Jeder Kontakt kann gleichzeitig von mehreren Regelsets verwaltet werden. Angenommen, Jane Tarnoff ist eine Mandantin, die Sie aus Ihrem Buchhaltungssystem in InterAction übernommen haben. In diesem Fall sind für Jane sowohl ein Regelset für externe Systeme als auch ein Regelset für den Kontakttyp (Mandanten) aktiv, um Änderungen an ihren Kontaktdaten zu verwalten.
Wenn für einen Kontakt mehrere Regelsets gelten, bestimmt ein Rangsystem, welches Regelset Vorrang hat. Dies legt im Wesentlichen fest, welcher Datenverwalter für die Bearbeitung der vom Benutzer vorgenommenen Änderung an den Kontaktdaten verantwortlich ist.
Wenn ein Benutzer eine Änderung an einem Kontakt vornimmt, entscheidet die folgende Hierarchie, welches Regelset Vorrang hat:
- Regelset für externe Systeme
- Regelsets für Kontakttypen oder Marketinglisten
- Benutzerregelset
- Standardregelset
Da Sie über Application Collaboration nicht dieselben Kontaktdaten aus mehreren externen Systemen importieren können, kann für jeden Kontakt maximal ein Regelset für externe Systeme angewendet werden. Ebenso kann nur ein Benutzerregelset auf die Änderung angewendet werden, da die Änderung von einem Benutzer vorgenommen wird. Ein Kontakt kann jedoch mehrere Regelsets für Kontakttypen oder Marketinglisten haben. Um die Hierarchie zu verwalten, können Sie eine Priorität für Kontakttypen und Marketinglisten festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen der Priorität für Kontakttypen und Marketinglisten.
Nicht nur die Hierarchie der Regelsets bestimmt, welcher Datenverwalter eine Änderung bearbeitet, sondern auch die Einschränkungen der in jedem Regelset definierten Regel, die festlegt, welcher Datenverwalter für die Verwaltung einer Änderung zuständig ist. Beispiel: Ed Roberts fügt für Jane Tarnoff eine Adresse hinzu, und Janes Kontakt wird, wie zuvor beschrieben, von zwei Regelsets überwacht:
- Ein Regelset für externe Systeme für Informationen aus dem Buchhaltungssystem – dieses Regelset legt fest, dass, wenn ein Benutzer eine Adresse zu einem Kontakt hinzufügt, die Adresse übernommen werden soll, der Datenverwalter jedoch die Möglichkeit haben soll, die Änderung zu überprüfen.
- Ein Regelset für den Kontakttyp Mandant – dieses Regelset legt fest, dass, wenn ein Benutzer eine Adresse zu einem Kontakt hinzufügt, die neue Adresse dem Datenverwalter zur Genehmigung vorgelegt werden muss, bevor sie übernommen werden kann.
Obwohl das Regelset für externe Systeme Vorrang vor dem Regelset für den Kontakttyp hat, wird das Ticket, da das Regelset für den Kontakttyp restriktiver ist, dem Datenverwalter für den Kontakttyp Mandant zugewiesen und nicht dem Datenverwalter für das externe System.
Festlegen der Priorität für Kontakttypen und Marketinglisten
Jeder Kontakttyp und jede Marketingliste erhält eine eindeutige Priorität, die verwendet wird, um die Reihenfolge bei der Bearbeitung einer vom Benutzer vorgenommenen Änderung an den Informationen eines Kontakts zu bestimmen. Kontakttypen und Marketinglisten müssen eindeutige Prioritätswerte haben. Informationen zum Bearbeiten von Kontakttypen finden Sie unter Verwalten von Kontakttypen und Marketinglisten.
Prioritätswerte sind aufsteigend, das heißt, ein Kontakttyp mit dem Prioritätswert 1 hat Vorrang vor einem Kontakttyp mit der Priorität 10. Beispiel: Mitarbeiter von Mandanten haben eine Priorität von 90, während Alumni eine Priorität von 70 haben. Wenn Jane Tarnoff sowohl den Kontakttyp Mitarbeiter von Mandanten als auch Alumni hat und ein Benutzer ihre Privatadresse löscht, ist der Inhaber des Kontakttyps Alumni für die Bearbeitung der Änderung verantwortlich und erhält das Ticket.
Benachrichtigung anderer für einen Kontakt verantwortlicher Datenverwalter bei einer Änderung
Obwohl ein Ticket nur einem Datenverwalter zugewiesen werden kann, können Sie dennoch die anderen Datenverwalter benachrichtigen, die für die Pflege der Informationen dieses Kontakts verantwortlich sind, wenn eine Änderung vorgenommen wurde. Beispiel: Sie erhalten ein Ticket für eine Adressänderung, die Sie akzeptieren müssen, bevor die Änderung übernommen wird, und Sie akzeptieren die Änderung. Alle Inhaber anderer Regelsets, die ebenfalls festgelegt haben, dass Adressänderungen einem Datenverwalter zur Genehmigung vorgelegt werden müssen, können benachrichtigt werden, dass Sie die Adressänderung vorgenommen haben.
