Les rappels InterAction sont un excellent moyen de tirer rapidement et facilement de la valeur d'InterAction. Avec juste un peu de configuration, vous pouvez commencer à recevoir des rappels réguliers qui incluent le contenu de votre organisation et utiliser ces informations pour rester en contact avec vos clients et prospects.
Les rappels sont utiles car ils :
- Identifient les personnes clés avec qui rester en contact
- Programment des messages réguliers qui vous rappellent quand communiquer à nouveau avec ces contacts
- Fournissent des détails clés pour montrer aux clients/prospects à quel point ils sont valorisés
- Offrent un accès facile à des informations plus détaillées pour aider à renforcer les relations
Voir les sujets suivants :
- Qu'est-ce que la fonctionnalité de rappels ?
- Ce que les rappels ne sont pas conçus pour faire
- Définir les préférences de rappel
- Ajouter ou modifier des rappels
- Afficher les rappels
Qu'est-ce que la fonctionnalité de rappels ?
La fonctionnalité de rappels vous permet de configurer des messages électroniques pour vous souvenir de communiquer avec des contacts clés. La fonctionnalité de rappels se compose à la fois d'un rappel et d'un message de rappel.
Rappels
Un rappel est l'endroit où vous configurez le message de rappel que vous souhaitez recevoir. Vous pouvez configurer des rappels pour vous-même depuis le Windows Client, un PIM, ou le Web Client. Dans le Windows Client et le Web Client, vous pouvez également créer et gérer des rappels pour votre équipe client si vous avez la permission de créer des rappels pour d'autres en tant que Gestionnaire d'équipe client. Votre administrateur InterAction peut vous accorder ce droit dans InterAction Administrator.
Un Gestionnaire d'équipe client gère des équipes client ou des groupes de professionnels dédiés à établir des relations avec et à obtenir plus d'affaires de clients spécifiques. Ces individus peuvent attribuer et gérer des rappels pour les clients aux membres de l'équipe client.
Un rappel est une configuration de :
- Utilisateur - vous ou quelqu'un que vous gérez dans une équipe client
- Contact - la personne ou l'entreprise dont vous souhaitez être rappelé
- Fréquence - la fréquence de récurrence avec laquelle vous souhaitez être rappelé (quotidiennement ou hebdomadairement) ou si cela doit être ponctuel
- Date - le jour où le prochain message est envoyé
- Description - des notes qui s'affichent sur le rappel et expliquent pourquoi vous contactez le contact
Les rappels suivent ces règles :
-
Chaque rappel ne peut avoir qu'un seul contact.
Les utilisateurs ne peuvent pas mettre plusieurs contacts sur le même rappel.
-
Les rappels sont limités à un utilisateur.
Plusieurs utilisateurs ne peuvent pas partager le même rappel. Cependant, différents utilisateurs peuvent avoir leurs propres rappels individuels pour les mêmes contacts.
- Seuls les utilisateurs, leurs mandataires, ou un Gestionnaire d'équipe client peuvent voir un rappel.
Il n'y a pas de limites au nombre de rappels que vous pouvez avoir en général ou pour un contact particulier.
Messages de rappel
Un message est le message électronique réel qui vous est envoyé. Vous pouvez choisir comment et quand agir sur le message. Le message inclut :
- Les informations nécessaires pour décider si une réunion ou un appel est nécessaire
- Les informations de contact pour effectuer la communication
- Un lien pour ajouter une activité
- Un résumé de votre dernière activité concernant ce contact
- Un moyen de visualiser un rapport ou de l'envoyer
- La possibilité de modifier le prochain rappel
Le formatage et le contenu du message sont définis par des modèles de site conçus par votre organisation.
Ce que les rappels ne sont pas conçus pour faire
Les rappels sont destinés à vous aider à construire et renforcer vos relations. Ils ne sont pas conçus pour :
- Des tâches avancées
- Un calendrier avancé
-
Des actions de gestion des affaires
Si votre organisation a besoin de cette fonctionnalité, contactez votre représentant commercial LexisNexis InterAction à propos des Opportunités InterAction.
