Wie in Wie Informationen an Data Change Management gesendet werden beschrieben, kann ein Data Change Management-Ticket an einen Datenverwalter gesendet werden, wenn ein Benutzer eine Änderung an den Organisationsinformationen eines Kontakts vornimmt oder einen neuen Kontakt erstellt.
Data Change Management verwaltet nicht alle Änderungen, die an Kontakten vorgenommen werden. Es behandelt stattdessen nur Folgendes:
- Einen neuen Kontakt erstellen
- Einen Kontakttyp oder eine Marketingliste hinzufügen/entfernen
- Kontakt aus einem Ordner verschieben
- Einen Namen bearbeiten
- Eine Adresse, Telefonnummer oder elektronische Adresse bearbeiten
Data Change Management verwaltet keine Änderungen an zusätzlichen Feldern.
Data Change Management überwacht nur Änderungen an Kontaktinformationen, die im Web Client vorgenommen werden.
Weitere Informationen zu den Kontaktinformationen, die von Data Change Management verwaltet werden können, finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Änderungen der Kontaktkategorisierung, die an Data Change Management gesendet werden können
- Änderungen der Kontaktinformationen, die an Data Change Management gesendet werden können
- Neue Kontakte, die an Data Change Management gesendet werden können
Muss ich weiterhin Zugriffsrechte für Ordner festlegen?
Ja, Sie müssen weiterhin für alle Ihre Ordner Zugriffsrechte festlegen – aus verschiedenen Gründen.
Zugriffsrechte werden verwendet, um zu bestimmen, ob Benutzer Informationen sowohl im Web Client als auch im Windows Client sehen können. Wenn Sie nicht möchten, dass ein Benutzer Informationen zu einem Kontakt sieht, können Sie diesem Benutzer die Leserechte für den Ordner entziehen, der die sensiblen Informationen enthält.
Außerdem verarbeitet Data Change Management nur Änderungen, die von Benutzern im InterAction Web Client vorgenommen werden. Änderungen, die im InterAction Windows Client vorgenommen werden, werden nicht verarbeitet. Aus diesem Grund sollten Sie immer Zugriffsrechte für Ordner festlegen, die für Benutzer des Windows Client geeignet sind.
Änderungen der Kontaktkategorisierung, die an Data Change Management gesendet werden können
Kontakttypen werden verwendet, um Kontakte entsprechend ihrer Beziehung zur Organisation zu kategorisieren. Ein Kontakt kann zum Beispiel ein Mandant, Interessent, ehemaliger Mitarbeiter oder Angestellter sein. Marketinglisten werden verwendet, um wichtige Kontakte für Mailinglisten, Veranstaltungen usw. zu gruppieren. Ein Kontakt kann zum Beispiel im Ordner „Holiday Card“ sein.
Jedes Mal, wenn ein Benutzer einen Kontakt zu einem Kontakttyp oder einer Marketingliste hinzufügt oder einen Kontakt aus einem Kontakttyp oder einer Marketingliste entfernt, können Sie InterAction so konfigurieren, dass automatisch ein Ticket an den zuständigen Datenverwalter für diesen Kontakttyp gesendet wird.
Wenn Sie einen Kontakttyp oder eine Marketingliste konfigurieren, können Sie festlegen, welche Regeln für das Hinzufügen oder Entfernen des Kontakts gelten. Wenn die Marketingliste zum Beispiel wichtig ist, können Sie festlegen, dass der zuständige Datenverwalter entscheiden soll, ob der Kontakt zur Liste hinzugefügt oder daraus entfernt werden soll.
Weitere Informationen finden Sie unter Bearbeitung von Tickets für Kontakttypen und Marketinglisten.
Änderungen der Kontaktinformationen, die an Data Change Management gesendet werden können
Mit Data Change Management können alle Hinzufügungen, Bearbeitungen oder Löschungen, die Benutzer an den folgenden Kontaktinformationsfeldern vornehmen, überwacht werden:
- Titel
- Vorname
- Rufname
- Zweiter Vorname
- Nachname
- Namenszusatz
- Firmenname
- Berufsbezeichnung
- Allgemeiner Firmenname
- Abteilung
- Name des Assistenten
- Adressen & Postadresse
- Telefonnummern – einschließlich Telefone, Faxnummern usw.
- Elektronische Adressen – einschließlich E-Mail-Adressen, Websites usw.
Wenn Sie einen Kontakttyp oder ein Regelset konfigurieren, können Sie festlegen, wie Data Change Management mit Änderungen umgeht, die Benutzer an diesen Feldern vornehmen. Für jede Art von Änderung an jedem Feld können Sie Folgendes festlegen:
- Die Änderungen müssen zur Genehmigung an einen Datenverwalter gesendet werden, bevor sie auf den Kontakt angewendet werden.
