Tickets mit der Kategorie „Bearbeiten“ werden erstellt, wenn ein Benutzer Kontaktdaten hinzufügt, ändert oder löscht. Zu diesen Kontaktdaten gehören folgende:
- Titel
- Vorname
- Rufname
- Zweiter Vorname
- Nachname
- Namenszusatz
- Berufsbezeichnung
- Firmenname
- Allgemeiner Firmenname
- Abteilung
- Name des Assistenten
- Adressen & Postanschrift
- Telefonnummern – einschließlich Telefone, Faxnummern usw.
- Elektronische Adressen
Tickets werden nur für diese Arten von Änderungen erstellt, wenn der Kontakt, der geändert wird, einer Regel unterliegt, die vorschreibt, dass die Änderung von einem Datenverwalter überprüft oder genehmigt werden muss.
Beispielsweise ist TeleNorth Industries ein Mandant und hat den Kontakt-Typ „Mandant“ zugewiesen. Da der Kontakt-Typ „Mandant“ vorschreibt, dass Adressänderungen eingereicht werden müssen, wird beim Bearbeiten der Adresse von TeleNorth ein Ticket an den Datenverwalter gesendet, der für den Kontakt-Typ „Mandant“ zuständig ist.
Im Gegensatz dazu kann die University of Guam den Kontakt-Typ „Hochschule/Universität“ zugewiesen haben. Da dieser Kontakt-Typ festlegt, dass Adressänderungen akzeptiert werden, werden bei einer Adressänderung für die University of Guam keine Tickets an den Datenverwalter gesendet, der für den Kontakt-Typ „Hochschule/Universität“ zuständig ist.
Ein Ticket kann nur einen Benutzer oder eine Gruppe als Besitzer haben. Wenn ein Kontakt den Regeln mehrerer Kontakt-Typen, Marketinglisten oder Regelwerke unterliegt, wird eine Hierarchie von Regeln verwendet, um zu bestimmen, welcher Datenverwalter der Besitzer des Tickets ist. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Regeln, wenn mehrere Regelwerke einen Kontakt steuern.
Weitere Informationen zur Bearbeitung der einzelnen Ticket-Typen finden Sie in den folgenden Abschnitten:
- Bearbeitung von Tickets zum Hinzufügen oder Ändern von Kontaktinformationen
- Bearbeitung von Tickets zum Löschen von Kontaktinformationen
- Bearbeitung von Tickets zum Umformatieren von Kontaktinformationen
- Bearbeitung von Tickets für verdächtige Änderungen
Bearbeitung von Tickets zum Hinzufügen oder Ändern von Kontaktinformationen
Benutzer können Informationen zu ihren Kontakten hinzufügen oder ändern, wenn sie mit ihren PIMs oder PDAs arbeiten oder wenn sie ihre Benutzerkontaktlisten in InterAction verwenden. Benutzer können auch Informationen zu Kanzleikontakten über den InterAction Web Client hinzufügen. Das Datenänderungsmanagement verwaltet nur Kontakte in der Kanzleiliste, nicht in den einzelnen Benutzerkontaktlisten. Daher überwacht das Datenänderungsmanagement nur die folgenden Hinzufügungen oder Änderungen, die Benutzer vornehmen:
- Informationen, die Benutzer direkt für den Kanzleikontakt hinzufügen oder ändern
- Informationen, die Benutzer für ihre eigene Version des Kontakts hinzufügen oder ändern, aber mit der Kanzlei teilen
Die Regelkollektion für jeden Kontakt-Typ, jede Marketingliste oder jedes Regelwerk legt fest, ob eine Hinzufügung oder Änderung eines Benutzers automatisch übernommen wird oder ob ein Datenverwalter die Änderung überprüfen oder genehmigen muss.
Wenn Ihre Organisation festgelegt hat, dass Hinzufügungen oder Änderungen von Kontaktinformationen durch Benutzer zur Genehmigung an Datenverwalter eingereicht oder von diesen überprüft werden müssen, wird automatisch ein Ticket erstellt, wenn ein Benutzer Informationen zu einem Kontakt hinzufügt oder ändert.
Bearbeiten-Tickets, die anzeigen, dass Kontaktinformationen geändert oder hinzugefügt wurden, können mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen im Ticket-Überprüfungsbereich des Posteingangs genehmigt oder abgelehnt werden.