Benachrichtigungstickets werden mit dem Status Benachrichtigen versendet.
Die folgenden Regeln beschreiben, wann Benachrichtigungen gesendet werden, wenn die Regel festlegt, dass eine Benachrichtigung gesendet werden soll:
- Wenn beide Regelsets dieselbe Regel definiert haben (entweder Überprüfen oder Einreichen), wird eine Benachrichtigung an den Inhaber des Regelsets mit niedrigerer Priorität gesendet, wenn der Inhaber des höher priorisierten Regelsets das Ticket abschließt.
- Wenn das Regelset mit niedrigerer Priorität eine restriktivere Regel als das höher priorisierte Regelset hat, wird eine Benachrichtigung an den Inhaber des höher priorisierten Regelsets gesendet, wenn der Inhaber des Regelsets mit niedrigerer Priorität das Ticket abschließt.
Diese Regeln ermöglichen es dem Inhaber eines Regelsets, immer über Änderungen an Kontaktdaten informiert zu werden, auch wenn das Regelset, für das er verantwortlich ist, nicht das Regelset ist, das die Änderung steuert.
Abhängig von der Regel, mit der das Ticket erstellt wurde (Einreichen oder Überprüfen), wird die Benachrichtigung zu einem anderen Zeitpunkt gesendet:
- Wenn das Ticket den Status Einreichen hat, werden die Benachrichtigungen erst gesendet, nachdem der Inhaber, dem das Ticket zugewiesen wurde, das Ticket akzeptiert und geschlossen hat.
- Wenn das Ticket den Status Überprüfen hat, werden die Benachrichtigungen sofort gesendet.
Welche Regelsets senden standardmäßig Benachrichtigungstickets?
InterAction enthält 5 vorgefertigte Regelsets: Nicht verwaltet, Teilweise verwaltet, Verwaltet, Hoch verwaltet und Extern verwaltet. Jedes dieser Regelsets verwendet unterschiedliche Regelkollektionen, die steuern, welche Aktionen Überprüfungstickets für das Datenänderungsmanagement erzeugen.
- Nicht verwaltet und Teilweise verwaltet – Es werden keine Benachrichtigungstickets gesendet
- Verwaltet und Hoch verwaltet – Benachrichtigungstickets werden für bestimmte Aktionen gesendet, z. B. beim Löschen oder Ändern des Firmennamens, der Berufsbezeichnung oder der Telefonnummer eines Kontakts.
- Extern verwaltet – Benachrichtigungstickets werden für alle Aktionen gesendet
Weitere Informationen zu den vorgefertigten Einstellungen von InterAction für Regelkollektionen finden Sie unter „Vorgefertigte Einstellungen für das Datenänderungsmanagement“ auf Seite 1.
Das Standardregelset
Wenn keine Regelsets, Kontakttypen oder Marketinglisten eine Änderung an einem Kontakt steuern, entscheidet das Standardregelset, ob die Änderung die Intervention eines Datenverwalters erfordert oder nicht.
Das Standardregelset wird am häufigsten in Fällen verwendet, in denen ein Benutzer eine Änderungsanfrage für einen Kontakt stellt, der jedoch von keinem Regelset, Kontakttyp oder keiner Marketingliste verwaltet wird, die die Änderungsanfrage des Benutzers bearbeiten würde. In diesem Fall wird die Änderungsanfrage des Benutzers dem Benutzer oder der Gruppe zugewiesen, die Inhaber des Standardregelsets ist.
Das Standardregelset wird mit InterAction bereitgestellt und kann nicht gelöscht oder deaktiviert werden. Standardmäßig ist die Gruppe der Datenadministratoren für die Verwaltung aller Tickets verantwortlich, die aufgrund dieses Regelsets zugewiesen werden.
Das Standardregelset verwendet die Regelkollektion „Nicht verwaltet“. Sie sollten dies möglichst nicht ändern, da das Hinzufügen von Regeln zum Standardregelset, die die Änderungsmöglichkeiten der Benutzer bei Kontaktdaten einschränken, zu einer Vielzahl von Tickets führen kann, die Datenverwalter für Kontakte bearbeiten müssen, die für Ihre Organisation wahrscheinlich keine hohe Priorität haben. Dieses Regelset akzeptiert automatisch alle Hinzufügungen, Bearbeitungen oder Löschungen, die ein Benutzer an Kontaktdaten vornimmt.