Um einen Aktivitäts-/Terminbericht zu erstellen, müssen Termine aktiviert sein und Sie müssen ein Berichtsmanager sein. Siehe Wer ist ein Berichtsmanager?
Aktivitäts-/Terminberichte erstellen eine Liste von Aktivitäten oder Terminen und können die Namen der zugehörigen Kontakte enthalten oder nicht. Siehe Kontaktoptionen für Aktivitäts-/Terminberichte. Verwechseln Sie diese Berichte nicht mit Kontaktberichten, bei denen Sie bestimmte Kontakte auswählen und dann deren Aktivitäten oder Termine im Bericht einbeziehen. Siehe Aktivitäten/Termine (in Kontaktberichten).
Um Aktivitäts-/Terminberichte auszuführen, zeigen Sie eine Liste von Aktivitäten oder Terminen im Web Client an. Zum Beispiel starten Sie von einer Suchergebnisseite für Aktivitäten oder aus der Vollansicht der Termine eines Kontakts.
Einige Beispiele für InterAction Standardberichte zu Aktivitäten/Terminen sind:
- Aktivitäten/Termine nach Datum – Eine Liste von Aktivitäten und Terminen, sortiert nach Datum.
- Aktivitäten nach Ersteller – Eine Liste von Aktivitäten, gruppiert nach Teammitglied. Enthält Zählungen pro Teammitglied.
- Termine nach Typ – Eine Liste von Terminen, gruppiert nach Aktivitätstyp. Enthält Zählungen pro Typ.
Crystal Reports wird nicht als Design-Tool für die Erstellung von Aktivitäts-/Terminberichten unterstützt. Das liegt daran, dass Aktivitäts-/Terminberichte nur im Web Client ausgeführt werden können. Crystal Reports funktioniert nur mit dem Windows Client.
Einen neuen Aktivitäts-/Terminbericht erstellen
Wenn es bereits einen Bericht gibt, der dem gewünschten Bericht ähnelt, empfiehlt es sich, mit diesem bestehenden Bericht zu beginnen und Als neu speichern auszuwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Bericht als neu speichern.
Ein Aktivitäts-/Terminbericht kann aus jeder Liste von Aktivitäten oder Terminen im Web Client ausgeführt werden. Dazu gehören:
- Die Ergebnisse einer Suche nach Aktivitäten oder Terminen
- Die Vollansicht der Aktivitäten oder Termine eines Kontakts
- Das Aktivitäten- oder Termin-Widget auf der Übersichtsseite von Kontakt und Vorgängen, Chancen und Engagements
Sie können auch einen Kontaktbericht ausführen, der Aktivitäten und/oder Termine enthält. Siehe Neuer Kontaktbericht.
So erstellen Sie einen Aktivitäts-/Terminbericht:
- Öffnen Sie das Dialogfeld Berichtsliste verwalten, indem Sie Extras > Berichte auswählen.
- Wählen Sie Verwalten.
- Ändern Sie im Dialogfeld Berichtsliste verwalten die Auswahl in der Dropdown-Liste Berichte anzeigen für auf Aktivitäten/Termine.
-
Wählen Sie Neu.
Das Dialogfeld Neuer Berichtsassistent wird angezeigt.
Der Neue Berichtsassistent führt Sie in fünf Schritten durch die Erstellung eines neuen Aktivitäts-/Terminberichts. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter, um jeden Schritt des Assistenten zu durchlaufen. Am Ende des Assistenten wählen Sie Fertigstellen, um den Bericht zu erstellen.
Der Prozess zur Erstellung eines neuen Aktivitätsberichts ist identisch mit dem Erstellen eines neuen Kontaktberichts – nur die Datenfeldoptionen unterscheiden sich.
Schritte im Neuen Berichtsassistenten
| Schritt # | Schritt |
|---|---|
| 1 | Allgemeine Informationen wie Berichtname und Beschreibung eingeben. |
| 2 | Die InterAction-Datenfelder auswählen, die im Bericht enthalten sein sollen. |
| 3 | Festlegen, wie der Bericht sortiert werden soll. |
| 4 | Das Format des Berichts auswählen und das Layout gestalten. |
| 5 | Festlegen, wer auf den Bericht zugreifen kann und von wo aus. |
Datenfelder für Aktivitäts-/Terminberichte
Beim Erstellen eines neuen Aktivitäts-/Terminberichts werden Sie aufgefordert, die Datenfelder auszuwählen, die im Bericht enthalten sein sollen. Die verfügbaren Felder hängen davon ab, welche Elemente aktiviert sind oder für welche Sie Berechtigungen haben. Zum Beispiel verwendet Ihre Organisation möglicherweise keine Termine. In diesem Fall stehen die Termin-Felder beim Erstellen von Berichten nicht zur Verfügung.
Wenn Sie Aktivitätsberichte erstellen, die Termine enthalten, steht das Datenfeld Termin-Indikator zur Verfügung, das Sie dem Berichtslayout hinzufügen können. Dieses Feld zeigt an, ob ein Eintrag ein Termin ist, und wird nur hinzugefügt, wenn Termine aktiviert sind.
Im Folgenden finden Sie eine Liste aller verfügbaren Datenfelder für Aktivitäten/Termine.
