Das Datenänderungsmanagement verwaltet Änderungen an Kontaktdaten, die von Benutzern im InterAction Web Client vorgenommen werden. Immer wenn ein Benutzer Informationen zu einem Kontakt, der sich in der Kanzleiliste befindet, hinzufügt oder bearbeitet oder einen neuen Kontakt erstellt, kann das Datenänderungsmanagement zur Verarbeitung der Änderung verwendet werden.
Das Datenänderungsmanagement kann die folgenden Arten von Benutzeraktionen verarbeiten:
- Wenn ein Benutzer Informationen zu einem Benutzerkontakt ändert
- Wenn ein Benutzer einem Kontakt einen Kontakttyp hinzufügt
- Wenn ein Benutzer Informationen zu einem Kanzleikontakt ändert
- Wenn ein Benutzer einen Kontakt zu einer Marketingliste hinzufügt
- Wenn ein Benutzer ein Unternehmen als Personenkontakt hinzufügt
- Wenn ein Benutzer einen neuen Kontakt erstellt
- Wenn ein Benutzer eine Änderungsanfrage einreicht
Wenn ein Benutzer Informationen zu einem Benutzerkontakt ändert
Jeder Benutzer kann Kontakte in seiner eigenen Kontaktliste pflegen. Die Kontakte in dieser Liste werden als Benutzerkontakte bezeichnet. Für jeden dieser Benutzerkontakte können Benutzer eigene Versionen des Namens, der Telefonnummern und der Adressen des Kontakts verwalten. Ist der Kontakt in der Kontaktliste des Benutzers mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verbunden, wird der Kanzleikontakt aktualisiert, wenn der Benutzer seine Informationen ändert – vorausgesetzt, es handelt sich nicht um ein vertrauliches Feld. Zum Beispiel kann Ed Roberts einen Kontakt, Jane Tarnoff, in seiner Benutzerkontaktliste haben, der mit dem Kontakt für Jane Tarnoff in der Kanzleiliste verbunden ist. Wenn Ed Janes geschäftliche Telefonnummer ändert, wird diese Änderung auch in der Kanzleiversion von Janes geschäftlicher Telefonnummer übernommen. Anschließend bestimmen die Regeln des Datenänderungsmanagements, ob Eds Änderung automatisch auf die Kanzleidaten von Jane angewendet wird oder ob seine Änderung zunächst von einem Datenverwalter überprüft werden muss.
Eine Liste der Benutzerkontaktfelder, die an die Kanzlei gesendet und durch die Regeln des Datenänderungsmanagements verwaltet werden können, finden Sie unter Kontaktinformationsänderungen, die an das Datenänderungsmanagement gesendet werden können.
Wenn ein Benutzer einem Kontakt einen Kontakttyp hinzufügt
Kontakttypen werden verwendet, um Kontakte zu kategorisieren. Einige mit InterAction bereitgestellte Kontakttypen sind Unser Personal, Alumni, Mandant und Interessent. Benutzer können im InterAction Web Client Kontakttypen auf Kontakte anwenden, wenn sie neue Kontakte erstellen oder bestehende Kontakte bearbeiten.
Abhängig davon, welchen Kontakttyp der Benutzer dem Kontakt zuweist, bestimmen die Regeln des Datenänderungsmanagements, ob die Änderung automatisch übernommen wird oder ob sie von einem Datenverwalter überprüft werden muss. Zum Beispiel weist Ed Roberts Jane Tarnoff den Kontakttyp Mandant zu. Da Ihre Organisation die als Mandanten kategorisierten Kontakte besonders sorgfältig überwachen möchte, wird der Kontakttyp Mandant nicht sofort auf Jane angewendet, sondern es wird ein Ticket im Datenänderungsmanagement erstellt. So können die für die Überwachung der Mandanten zuständigen Datenverwalter überprüfen, ob Jane tatsächlich als Mandantin eingestuft werden soll.
