Que vous puissiez ou non voir, ajouter, modifier ou supprimer des activités ou des documents dépend des options sélectionnées lors de la création de l'élément et du type d'élément avec lequel vous travaillez.
Notez que ces éléments ont des règles de sécurité spéciales - les règles globales et spécifiques aux dossiers utilisées dans d'autres zones d'InterAction ne s'appliquent pas nécessairement. Pour plus de détails, consultez les sujets suivants :
- Accès pour voir une activité ou un document dans le Windows Client
- Accès pour créer des activités et joindre des documents
- Accès pour modifier et supprimer des activités et des documents
Accès pour voir une activité ou un document dans le Windows Client
Lors de la création d'une nouvelle activité ou de la jointure d'un document à un contact, vous pouvez spécifier quels utilisateurs devraient être autorisés à voir l'élément en sélectionnant une option dans la liste déroulante Qui peut voir ceci.
Dans le contexte de ce sujet, "voir un document" signifie à la fois voir les informations sur le document (comme le nom et le type) et ouvrir le document lui-même.
Lors de l'utilisation du Windows Client, les options suivantes sont disponibles :
| Option | Signification |
|---|---|
| Tout le monde | Tous les utilisateurs d'InterAction peuvent voir l'activité ou le document. |
| Groupe spécifique | Tous les membres du groupe peuvent voir l'activité ou le document. Vous pouvez sélectionner parmi tous les groupes dont vous êtes membre. |
|
Déterminé par le dossier (disponible uniquement pour les activités) |
Les droits d'accès normaux au dossier sont utilisés pour déterminer qui peut voir l'activité. Seuls les utilisateurs ayant un accès en lecture au dossier peuvent voir l'activité. Cette option est uniquement disponible pour les activités concernant un dossier spécifique. Elle n'est pas disponible pour les documents joints à un contact. |
Des options similaires sont disponibles lors de l'ajout d'un rendez-vous dans Microsoft® Outlook®. Notez qu'il n'y a pas d'option Qui peut voir ceci lors de la jointure d'un document à une activité, car la sécurité de l'activité s'applique à la place.
Si vous avez un accès suffisant pour voir une activité, vous pouvez voir toutes les informations associées, indépendamment de tout autre droit d'accès.
Par exemple, supposons qu'Ed Roberts n'ait aucun accès à la liste marketing Technology Newsletter. Normalement, il ne peut pas voir ce dossier ni aucun contact qu'il contient. L'utilisateur Lisa Short crée une activité concernant cette liste marketing et définit l'option Qui peut voir ceci sur Tout le monde. Ed peut voir cette activité. Cela signifie qu'il peut voir tout ce qui suit :
- Les noms des contacts sur l'activité. Cela inclut tous les contacts spécifiques au dossier dans la Technology Newsletter qu'Ed ne pourrait normalement pas voir. Cependant, il ne peut voir que les informations de nom affichées sur l'activité - il ne peut pas voir les détails sur ces contacts.
- Le nom du dossier concernant l'activité (Newsletter technologique).
- Toutes les informations et documents associés à l'activité.
Accès pour créer des activités et joindre des documents
L'accès pour ajouter de nouvelles activités à InterAction dépend du type d'activité et de vos paramètres d'accès.
-
Vous pouvez toujours créer des activités concernant des contacts.
Lors de la création d'une activité concernant des contacts, vous pouvez ajouter tous les contacts que vous avez accès à voir. Cela peut être un mélange de contacts dans la liste des entreprises et de contacts stockés dans les dossiers InterAction.
- Pour ajouter une activité concernant un dossier particulier, vous devez avoir des droits d'accès Ajouter une activité au dossier.
- Vous pouvez joindre un document à tout contact que vous avez accès à voir (à condition que votre organisation ait activé les fonctionnalités de documents).
Accès pour modifier et supprimer des activités et des documents
L'accès pour modifier ou supprimer une activité ou un document existant dépend du type d'élément et de vos paramètres d'accès.
Dans le contexte de ce sujet, "modifier un document" signifie à la fois modifier les informations sur le document (comme changer la description du document) et remplacer le document par une nouvelle version comme décrit dans Modification et remplacement de documents.
La personne créant une activité ou joignant un document peut sélectionner la case Me permettre uniquement de modifier ceci. Si cela est sélectionné, seul l'initiateur et ses mandataires peuvent modifier l'activité ou le document, indépendamment de tout autre paramètre. L'option Me permettre uniquement de modifier ceci remplace toute autre sécurité de modification sur l'élément.
Pour les activités et documents qui n'ont pas la case Me permettre uniquement de modifier ceci sélectionnée, les règles suivantes s'appliquent :
- Pour une activité ou un document concernant des contacts, vous pouvez le modifier ou le supprimer si vous pouvez le voir.
- Pour une activité concernant un dossier, vous pouvez la modifier si vous avez des droits d'accès Modifier l'activité au dossier. Vous pouvez la supprimer si vous avez des droits Supprimer les activités au dossier.
- Pour les activités concernant une affaire, une opportunité ou un engagement, les paramètres de sécurité configurés pour le module s'appliquent. Consultez la documentation fournie avec le module pour plus de détails.
Notez que ces règles de sécurité ne s'appliquent pas aux documents joints à une activité. Pour ceux-ci, les paramètres de sécurité de l'activité sont utilisés à la place.