- Un flux de travail avancé
Définir les préférences de rappel
Avant de créer des rappels, configurez vos préférences pour les nouveaux rappels. Accédez aux préférences de rappel en :
- Choisissant Affichage > Rappels > Mes rappels pour ouvrir la boîte de dialogue Mes rappels, puis en choisissant Actions > Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences de rappel
- Choisissant InterAction > Paramètres > Paramètres de rappel
Ces préférences sont des paramètres par défaut, que vous pouvez remplacer pour chaque rappel. Définissez vos paramètres par défaut, puis choisissez OK.
Préférences de rappel
| Champ | Description |
|---|---|
| Format de l'email | |
| Sélectionnez le format d'affichage pour les messages de rappel | Détermine le format des messages email de rappel : soit HTML soit texte |
| Options de livraison | |
| Livrer |
Détermine la fréquence de livraison : • Quotidiennement en semaine • Hebdomadairement n'importe quel jour de la semaine |
| Rapport |
Détermine comment les rapports sont livrés : • Le sélecteur de rapport s'affiche • Un rapport spécifique que vous sélectionnez dans le sélecteur de rapport |
| Nouveaux rappels | |
| Répéter tous les | Détermine la fréquence initiale pour les nouveaux rappels par incrément de 1 à 12 semaines ou mois |
Boîte de dialogue Préférences de rappel
Ajouter ou modifier des rappels
Vous pouvez ajouter ou modifier des rappels pour vous-même dans le Windows Client si vous êtes activé pour les rappels. Vous pouvez également ajouter ou modifier des rappels pour le compte de quelqu'un d'autre si vous êtes désigné Gestionnaire d'équipe client dans InterAction Administrator.
Où vous pouvez ajouter des rappels dans le Windows Client
Les utilisateurs peuvent modifier les rappels depuis ces emplacements :
- Depuis la fenêtre principale, choisissez Contact > Ajouter des rappels (pour vous-même ou pour d'autres)
- Depuis la fenêtre principale, choisissez l'icône Ajouter un rappel
(pour vous-même ou pour d'autres)
- Depuis la fenêtre principale, choisissez Affichage > Rappels > Mes rappels, puis choisissez le bouton Ajouter (pour vous-même ou pour d'autres)
- Depuis la fenêtre principale, choisissez Affichage > Rappels > Rappels pour d'autres utilisateurs, puis choisissez le bouton Ajouter (pour vous-même ou pour d'autres)
- Depuis les Détails du contact, choisissez Rappels > Ajouter ou l'icône Ajouter un rappel (pour vous-même)
[A] Bouton Ajouter dans la boîte de dialogue Rappels pour d'autres utilisateurs
[B] Bouton Ajouter dans la boîte de dialogue Mes rappels
[C] Élément de menu Rappels > Ajouter dans les Détails du contact
[D] Bouton Ajouter un rappel
Créer un rappel depuis le Windows Client
- Choisissez d'ajouter un rappel depuis la boîte de dialogue Ajouter un rappel, lancée depuis l'un de ces emplacements dans Où vous pouvez ajouter des rappels dans le Windows Client.
-
Si vous souhaitez créer le rappel pour quelqu'un d'autre, sélectionnez cet utilisateur dans la liste déroulante Créer pour l'utilisateur.
Cela n'est pas disponible lorsque vous choisissez d'ajouter un rappel depuis la boîte de dialogue Mes rappels.
- Choisissez Trouver un contact pour rechercher le contact à propos duquel vous souhaitez (ou vous souhaitez qu'une autre personne) être rappelé, si vous n'ajoutez pas le rappel depuis les Détails du contact ou le menu Contact.
-
Choisissez si le rappel est récurrent ou ponctuel.
Pour Faites ceci Configurer un rappel récurrent 1. Sélectionnez l'option Récurrent.
2. Définissez la fréquence de réception du rappel : à un rythme de toutes les 1-12 semaines ou mois.
3. Choisissez une date de début.
Configurer un rappel ponctuel Sélectionnez l'option Une fois.
Définissez la date de réception du rappel.
Voir Recommandations pour créer des rappels pour plus d'informations.
- Saisissez une brève description expliquant pourquoi ce rappel a été créé dans la boîte Description.
-
Choisissez OK.