Wenn ein Benutzer Informationen zu einem Kanzleikontakt ändert
Neben der Änderung der Kontaktinformationen, die sie in ihren eigenen Kontaktlisten pflegen, können Benutzer auch die Kontaktdaten auf der Kanzleiversion eines Kontakts ändern. Zum Beispiel kann Ed Roberts die geschäftliche Telefonnummer der Organisation für Jane Tarnoff bearbeiten, anstatt seine eigenen Informationen für sie zu aktualisieren. Wenn Ed versucht, die Telefonnummer zu bearbeiten, bestimmen die Regeln des Datenänderungsmanagements, ob seine Änderung automatisch übernommen wird oder ob sie zunächst von einem Datenverwalter überprüft werden muss.
Wenn ein Benutzer einen Kontakt zu einer Marketingliste hinzufügt
Benutzer können im InterAction Web Client ganz einfach Kontakte zu Marketinglisten hinzufügen. Sie können das Hinzufügen von Kontakten zu einem Ordner oder einer Marketingliste über das Datenänderungsmanagement steuern. Wenn Ihre Organisation beispielsweise eine Marketingliste für alle Mandanten pflegt, die ein Weihnachtsgeschenk erhalten, sind Sie möglicherweise sehr wählerisch, welche Kontakte zu dieser Liste hinzugefügt werden. Wenn ein Benutzer versucht, einen Kontakt zur Marketingliste "Weihnachtsgeschenk" hinzuzufügen, wird ein Ticket im Datenänderungsmanagement an den für den Ordner zuständigen Datenverwalter gesendet. Der Datenverwalter kann dann entscheiden, ob der Kontakt zur Marketingliste hinzugefügt werden soll oder nicht.
Das Datenänderungsmanagement kann nicht auf Arbeitslisten angewendet werden.
Wenn ein Benutzer ein Unternehmen als Personenkontakt hinzufügt
Wenn ein neuer Kontakt zu Microsoft® Outlook® hinzugefügt und mit InterAction synchronisiert wird, prüft InterAction die Kontaktfelder, um festzustellen, ob es sich um eine Person oder ein Unternehmen handelt. Wenn in Outlook im Feld Nachname oder Vorname Informationen eingetragen sind, wird der Kontakt in InterAction als Person erkannt.
Benutzer füllen versehentlich manchmal die Felder Vorname und Nachname mit Unternehmensinformationen aus. Diese Kontakte werden dann als Personen in InterAction hinzugefügt und können nicht für die Unternehmenszuordnung und andere Funktionen von InterAction verwendet werden.
Wenn ein Personenkontakt, der möglicherweise ein Unternehmenskontakt ist, zur Kanzleiliste hinzugefügt wird, wird ein Ticket an das Datenänderungsmanagement gesendet. Weitere Informationen finden Sie unter Umgang mit möglichen Unternehmenstickets.
Wenn ein Benutzer einen neuen Kontakt erstellt
Neue Kontaktregeln für das Datenänderungsmanagement bestimmen, wie ein neuer Kontakt behandelt wird.
Wenn ein Benutzer einen neuen Kontakt im Web Client erstellt, gibt es vier Szenarien, die je nach Konfiguration ein Eingreifen des Datenänderungsmanagements erfordern können:
Ein Benutzer erstellt ein mögliches Duplikat
Benutzer fügen versehentlich manchmal doppelte Kontakte zur Kanzleiliste hinzu. Dies geschieht am häufigsten, wenn Benutzer mit ihren PIMs oder PDAs arbeiten.
In einigen Fällen behandelt InterAction den doppelten Kontakt automatisch. Wenn beispielsweise ein Kontakt zur Kanzleiliste hinzugefügt wird, wenn die Synchronisierung von Benutzer- zu Kanzleikontakten ausgeführt wird, versucht der Prozess, Duplikate automatisch abzugleichen. Wenn jedoch mehrere potenzielle Duplikate vorhanden sind, kann InterAction möglicherweise nicht erkennen, welcher Kontakt verwendet werden soll. Standardmäßig wird über das Datenänderungsmanagement ein Ticket an einen Datenverwalter gesendet, um doppelte Kontakte zu klären. Sie können InterAction so konfigurieren, dass kein Ticket generiert wird, wenn Sie dies wünschen.
Ein Benutzer erzeugt einen Datenkonflikt
Wenn ein Feld in einem Benutzerkontakt von dem im Kanzleikontakt abweicht und InterAction nicht feststellen kann, welcher Kontakt korrekt ist, wird das Benutzerfeld als verdächtig markiert und ein Datenkonflikt-Ticket erstellt. Für jedes Feld innerhalb eines Kontakts, bei dem ein Konflikt besteht, wird ein separates Ticket generiert.