Datenfelder für Aktivitäten/Termine
| Datenfeld | Beschreibung |
|---|---|
| Zusammenfassung | Zusammenfassung der Aktivität/des Termins |
| Beschreibung | Beschreibung der Aktivität/des Termins |
| Datum/Startdatum | Datum der Aktivität/des Termins |
| Uhrzeit/Startzeit | Bei Terminen wird die Startzeit angezeigt. Bei Aktivitäten wird auch das Datum der Aktivität angezeigt. |
| Enddatum |
Nur für Termine. Zeigt das Enddatum des Termins an. |
| Endzeit |
Nur für Termine. Zeigt die Endzeit des Termins an. |
| Ort |
Nur für Termine. Zeigt den Ort des Termins an. |
| Typ | Typ der Aktivität/des Termins |
| Typgruppe | Typgruppe der Aktivität/des Termins |
| Name des Erstellers | Name des InterAction-Benutzers, der die Aktivität/den Termin eingetragen oder als Ersteller festgelegt wurde |
| Berufsbezeichnung des Erstellers | Berufsbezeichnung des Erstellers |
| Abteilung des Erstellers |
Abteilung des Erstellers Hinweis: Dies ist das tatsächliche Abteilungsfeld, kein zusätzliches Feld. |
| Kontakt-IDs des Erstellers | InterAction-Kontakt-ID des Erstellers |
| Bezüglich Name | Zeigt den Namen des Ordners oder der Liste an, auf die sich die Aktivität bezieht. Speziell für Aktivitäten zu Vorgängen, Chancen oder Engagements. |
| Modulname | Speziell für Aktivitäten zu Vorgängen, Chancen oder Engagements. |
| Termin-Indikator | Nur in Berichten enthalten, wenn Termine aktiviert sind. Zeigt an, ob ein Eintrag ein Termin ist. Fügen Sie dieses Feld zu Berichten hinzu, die sowohl Aktivitäten als auch Termine enthalten. |
| Mit Mandanten teilen | Zeigt an, ob die Aktivität/der Termin für externe Kontakte verfügbar ist. (Das Feld Verfügbar machen für wird im InterAction Administrator konfiguriert.) |
| Kontakte | Ermöglicht es Ihnen, festzulegen, welche Kontakte im Bericht enthalten sind. Siehe Kontaktoptionen für Aktivitäts-/Terminberichte. |
Kontaktoptionen für Aktivitäts-/Terminberichte
Wenn Sie die Kontakte zu jeder Aktivität als Teil des Berichts einbeziehen, wählen Sie aus, welche Kontakte Sie für jede Aktivität anzeigen möchten. Sie haben drei Optionen:
- Alle Kontakte der Aktivität/des Termins anzeigen
- Nur die Kontakte des Benutzers anzeigen – beschränkt den Bericht darauf, nur Kontakte anzuzeigen, die sich in der Kontaktliste des Benutzers befinden
- Nur Kontakte anzeigen, die eine der folgenden Typen sind – beschränkt den Bericht darauf, nur Kontakte bestimmter Kontaktarten anzuzeigen.
Sie können zum Beispiel auswählen, nur Kontakte anzuzeigen, die Mandanten, Mandantenmitarbeiter, Interessenten oder Interessentenmitarbeiter sind. Wenn Sie diese Option wählen, wählen Sie die Kontaktarten aus, die einbezogen werden sollen.
InterAction legt ein Limit für die Anzahl der Kontakte fest, die für jede Aktivität angezeigt werden können. Da Aktivitäten mitunter Hunderte von Kontakten enthalten können, ist es nicht sinnvoll, immer alle Kontakte einer Aktivität anzuzeigen. Standardmäßig liegt das Kontaktlimit bei 10, Sie können dieses Limit jedoch ändern, indem Sie eine andere Zahl aus der Dropdown-Liste Eine Meldung anzeigen, wenn die Anzahl der Kontakte überschreitet auswählen. Überschreitet die Aktivität das festgelegte Limit, wird anstelle der Kontaktnamen eine Meldung angezeigt.
Auswahl der anzuzeigenden Informationen für jeden Kontakt
Für jeden Kontakt im Aktivitäts-/Terminbericht können Sie wählen, ob der Firmenname oder die Berufsbezeichnung des Kontakts angezeigt werden soll, indem Sie die Optionen im Tab Ergebnisse anordnen auswählen (der Kontakt wird automatisch angezeigt).
Aktivitätsberichte gruppieren
Gruppieren Sie fast alle Aktivitätsberichte, die Kontakte enthalten, beim Erstellen des Berichts nach Aktivitäts-ID (genannt ID). Die Kontakte zu einer Aktivität erzeugen wiederholte Zeilen, die die Aktivität duplizieren, wenn Sie nicht nach Aktivitäts-ID gruppieren.
Die drei Ausnahmen, bei denen Sie nicht nach ID gruppieren müssen, sind:
- Sie möchten nach Kontakt gruppieren
- Sie schließen keine Aktivitäten ein
- Sie möchten, dass die Aktivitäten dupliziert werden
Weitere Informationen zum Gruppieren im InterAction Report Designer finden Sie unter Informationen zum Gruppieren.