Pour accéder aux activités d'un contact, ouvrez les détails du contact et choisissez la vue Activités.
Champs Saisis pour une Activité
Lorsque vous créez une activité, vous devez compléter les onglets Général, Contacts, Documents et Autres de la boîte de dialogue.
Le tableau suivant décrit toutes les informations que vous saisissez lors de la création ou de la modification d'une activité.
Informations Saisies pour une Activité
| Champ | Description |
|---|---|
| Haut de la Boîte de Dialogue/Onglet Général | |
| Résumé | Une courte description de l'activité. Elle s'affiche lorsque vous consultez une liste d'activités. |
| Type | Le type d'activité est utilisé pour classer l'activité. Cela est utile pour rechercher et filtrer les activités. Par exemple, vous pouvez rapidement filtrer la liste des activités pour n'afficher que les appels téléphoniques (activités avec le type Appel Téléphonique). |
| Concernant |
Indique ce à quoi l'activité se rapporte. Cela peut être défini sur l'un des éléments suivants : • Contacts. • Un dossier spécifique. • Une question, un engagement ou une opportunité spécifique, si votre organisation a souscrit à l'un de ces modules. Ce champ aide les utilisateurs à choisir quelles activités consulter, rechercher, etc. Par exemple, les utilisateurs du Web Client peuvent rechercher des activités concernant un certain dossier. Les gestionnaires de rapports utilisant le Windows Client peuvent créer des rapports incluant des activités concernant des contacts, un dossier particulier, ou des questions, engagements ou opportunités. |
| Qui peut voir cela ? |
Indique qui dans votre organisation peut voir l'activité. Vous pouvez définir cela sur l'un des éléments suivants : • Tout le monde • Groupe spécifique • Dossier détermine • Question / engagement / opportunité détermine Pour plus de détails, voir Accès pour Voir une Activité ou un Document dans le Windows Client. |
| Me permettre uniquement de modifier cela | Si coché, indique que seule la personne qui a créé l'activité peut la modifier. Si cela n'est pas coché, toute personne pouvant voir une activité concernant des contacts peut également modifier l'activité. Les activités concernant un dossier ou une question, opportunité ou engagement utilisent une sécurité différente pour contrôler qui peut modifier cette information. Pour plus de détails, voir Accès pour Modifier et Supprimer des Activités et Documents. |
| Date/Heure | Indique la date et l'heure de l'activité. Cela est automatiquement défini sur la date et l'heure actuelles lorsque vous ajoutez une nouvelle activité. |
| Description | Contient le texte détaillé de l'activité. |
| Ouvrir un e-mail pour envoyer un lien vers cette activité | Si coché, ouvre un nouveau message e-mail avec un lien vers l'activité après avoir choisi OK. |
| Onglet Contacts | |
| Initiateur | La personne qui a créé l'activité. Lors de l'ajout d'une activité dans le Windows Client, vous pouvez changer cela pour un autre utilisateur. |
| Liste des contacts sur l'activité |
Chaque contact inclus dans l'activité est affiché dans la liste. Vous pouvez ajouter un nombre quelconque de contacts à l'activité. Normalement, lorsque vous ajoutez une personne à une activité, l'entreprise associée à la personne est également incluse. Pour plus d'informations sur les raisons pour lesquelles vous devriez inclure l'entreprise, voir Pourquoi devrais-je inclure l'entreprise d'une personne dans une activité ?. Les activités concernant des questions, opportunités ou engagements n'ont pas besoin d'inclure des contacts. |
|
Onglet Documents Cet onglet est uniquement inclus si votre organisation a activé la fonctionnalité de références de documents. |
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| Liste des documents sur l'activité |
Chaque document inclus dans l'activité est affiché dans la liste. Vous pouvez ajouter un nombre quelconque de documents à l'activité. Pour plus de détails sur l'attachement de documents aux activités, voir Attacher des Documents aux Activités et Contacts. |
| Onglet Autres | |
| Expire Après | Indique quand l'activité expire. Les activités expirées sont automatiquement supprimées d'InterAction régulièrement. Selon le type d'activité, vous ne pourrez peut-être pas modifier ce paramètre. |
Ajouter une activité concernant des contacts
- Commencez la nouvelle activité, soit pour un seul contact, soit pour plusieurs contacts à la fois.
- Pour créer une activité pour un seul contact, ouvrez les détails du contact et choisissez la vue Activités. Choisissez Activités > Nouveau.
- Pour créer une activité pour plusieurs contacts, marquez chacun des contacts dans la liste, puis choisissez Marquer > Ajouter une activité.
