Puedes especificar los permisos de visualización para los informes en la lista de informes de tu organización. Los permisos de visualización no solo tienen que ver con la seguridad de los informes, sino también con reducir la cantidad de informes que los usuarios ven en su lista dentro del Selector de Informes. Limitar la cantidad de informes solo a los necesarios para cada usuario mejora la experiencia de uso de los informes.
Si tienes usuarios en tu organización a los que no se les permite extraer datos de InterAction, deberías configurar la seguridad para estos usuarios.
Hay dos opciones disponibles para cada informe:
- Seguridad: qué usuarios y/o grupos tienen permitido acceder al informe. Consulta Definir qué usuarios pueden acceder a un informe.
- Accesible desde: para los usuarios y/o grupos que pueden acceder al informe, el lugar desde donde se puede acceder al informe. Consulta Indicar dónde se puede acceder a un informe.
¿Qué sucede si un usuario ejecuta un informe que incluye información restringida?
Algunos informes pueden contener información que no quieres que esté disponible para toda la organización, por ejemplo, información financiera. Puede ser un proceso largo configurar la seguridad para usuarios específicos que no tienen permitido ver esa información.
Si un usuario no tiene permisos para acceder a ciertos datos, esos campos aparecerán en blanco cuando ejecute el informe. Los encabezados de los campos se mostrarán, pero no habrá datos en esos campos. Por ejemplo, si un usuario ejecuta un informe que contiene campos adicionales en una carpeta a la que no tiene acceso, el informe solo mostrará los encabezados de esos campos adicionales, pero los campos estarán vacíos.
Definir qué usuarios pueden acceder a un informe
El administrador ha creado cuentas de usuario y grupos en InterAction Administrator. Los responsables de los informes deciden qué usuarios pueden acceder a un informe en particular agregando esa cuenta de usuario o grupo a la lista de usuarios en la seguridad del informe. Por defecto, la mayoría de los informes predeterminados pueden ser vistos por Todos.
Si un informe contiene mucha información y puede ser lento, quizá quieras limitarlo solo a las personas que realmente necesitan acceder a él. Por ejemplo, un informe que contiene actividades relacionadas con todos los Asuntos, Oportunidades y Compromisos no tiene que estar disponible para todos.
[1] La pestaña Seguridad del cuadro de diálogo Editar informe muestra todos los usuarios y grupos que tienen permitido acceder al informe.
Para configurar los usuarios que pueden acceder a un informe:
- En el InterAction Windows Client, selecciona Herramientas > Informes.
- Selecciona Administrar.
- Resalta el nombre del informe y luego selecciona Editar.
- Selecciona la pestaña Seguridad.
- Para agregar un usuario o grupo, selecciona Agregar usuario o Agregar grupo respectivamente, elige el nombre del usuario o grupo y luego selecciona OK.
- Para quitar un usuario o grupo, resáltalo y luego selecciona Eliminar.
Indicar dónde se puede acceder a un informe
Los usuarios de informes pueden acceder al Selector de Informes en tres lugares: el Windows Client, el Web Client y el PIM. Para cada informe, los responsables pueden especificar desde dónde pueden acceder los usuarios que tienen permiso para usar ese informe.
[1] Cuando esta opción está seleccionada, los usuarios pueden acceder al informe desde Microsoft® Outlook®.
[2] Cuando esta opción está seleccionada, el informe está disponible para imprimir desde el Selector de Informes en el Web Client.
[3] Cuando esta opción está seleccionada, el informe es accesible para los usuarios del Windows Client.
Dependiendo del tipo de informe que estés configurando, no todas las casillas estarán disponibles. Por ejemplo, si estás configurando un informe de actividad, las casillas Mostrar en detalles de contacto en la integración con Outlook y Mostrar en el Windows Client estarán inactivas porque los informes de actividad solo se pueden imprimir en el Web Client.
Los informes ejecutados desde Outlook normalmente solo se ejecutan para un contacto a la vez. Si un informe debe ejecutarse para varios contactos al mismo tiempo (por ejemplo, Lista de contactos por patrocinador), considera dejar ese informe no disponible en Outlook.
Para configurar desde dónde se accede al informe:
- En el InterAction Windows Client, selecciona Herramientas > Informes.
- Selecciona Administrar.
- Resalta el nombre del informe y luego selecciona Editar.
- Selecciona la pestaña Seguridad.
- Las opciones de accesibilidad se encuentran en la sección Seguridad del cuadro de diálogo Editar informe. Marca cualquiera de las opciones para activarlas.