Bearbeitung von Tickets zum Löschen von Kontaktinformationen
Benutzer können Kontaktinformationen aus ihren Kontakten löschen, wenn sie mit ihren PIMs oder PDAs arbeiten oder wenn sie ihre Benutzerkontaktlisten in InterAction verwenden. Benutzer können auch Informationen aus Kanzleikontakten über den InterAction Web Client löschen. Das Datenänderungsmanagement verwaltet nur Kontakte in der Kanzleiliste, nicht in den einzelnen Benutzerkontaktlisten. Daher überwacht das Datenänderungsmanagement nur die folgenden Löschvorgänge, die Benutzer vornehmen:
- Informationen, die Benutzer aus dem Kanzleikontakt löschen
- Informationen, die Benutzer aus ihrer eigenen Version des Kontakts löschen, die aber mit der Kanzlei geteilt wurden.
Weitere Informationen zu Benutzerkontaktlisten und dem Teilen von Informationen mit der Kanzlei finden Sie im Leitfaden InterAction verwalten.
Die Regelkollektion für jeden Kontakt-Typ, jede Marketingliste oder jedes Regelwerk bestimmt, ob ein Löschvorgang eines Benutzers automatisch übernommen wird oder ob ein Datenverwalter das Entfernen der Information überprüfen oder genehmigen muss. Die meisten mit InterAction bereitgestellten Regelkollektionen legen fest, dass beim Löschen von Kontaktinformationen durch einen Benutzer ein Datenverwalter die Änderung überprüfen oder dass die Änderung vor der Anwendung an den Datenverwalter übermittelt werden muss. In diesem Fall wird automatisch ein Ticket für den zuständigen Datenverwalter erstellt.
Bearbeiten-Tickets, die anzeigen, dass Kontaktinformationen gelöscht wurden, können mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen im Ticket-Überprüfungsbereich des Posteingangs genehmigt oder abgelehnt werden.
Bearbeitung von Tickets zum Umformatieren von Kontaktinformationen
Benutzer können Änderungen an Kontaktinformationen vornehmen, die nicht unbedingt inhaltliche Änderungen sind, sondern kleine Anpassungen oder Umformatierungen der bereits vorhandenen Informationen.
Die folgenden Punkte werden vom Benutzer als Umformatierungsänderung erkannt. Diese Änderungen werden dem Benutzer automatisch im Rahmen eines Kanzlei-zu-Benutzer-Updates übermittelt, wenn der Benutzer Formatierungsänderungen automatisch akzeptiert.
Benutzer können in ihren „Mein InterAction“-Einstellungen im Web Client festlegen, ob sie Formatierungsänderungen automatisch akzeptieren. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden Verwendung des InterAction Web Client und der Desktop-Integration.
- Änderungen bei Leerzeichen, Zeichensetzung und Groß-/Kleinschreibung in einem Kontaktinformationsfeld
- Ändern der Beschreibung einer Adresse, Telefonnummer oder elektronischen Adresse
- Hinzufügen einer 1 vor einer 10-stelligen Telefonnummer, z. B. Änderung von 888-572-1400 zu 1-888-572-1400
- Hinzufügen einer Richtungsangabe in einer Straßenadresse, z. B. Änderung von 123 Main Street zu 123 South Main Street
- Ändern von Abkürzungen für Straße und Stadt, z. B. Änderung von St. zu Street
- Ändern der Bundesland-Abkürzung, z. B. Änderung von Illinois zu IL oder CAN zu Canada
- Ändern von Füllwörtern im Firmennamen, z. B. Änderung von Acme zu Acme, Inc.
- Hinzufügen von http:// vor einer Webadresse
- Hinzufügen von ftp:// vor einer FTP-Adresse
Tickets, die durch das Formatieren von Informationen durch einen Benutzer erstellt wurden, haben die Zusammenfassung [Information] umformatiert. Wenn ein Benutzer beispielsweise eine Telefonnummer umformatiert, hat das Ticket die Zusammenfassung Telefonnummer umformatiert.
Bearbeiten-Tickets, die anzeigen, dass Kontaktinformationen umformatiert wurden, können mit den Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen im Ticket-Überprüfungsbereich des Posteingangs genehmigt oder abgelehnt werden.
Sie können auch mehrere Tickets gleichzeitig genehmigen oder ablehnen, indem Sie alle Umformatierungs-Tickets markieren und Markieren > Genehmigen oder Markieren > Ablehnen auswählen.