- Entrez un Résumé bref de l'activité. Notez que ce champ ne peut pas être laissé vide.
- Sélectionnez le Type approprié. Les types d'activités sont utilisés lors de la recherche et de l'affichage des activités.
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Dans la liste déroulante Concernant, sélectionnez Contacts uniquement.
Vous pouvez également créer des activités concernant un dossier. Pour plus de détails, voir Ajouter une activité concernant un dossier.
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Sélectionnez l'option appropriée dans la liste déroulante Qui peut voir ceci. Cela détermine quels autres utilisateurs d'InterAction peuvent voir l'activité.
Pour Faites ceci Ajouter une activité que tout le monde peut voir Sélectionnez Tout le monde.
Notez que tout autre utilisateur peut également modifier l'activité, sauf si vous cochez la case Me permettre uniquement de modifier ceci.
Ajouter une activité que seuls les membres d'un groupe peuvent voir Sélectionnez le groupe dans la liste.
Tous les groupes dont vous êtes membre sont affichés.
Notez que tout utilisateur du groupe peut également modifier l'activité, sauf si vous cochez la case Me permettre uniquement de modifier ceci.
Si vous créez une activité concernant un dossier, il peut y avoir des options supplémentaires disponibles dans la liste déroulante Qui peut voir ceci. Voir Ajouter une activité concernant un dossier.
- Si vous souhaitez restreindre la modification de l'activité à vous-même, cochez la case Me permettre uniquement de modifier ceci.
- Si nécessaire, modifiez la Date et l'Heure de l'activité.
- Par défaut, ces champs sont définis sur la date et l'heure actuelles.
- Par exemple, vous pouvez vouloir modifier ces champs si l'activité représente une réunion ou un événement qui a déjà eu lieu. Vous pouvez changer la date et l'heure pour la date et l'heure réelles de l'événement.
- Vous pouvez également sélectionner une date dans le futur. Cela est utile pour créer un rappel d'un événement futur.
- Entrez le texte de l'activité dans la zone de saisie Description.
- Si vous souhaitez envoyer un lien vers l'activité à un autre utilisateur d'InterAction, cochez la case Ouvrir un e-mail pour envoyer un lien vers cette activité.
- Choisissez l'onglet Contacts pour revoir les contacts inclus dans l'activité. Vous pouvez ajouter et supprimer des contacts si nécessaire.
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Pour ajouter un autre contact à l'activité, tapez le nom du contact dans la zone de saisie Contact et choisissez Ajouter.
Si vous avez ajouté un nouveau contact à InterAction, il se peut qu'il ne soit pas disponible pour être ajouté à l'activité. Voir Pourquoi ne puis-je pas ajouter mon contact nouvellement créé à une activité ? pour plus d'informations.
- Pour supprimer un contact de l'activité, choisissez le lien Supprimer à côté du contact.
- Lorsque vous ajoutez une personne à l'activité, vous pouvez également choisir d'ajouter l'entreprise associée à la personne. Pour plus de détails sur les raisons pour lesquelles c'est une bonne idée, voir Pourquoi devrais-je inclure l'entreprise d'une personne dans une activité ?
- Vous pouvez également changer l'Initiateur de l'activité pour un autre utilisateur.
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Si vous souhaitez ajouter des documents à l'activité, choisissez l'onglet Documents. Notez que cette option n'est disponible que si votre organisation l'a activée.
Pour plus de détails, voir Joindre un document à une activité.
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Si vous souhaitez revoir ou modifier la date d'expiration de l'activité, choisissez l'onglet Autre. Sélectionnez le nombre de jours, semaines ou années avant que l'activité ne soit supprimée d'InterAction.
Il se peut que vous ne puissiez pas changer la date d'expiration pour certaines activités. Cela est déterminé en fonction du type d'activité.
- Choisissez OK pour terminer et enregistrer la nouvelle activité.
Pourquoi ne puis-je pas ajouter mon contact nouvellement créé à une activité ?
Lorsque vous ajoutez un contact dans le Windows Client, ce contact est ajouté à la base de données InterAction. Cependant, si vous essayez d'ajouter immédiatement le contact à une activité existante, il se peut que vous ne puissiez pas. Cela est dû au fait que le Windows Client affiche les informations d'activité via le cache mémoire du serveur d'application. Si le cache n'a pas été actualisé depuis que vous avez créé le contact, vous ne pourrez pas le voir dans le contexte de l'activité.