Vous pouvez maintenant voir et modifier ce rappel depuis une vue de rappel. Pour plus d'informations, voir Visualisation des rappels.
Recommandations pour créer des rappels
- Réfléchissez bien lorsque vous choisissez une livraison quotidienne ou hebdomadaire. Choisissez une période où vous (ou l'utilisateur pour lequel vous créez des rappels) avez du temps libre.
- Faites attention lors de la configuration des rappels. Vous pouvez choisir les mêmes contacts que d'autres utilisateurs et inonder le contact avec trop d'appels. Passez en revue les activités récentes pour ce contact et assurez-vous de ne pas submerger le contact.
- Commencez lentement et créez environ 6 rappels que vous souhaitez recevoir dans les prochaines semaines.
- Choisissez des contacts avec lesquels vous n'avez pas parlé depuis un moment et ayez une raison de les appeler
- Échelonnez les rappels pour ne pas recevoir tous leurs messages de rappel la même semaine.
- Visez à ne pas dépasser 20 au total - il n'y a pas de suppression en masse pour les rappels.
Modifier les rappels dans le Windows Client
Les utilisateurs peuvent modifier les rappels depuis ces emplacements :
- Dans les Détails du contact, choisissez Rappels > Modifier ou l'icône Modifier le rappel
- Dans la boîte de dialogue Mes rappels, choisissez le lien Modifier le rappel
- Dans la boîte de dialogue Rappels pour d'autres utilisateurs, choisissez le bouton Modifier
[A] Élément de menu Rappels > Modifier dans les Détails du contact
[B] Bouton Modifier le rappel
[C] Lien Modifier dans la boîte de dialogue Mes rappels
[D] Bouton Modifier dans la boîte de dialogue Rappels pour d'autres utilisateurs
Modifier un rappel dans le Windows Client
- Choisissez de modifier un rappel depuis l'un de ces emplacements.
- Dans les Détails du contact, en choisissant Rappels > Modifier ou l'icône Modifier le rappel
- Boîte de dialogue Mes rappels, le lien Modifier le rappel
- Boîte de dialogue Rappels pour d'autres utilisateurs, le bouton Modifier
- Modifiez la récurrence du rappel, la date du prochain, ou la date de livraison d'un rappel ponctuel, si nécessaire.
-
Une fois terminé, choisissez OK.
Vous pouvez maintenant voir et modifier ce rappel depuis une vue de rappel. Pour plus d'informations, voir Visualisation des rappels.
Visualisation des rappels
Vous pouvez voir les rappels à venir et passés pour vous-même dans le Windows Client. Vous pouvez également voir les rappels pour d'autres utilisateurs, si vous êtes un gestionnaire d'équipe Client, depuis le Windows Client. Il existe quatre vues différentes :
- Mes rappels
- Mes rappels pour ce contact
- Tous les rappels pour ce contact
- Rappels pour d'autres utilisateurs
Où vous pouvez voir les rappels dans le Windows Client
| Vue des Rappels | Emplacement dans le Windows Client |
|---|---|
|
Mes Rappels - à partir d'ici, vous pouvez voir et modifier les rappels : • Que vous avez créés • Qu'un mandataire a créés en votre nom (dans le Web Client ou à partir d'un PIM) • Qu'un Responsable d'Équipe Client a créés pour vous |
Depuis la vue principale, choisissez Affichage > Rappels > Mes Rappels. |
|
Mes Rappels pour ce Contact - à partir d'ici, vous pouvez voir et modifier les rappels pour un contact spécifique que : • Vous avez créés • Qu'un mandataire a créés en votre nom (dans le Web Client ou à partir d'un PIM) • Qu'un Responsable d'Équipe Client a créés pour vous |
Depuis les Détails du Contact, choisissez Rappels, puis choisissez Vue des Rappels > Mes Rappels pour ce Contact. |
| Tous les Rappels pour ce Contact - cette vue est destinée aux Responsables d'Équipe Client. Elle montre tous les rappels pour un contact spécifique. Son but est de s'assurer qu'il y a une couverture complète pour un contact, et non de gérer le travail d'un utilisateur. | Depuis les Détails du Contact, choisissez Rappels, puis choisissez Vue des Rappels > Tous les Rappels pour ce Contact. |
