máquina en la que se ejecuta el proceso. Nuestra recomendación es comenzar con un máximo de 2 instancias y hacer ajustes según sea necesario.
Una vez que se alcanza el número máximo de instancias, la Entrega de Informes no puede procesar otra tarea hasta que una de las instancias entregue un correo electrónico de informe. Por ejemplo, si especificas un máximo de 2 instancias y hay 10 tareas por procesar, la Entrega de Informes solo puede procesar 2 correos electrónicos de informe al mismo tiempo y cada instancia procesará 5 tareas en total para el proceso. Así, 2 tareas se procesarán mientras 8 tareas están en cola. Una vez que las primeras 2 se completen, las siguientes 2 se procesan mientras las 6 restantes esperan, y así sucesivamente.