Le serveur d'application maintient le cache à jour en le rafraîchissant régulièrement. Le taux de rafraîchissement du cache est configuré par votre administrateur InterAction, mais la plupart des organisations le fixent entre 15 et 60 minutes (il est réglé par défaut à 15 minutes).
Pour plus d'informations, consultez votre administrateur InterAction ou le guide Administering InterAction.
Ajouter une Activité Concernant un Dossier
Vous pouvez créer des activités concernant des dossiers. Cela est généralement utilisé avec des listes de travail ou des listes marketing, mais vous pouvez créer une activité concernant n'importe quel dossier pour lequel vous avez les droits d'accès Ajouter une Activité.
Notez qu'une activité concernant un dossier peut contenir n'importe quels contacts - ils n'ont pas tous besoin d'être des contacts présents dans le dossier.
- Dans le Windows Client, ouvrez le dossier pour lequel vous souhaitez créer l'activité.
- Commencez la nouvelle activité, soit pour un seul contact, soit pour plusieurs contacts à la fois.
- Pour créer une activité pour un seul contact, ouvrez les détails du contact et choisissez la vue Activités. Choisissez Activités > Nouveau.
- Pour créer une activité pour plusieurs contacts, marquez chacun des contacts dans la liste, puis choisissez Marquer > Ajouter une Activité.
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Saisissez un Résumé et sélectionnez le Type pour l'activité.
Pour plus de détails sur ces champs, voir Champs Saisis pour une Activité.
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Dans la liste déroulante Concernant, sélectionnez Dossier et confirmez que le nom du dossier est affiché.
Vous ne pouvez créer une activité concernant le dossier que dans le champ Nom. Vous ne pouvez pas parcourir pour un autre dossier.
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Sélectionnez l'option appropriée dans la liste déroulante Qui peut voir ceci. Cela détermine quels autres utilisateurs d'InterAction peuvent voir l'activité.
Pour Faites ceci Ajouter une activité que seuls les utilisateurs ayant accès à la visualisation du dossier peuvent voir. Sélectionnez Le dossier détermine. Ajouter une activité que tout le monde peut voir. Sélectionnez Tout le monde. Ajouter une activité que seuls les membres d'un groupe peuvent voir. Sélectionnez le groupe dans la liste.
Tous les groupes dont vous êtes membre sont affichés.
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Si vous souhaitez restreindre l'édition de l'activité à vous-même, cochez la case Me permettre uniquement de modifier ceci.
Si vous ne cochez pas cette case, d'autres utilisateurs ayant accès à l'édition des données spécifiques au dossier peuvent modifier l'activité. Par exemple, pour une liste marketing, les utilisateurs ayant des droits d'Édition d'Activité peuvent modifier l'activité. Pour plus de détails sur la sécurité des activités, voir Sécurité pour les Activités et Documents dans Windows Client.
- Complétez les onglets restants pour l'activité (Général, Contacts, Documents, et Autre). Pour plus de détails sur ces paramètres, voir Champs Saisis pour une Activité.
- Choisissez OK pour terminer et enregistrer la nouvelle activité.
[1] Réglez Concernant sur Dossier.
[2] Le Nom doit par défaut être le nom du dossier à partir duquel vous avez commencé l'activité. Vous ne pouvez créer une activité que concernant ce dossier (vous ne pouvez pas parcourir pour un autre dossier).
[3] Vous pouvez choisir Le dossier détermine pour le champ Qui peut voir ceci. Dans ce cas, les droits d'accès pour le dossier déterminent qui peut voir l'activité.
Pourquoi devrais-je inclure l'entreprise d'une personne dans une activité ?
Lorsque vous créez une activité, vous pouvez ajouter l'activité à plusieurs contacts. De plus, InterAction offre la possibilité d'inclure automatiquement l'entreprise associée de chaque personne dans l'activité. Par exemple, si vous ajoutez Jane Tarnoff à l'activité, son entreprise associée Telenorth Financial Services serait également ajoutée.
Inclure l'entreprise de la personne dans l'activité est une bonne idée pour les raisons suivantes :
- Lors de la visualisation d'une entreprise dans InterAction, vous avez la liste complète des activités qui ont eu lieu avec l'entreprise. Vous n'avez pas besoin de vérifier tous les employés de l'entreprise pour d'autres interactions qui n'auraient pas été enregistrées sur le dossier de l'entreprise.
- Lorsque la personne quitte l'entreprise, l'activité n'est pas perdue pour l'entreprise.
- De même, le contact de la personne conserve l'activité comme un enregistrement de l'interaction de votre organisation avec la personne.