| Rappels pour d'Autres Utilisateurs - cette vue est également destinée aux Responsables d'Équipe Client, pour voir les rappels que vous, en tant que responsable, ou d'autres Responsables d'Équipe Client ont créés pour d'autres utilisateurs ; c'est un bon outil pour intégrer de nouveaux membres de l'équipe. | Depuis la vue principale, choisissez Affichage > Rappels > Rappels pour d'Autres Utilisateurs. |
Actions que Vous Pouvez Effectuer depuis une Vue des Rappels
Depuis n'importe quelle vue des Rappels, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
Actions Disponibles depuis une Vue des Rappels
| Action | Vue des rappels et où effectuer l'action |
|---|---|
| Ajouter une activité |
• Mes Rappels - bouton Ajouter une activité ou option de menu contextuel Ajouter une activité • Mes Rappels pour ce contact - bouton Ajouter une activité à <‘ce contact’> ou option de menu contextuel Ajouter une activité • Tous les rappels pour ce contact - bouton Ajouter une activité à <‘ce contact’> ou option de menu contextuel Ajouter une activité |
| Supprimer un rappel |
• Mes Rappels - lien Supprimer ou option de menu contextuel Supprimer • Mes Rappels pour ce contact - bouton Supprimer le rappel ou Rappels > Supprimer ou élément de menu contextuel Supprimer • Tous les rappels pour ce contact - bouton Supprimer le rappel ou Rappels > Supprimer ou élément de menu contextuel Supprimer • Rappels pour d'autres utilisateurs - bouton Supprimer |
| Ajouter un rappel |
• Mes Rappels - bouton Ajouter ou élément de menu contextuel Ajouter un rappel • Mes Rappels pour ce contact - bouton Ajouter un rappel ou Rappels > Ajouter ou élément de menu contextuel Ajouter un rappel • Tous les rappels pour ce contact - bouton Ajouter un rappel ou Rappels > Ajouter ou élément de menu contextuel Ajouter un rappel • Rappels pour d'autres utilisateurs - bouton Ajouter |
| Modifier un rappel |
• Mes Rappels - lien Modifier ou élément de menu contextuel Modifier • Mes Rappels pour ce contact - bouton Modifier le rappel ou Rappels > Modifier ou élément de menu contextuel Modifier • Tous les rappels pour ce contact - bouton Modifier le rappel ou Rappels > Modifier ou élément de menu contextuel Modifier • Rappels pour d'autres utilisateurs - bouton Modifier |
| Voir un contact |
• Mes Rappels - élément de menu contextuel Voir le contact ou Actions > Voir le contact • Mes Rappels pour ce contact - Vue générale des détails du contact • Tous les rappels pour ce contact - Vue générale des détails du contact |
| Voir un rappel |
• Mes Rappels - vue par défaut • Mes Rappels pour ce contact - vue par défaut • Tous les rappels pour ce contact - vue par défaut • Rappels pour d'autres utilisateurs - vue par défaut |
| Voir tous mes rappels |
• Mes Rappels - vue par défaut • Rappels pour d'autres utilisateurs - choisissez-vous dans la liste déroulante Afficher les rappels pour |
| Voir un rapport | Mes Rappels - élément de menu contextuel Voir le rapport ou Actions > Voir le rapport |
| Rechercher dans cette fenêtre... |
• Mes Rappels pour ce contact - élément de menu contextuel • Tous les rappels pour ce contact - élément de menu contextuel • Rappels pour d'autres utilisateurs - élément de menu contextuel |
| Réinitialiser les colonnes |
• Mes Rappels pour ce contact - élément de menu contextuel • Tous les rappels pour ce contact - élément de menu contextuel • Rappels pour d'autres utilisateurs - élément de menu contextuel |
| Modifier les préférences |
• Mes Rappels - Actions > Préférences • Mes Rappels pour ce contact - choisissez Outils > Options, choisissez l'onglet Préférences, puis choisissez le bouton Préférences • Tous les rappels pour ce contact - choisissez Outils > Options, choisissez l'onglet Préférences, puis choisissez le bouton Préférences |
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