Dies tritt am häufigsten auf, wenn eine Benutzersammlung in großen Mengen initial befüllt wird. Da InterAction nicht feststellen kann, welche Informationen kürzlich aktualisiert wurden und welche veraltet sind, werden die Informationen als fragwürdig betrachtet und InterAction markiert sie als verdächtig.
Ein Benutzer erstellt einen neuen Kontakt
Der Administrator kann InterAction so konfigurieren, dass in folgenden Szenarien ein Benachrichtigungsticket für neue Kontakte erstellt wird:
- Der neue Kontakt soll zur Kanzleiliste hinzugefügt werden, und während der Verarbeitung wurden keine exakten Übereinstimmungen in der Kanzleiliste gefunden.
- Der neue Personenkontakt ist mit einem Kontakt in der Kanzleiliste verbunden, und während der Verarbeitung wurde keine zugehörige Unternehmensübereinstimmung in der Kanzleiliste gefunden.
Ein Benutzer erstellt einen neuen Personenkontakt mit nicht zugeordnetem Unternehmen
Der Administrator kann InterAction so konfigurieren, dass ein Benachrichtigungsticket für nicht zugeordnete Unternehmen erstellt wird, wenn ein neuer Personenkontakt zur Kanzleiliste hinzugefügt werden soll und das System keine exakte Unternehmensübereinstimmung findet.
Dieses Ticket wird nur generiert, wenn der Administrator die Option Keinen neuen Unternehmenskontakt erstellen in der Administration auswählt.
Kann man die Anzahl der vom Datenänderungsmanagement verwalteten Änderungen begrenzen?
Nur weil das Datenänderungsmanagement die meisten Änderungen, die Benutzer an Kontaktinformationen im Web Client vornehmen, verarbeiten kann, heißt das nicht, dass es immer alle diese Änderungen verwalten sollte. Wenn Sie InterAction so einrichten, dass alle Änderungen vom Datenänderungsmanagement verwaltet werden müssen, könnten die Posteingänge der Datenverwalter täglich mit Hunderten von Tickets überflutet werden. Die meisten dieser Änderungen müssen wahrscheinlich nicht überprüft werden, weil die eingegebenen Informationen korrekt sind oder der Kontakt für das Geschäft Ihrer Organisation nicht wichtig genug ist, um sich über eine kleine Änderung Gedanken zu machen. Stattdessen sollten Sie entscheiden, welche Kontakte für Ihre Organisation am wichtigsten sind, und dann Regeln für diese Kontaktarten festlegen und Ressourcen für deren Verwaltung bereitstellen.
In den meisten Fällen entsprechen diese Kontaktgruppen, die Sie pflegen möchten, den von InterAction bereitgestellten Standard-Kontakttypen. Unter den verschiedenen bereitgestellten Kontakttypen finden Sie unter anderem:
- Mandanten
- Top-Mandanten
- Unser Personal
- Alumni
- Interessenten
Für jeden dieser Kontakttypen ist standardmäßig ein Satz von Regeln für das Datenänderungsmanagement definiert, um zu bestimmen, welche Änderungen von einem Datenverwalter überprüft werden sollten und welche Änderungen automatisch ohne Überprüfung übernommen werden können. Sie können die Regeln für diese Kontakttypen an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen.
Wenn ein Benutzer eine Änderungsanfrage einreicht
Wenn ein Benutzer eine Änderung an einem Kontakt vornehmen möchte, aber unsicher ist, wie die Änderung durchgeführt werden kann, kann er oder sie eine Änderungsanfrage für den Kontakt einreichen.
Über dieses Dialogfeld können Benutzer jede Art von Änderung einreichen, die entweder nicht über den Web Client vorgenommen werden kann oder bei der der Benutzer nicht weiß, wie sie im Web Client durchgeführt wird. InterAction bestimmt, welcher Datenverwalter die Benutzeranfrage erhält, basierend auf dem Kontakt, für den die Anfrage eingereicht wurde. Weitere Informationen finden Sie unter Umgang mit Benutzeranfragetickets.