Modifier une Activité
Si la case Me permettre uniquement de modifier ceci a été cochée pour l'activité, vous ne pouvez la modifier que si vous avez initialement créé l'activité.
Si la case Me permettre uniquement de modifier ceci n'est pas cochée, alors votre capacité à modifier l'activité dépend du type d'activité :
- Pour une activité concernant des contacts, vous pouvez la modifier si vous pouvez la visualiser.
- Pour des activités concernant un dossier, vous pouvez la modifier si vous avez les droits d'accès Édition d'Activité pour le dossier.
- Pour des activités concernant une affaire, une opportunité ou un engagement, les paramètres de sécurité configurés pour le module s'appliquent. Voir la documentation fournie avec le module pour plus de détails.
Pour modifier une activité, procédez comme suit :
- Ouvrez les détails du contact pour le contact et choisissez la vue Activités.
- Sélectionnez l'activité et choisissez Activités > Modifier.
- Modifiez les informations de l'activité. Pour plus d'informations sur les champs d'activité, voir Champs saisis pour une activité.
- Lorsque vous avez terminé, choisissez OK.
Supprimer une activité
Si la case Me permettre uniquement de modifier ceci a été cochée pour l'activité, vous ne pouvez supprimer l'activité que si vous l'avez créée à l'origine.
Si la case Me permettre uniquement de modifier ceci n'est pas cochée, alors la possibilité de supprimer l'activité dépend du type d'activité :
- Pour une activité concernant des contacts, vous pouvez la supprimer si vous pouvez la voir.
- Pour des activités concernant un dossier, vous pouvez la supprimer si vous avez les droits d'accès Supprimer l'activité pour le dossier.
- Pour des activités concernant une affaire, une opportunité ou un engagement, les paramètres de sécurité configurés pour le module s'appliquent. Consultez la documentation fournie avec le module pour plus de détails.
Pour supprimer une activité, procédez comme suit :
- Ouvrez les détails du contact pour le contact et choisissez la vue Activités.
- Sélectionnez l'activité et choisissez Activités > Supprimer.
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Si plusieurs contacts étaient inclus dans l'activité, spécifiez si vous souhaitez supprimer l'intégralité de l'activité ou simplement retirer le contact actuel de l'activité et choisissez OK.
- Si un seul contact était inclus dans l'activité, confirmez la suppression en choisissant Oui.
Filtrer la liste des activités pour un contact
Il existe plusieurs façons d'ajuster la vue des activités pour un contact afin de se concentrer sur ce qui est important pour vous.
Trier la liste des activités
Vous pouvez trier la vue Activités par n'importe quelle colonne en cliquant sur l'en-tête de colonne.
Filtrer par Concernant
La barre de contexte pour la vue Activités contient des filtres pour inclure ou exclure des activités en fonction de ce qu'elles concernent. Vous pouvez voir les activités concernant un dossier spécifique ou tous les dossiers. Vous pouvez également choisir d'inclure ou d'exclure les activités concernant des contacts.
[A] Filtre de dossier. Dans cet exemple, la vue affiche les activités concernant tous les dossiers. Vous pouvez choisir un dossier spécifique dans la liste.
[B] Filtre global. Vous pouvez inclure ou exclure les activités concernant des contacts.
Filtrer par Date, Type ou Initiateur
Vous pouvez également filtrer les activités par date, type ou initiateur :
Le filtre d'activités offre des capacités de filtrage supplémentaires au-delà de ce que les filtres dans la barre de contexte fournissent.
- Ouvrez les détails du contact pour le contact et choisissez la vue Activités.
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Choisissez Activités > Filtrer pour afficher la boîte de dialogue Filtrer les activités.
- Choisissez l'un des boutons radio Date pour définir la plage de dates que vous souhaitez afficher. Modifiez les plages de dates si nécessaire.
- Si vous le souhaitez, choisissez un Initiateur et/ou un Type d'activité pour affiner davantage la liste des activités.
- Cochez Enregistrer comme filtre d'activité par défaut si vous souhaitez qu'InterAction utilise cet ensemble de critères par défaut lorsque vous choisissez la vue Activité.
- Choisissez OK lorsque vous avez terminé de définir le filtre.
Effacer le filtre d'activités
- Ouvrez les détails du contact pour le contact et choisissez la vue Activités.
- Choisissez Activités > Filtrer pour afficher la boîte de dialogue Filtrer les activités.
- Choisissez Effacer pour effacer tous les critères sélectionnés.
- Choisissez OK.