- Die Änderungen können sofort auf den Kontakt angewendet werden, aber der Datenverwalter sollte über die Änderung informiert werden und die Möglichkeit haben, sie gegebenenfalls abzulehnen.
- Die Änderung kann sofort angewendet werden, ohne den Datenverwalter zu benachrichtigen.
Informationen zur Bearbeitung dieser Tickets finden Sie unter Bearbeitung von Tickets zur Bearbeitung von Kontaktdaten.
Neue Kontakte, die an Data Change Management gesendet werden können
Mit den Regeln für neue Kontakte können Sie festlegen, ob das Erstellen eines neuen Kontakts im Web Client Data Change Management erfordert. Es gibt drei Szenarien, in denen Data Change Management beteiligt ist:
- Übermittlung bei Datenkonflikt – Erstellt, wenn ein neuer Kontakt in der Kontaktliste des Benutzers ein als verdächtig markiertes Feld hat, das mit einem entsprechenden Feld in der Kanzleiversion des Kontakts in Konflikt steht.
- Benachrichtigung über neuen Kontakt – Erstellt, wenn ein neuer Kontakt basierend auf den von Ihrer Organisation definierten Regeln zur Kanzleiliste hinzugefügt wird.
- Benachrichtigung über nicht zugeordnete Firma – Erstellt, wenn ein neuer Kontakt in der Benutzerliste zur Kanzleiliste hinzugefügt wird und InterAction keinen exakt passenden Firmenkontakt in der Kanzleiliste finden kann.
Regeln für neue Kontakte können definiert werden, um festzulegen, was passiert, wenn ein Benutzer einen neuen Kontakt zu InterAction hinzufügt. In der Regel lassen sich die benötigten Regeln für eine typische Organisation in drei Kategorien einteilen:
- Wenn die Kontaktsammlung eines neuen Benutzers zu seiner Kontaktliste hinzugefügt und anschließend zur Kanzleiliste beigetragen wird.
- Während der laufenden Nutzung des Systems fügen Benutzer neue Kontakte zu ihren Kontaktlisten hinzu, sobald sie Informationen erhalten.
- Wenn Ihre Kanzlei zu bestimmten Zeitpunkten eine gezielte Datenbereinigung für die gesamte Sammlung von Kontakten in Ihrer Kanzleiliste durchführt.
Beachten Sie diese Anforderungen, wenn Sie Ihre Regeln für neue Kontakte festlegen und für Ihre Umgebung definieren.
Was legen Regeln für neue Kontakte fest?
Regeln für neue Kontakte legen genau fest, was passiert, wenn ein Benutzer einen neuen Kontakt zu InterAction hinzufügt. Dazu gehören alle folgenden Einstellungen:
- Woher der neue Kontakt stammt. In den meisten Fällen möchten Sie, dass der Kontakt direkt zur Kanzleiliste hinzugefügt wird. Wenn Sie jedoch Bedenken hinsichtlich der Qualität der hinzugefügten Kontaktinformationen haben, können Sie die Kontakte in einen Überprüfungsordner für neue Kontakte hinzufügen lassen, in dem sie auf Richtigkeit überprüft werden, bevor sie zur Kanzleiliste hinzugefügt werden. Wenn der Kontakt im Überprüfungsordner für neue Kontakte liegt, ist er nicht für alle Benutzer sichtbar, aber weiterhin für den Benutzer, der den Kontakt hinzugefügt hat, und für alle Datenverwalter.
- Wie Kontakte abgeglichen werden. In den meisten Fällen sollten Sie versuchen, einen neuen Kontakt anhand der Namensinformationen mit einem bestehenden Kontakt abzugleichen. Sie können InterAction jedoch auch so konfigurieren, dass andere Abgleichmethoden oder gar kein Abgleich verwendet wird. Andere Abgleichmethoden sollten nur für Datenimport- und Bereinigungsinitiativen verwendet werden.
- Wie mit verdächtigen Kontaktinformationen umgegangen wird. Wenn ein neuer Kontakt mit einem bestehenden Kontakt abgeglichen wird und einige Werte der Kontakte nicht übereinstimmen, legen die Regeln für neue Kontakte fest, wie die Informationen aktualisiert werden.
- Wie Datenverwalter über neue Kontakte benachrichtigt werden. Mit den Regeln für neue Kontakte können Sie InterAction so konfigurieren, dass Datenverwalter proaktiv über mögliche Datenqualitätsprobleme informiert werden, die durch neue Kontakte in InterAction entstehen können.
- Wie Personenkontakte behandelt werden, die keiner Firma zugeordnet sind.