Bearbeitung von Tickets für verdächtige Änderungen
Wenn ein Benutzer Informationen hinzufügt oder bestehende Informationen so ändert, dass die neuen Informationen fehlerhaft oder unvollständig erscheinen, kann ein Ticket für eine verdächtige Änderung erstellt werden. Zum Beispiel kann ein solches Ticket erstellt werden, wenn ein Benutzer eine Adresse mit falsch formatiertem Postleitzahlfeld hinzufügt.
Während die Datenqualitätswerkzeuge von InterAction dazu dienen, fehlerhafte oder falsch formatierte Daten nach deren Eingabe in InterAction zu korrigieren, dienen Tickets für verdächtige Änderungen dazu, diese Art von Änderungen bereits bei der Eingabe zu erkennen. Das spart Datenverwaltern viel Zeit, da sie nicht mehr nach schlecht formatierten Daten suchen müssen, sondern automatisch benachrichtigt werden, wenn solche Daten eingegeben werden.
Änderungen, die ein Ticket für eine verdächtige Änderung erzeugen
| Feld | Art der Änderung |
|---|---|
| Adressen |
Jede der folgenden Änderungen kann ein Ticket für eine verdächtige Adresse erzeugen: • Die Adresse fehlt in einem oder mehreren wichtigen Feldern wie Postleitzahl oder Zeile 1. • Das eingegebene Bundesland ist für das ausgewählte Land ungültig. Zum Beispiel, wenn ein Benutzer IL als Bundesland und Vereinigtes Königreich als Land eingibt. • Eine Adresszeile ist länger als 85 Zeichen. |
| Telefonnummern |
Jede der folgenden Änderungen kann ein Ticket für eine verdächtige Telefonnummer erzeugen: • Ein Benutzer gibt eine Telefonnummer ein, die nicht die richtige Anzahl an Ziffern hat (weniger als 6 oder mehr als 15 Ziffern). Hinweis: Telefonnummern, die mit einem Pluszeichen (+) oder einer Null (0) beginnen, werden unabhängig von der Ziffernanzahl nicht als verdächtig markiert. • Ein Benutzer entfernt die Vorwahl oder die Ländervorwahl aus der Telefonnummer. • Die Ländervorwahl einer Telefonnummer wird geändert. |
| Webadressen | Ein Benutzer gibt eine Webadresse ein, in der ein Punkt (.) fehlt. |
| E-Mail-Adresse | Ein Benutzer gibt eine E-Mail-Adresse ein, in der das @-Zeichen fehlt. |
| Firma (nur für Personenkontakte) | Ein Benutzer ordnet einen Kontakt einer Firma zu, mit der der Kontakt zuvor bereits verbunden war. |
Alle mit InterAction bereitgestellten Regelkollektionen – mit Ausnahme der nicht verwalteten Regelkollektion – legen fest, dass verdächtige Änderungen an diesen Feldern Data Change Management-Tickets erzeugen. Auch wenn diese Änderungen zur Überprüfung markiert und möglicherweise abgelehnt werden, werden sie sofort übernommen. Wenn die Änderungen abgelehnt werden, werden die Daten auf den vorherigen Stand zurückgesetzt.
Im Gegensatz zu anderen Tickets der Kategorie „Bearbeiten“ sollten Sie bei der Bearbeitung eines verdächtigen Tickets nicht einfach Genehmigen oder Ablehnen auswählen. Die vom Benutzer eingegebenen Informationen können relevant sein und müssen möglicherweise nur umformatiert oder weiter recherchiert werden. Durch das Ablehnen der Änderung verhindern Sie, dass gute Informationen hinzugefügt werden. Da die Informationen jedoch schlecht eingegeben wurden, möchten Sie die Änderung auch nicht einfach genehmigen, ohne sie zu bereinigen. Wenn möglich, sollten Sie versuchen, die verdächtigen oder unvollständigen Informationen zu korrigieren, damit die Änderung des Benutzers korrekt zum Kontakt hinzugefügt werden kann.
In manchen Fällen müssen Sie den Benutzer kontaktieren, um genau zu verstehen, was er oder sie beabsichtigt hat. Dies können Sie ganz einfach aus dem Posteingang heraus tun, indem Sie auf die E-Mail-Schaltfläche neben dem Namen des Benutzers klicken, der die Änderung vorgenommen hat.
[1] Um eine E-Mail an den Benutzer zu senden, der das Data Change Management-Ticket erstellt hat, wählen Sie die Schaltfläche E-Mail.