Plusieurs extensions d'exportation sont incluses avec l'Exportation Automatisée. Les extensions d'exportation incluses avec l'Exportation Automatisée sont décrites ci-dessous avec des instructions sur la façon de les utiliser.
Les extensions d'exportation suivantes sont fournies avec InterAction Exportation Automatisée :
- Remplisseur de Champ Vide
- Copieur CSV
- Exportation CSV vers Tableau Word
- Extension Si/Alors/Sinon
- Élargisseur de Champ à Valeurs Multiples
- Générateur de Salutations
- Créateur de Liste de Parrains
- Élargisseur de Champ d'État
- Extension Majuscules
- Diviseur de Champ VFAFE
Remplisseur de Champ Vide
Le Remplisseur de Champ Vide trouve les valeurs vides dans un champ que vous spécifiez et entre une valeur pour remplir ce champ.
Vous avez trois options pour remplir le champ vide :
- Vous pouvez entrer un texte standard avec lequel l'Exportation Automatisée remplira tous les champs vides. Par exemple, supposons que vous créez une fusion et publipostage incluant des données de nom, numéro de téléphone et adresse e-mail. Vous pouvez configurer l'extension d'exportation Remplisseur de Champ Vide pour trouver tout enregistrement sans adresse e-mail et remplir le champ adresse e-mail pour ce contact avec le texte Non Disponible.
- Vous pouvez choisir d'entrer une valeur lorsque l'exportation est en cours. Par exemple, vous pouvez configurer l'extension d'exportation Remplisseur de Champ Vide pour trouver tout contact sans adresse e-mail et demander une valeur à entrer lors de l'exécution. Lorsque vous exécutez la fusion et publipostage, l'extension recherchera les blancs dans le champ adresse e-mail et affichera une boîte de dialogue où vous pouvez entrer Non Disponible.
- Vous pouvez choisir d'obtenir les données d'un autre champ en cours d'exportation. En guise de secours, vous pouvez entrer une ligne de texte standard pour remplir le champ vide si votre autre champ est également vide. Par exemple, vous pouvez configurer l'extension d'exportation Remplisseur de Champ Vide pour trouver tout enregistrement sans numéro de téléphone à domicile et remplir le champ numéro de téléphone à domicile avec le numéro de téléphone professionnel pour ce contact. Si pour une raison quelconque le contact a un blanc dans le champ numéro de téléphone professionnel, vous pouvez configurer le Remplisseur de Champ Vide pour remplir le champ numéro de téléphone avec un texte défini tel que Non Disponible.
Si vous choisissez de remplir un champ vide avec des données d'un autre champ, assurez-vous que les deux champs sont en cours d'exportation.
Utiliser l'Extension Remplisseur de Champ Vide
- Sélectionnez un formulaire et choisissez Modifier.
- Choisissez Ajouter pour afficher la boîte de dialogue de sélection des extensions d'exportation.
- Sélectionnez Remplisseur de Champ Vide (IAEE.FillBlank) et choisissez Ajouter.
-
Dans la boîte de dialogue Remplisseur de Champ Vide, sélectionnez le champ que vous souhaitez vérifier pour les valeurs vides.
- Sélectionnez comment vous souhaitez remplir ce champ et faites l'une des actions suivantes :
- Si vous choisissez Remplacer tous les blancs par, entrez le texte pour remplacer les champs vides.
- Si vous choisissez Remplacer les blancs par la valeur d'un autre champ, sélectionnez l'autre champ pour prendre les valeurs et entrez le texte pour remplacer les champs vides si l'autre champ est également vide.
- Choisissez OK pour revenir et ajouter l'Extension Remplisseur de Champ Vide à la liste des Extensions d'Exportation Configurées.
Copieur CSV
L'Exportation Automatisée nécessite que le fichier CSV utilisé comme source de données soit situé dans le répertoire de données sur le poste de travail de l'utilisateur. Vous pouvez souhaiter que ce fichier soit situé dans un autre répertoire sur le poste de travail. Pour également copier le fichier CSV vers un autre emplacement, utilisez cette extension d'exportation.
Utiliser l'Extension d'Exportation Copieur CSV
- Sélectionnez un formulaire et choisissez Modifier.
- Choisissez Ajouter pour afficher la boîte de dialogue de sélection des extensions d'exportation.
- Sélectionnez Copieur CSV et choisissez Ajouter.
- Accédez à la destination du fichier et choisissez OK.
Exportation CSV vers Tableau Word
L'extension Exportation CSV vers Tableau Word exporte les données du fichier CSV vers un tableau Microsoft® Word®. Comme cette extension exportera toutes les données du fichier de données d'exportation vers un tableau, elle doit être configurée pour se produire après toutes les autres extensions. Cela garantira que toutes les modifications apportées aux données par une autre extension d'exportation seront incluses dans le tableau.
Vous pouvez vouloir utiliser cette extension si vous souhaitez conserver un enregistrement des contacts auxquels vous avez envoyé une lettre. Exécutez simplement cette extension après les autres extensions et un tableau Word sera produit contenant toutes les données exportées.
Cette extension écrasera automatiquement tout ce qui se trouve actuellement dans le document et l'enregistrera. N'utilisez pas un document contenant des informations importantes lorsque vous utilisez cette extension !
Utiliser l'Extension d'Exportation CSV vers Tableau Word
- Sélectionnez un formulaire et choisissez Modifier.
- Choisissez Ajouter pour afficher la boîte de dialogue de sélection des extensions d'exportation.
-
Sélectionnez Exportation CSV vers Tableau Word (IAEE.WordExp) et choisissez Ajouter.
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Faites l'une des actions suivantes :
- Pour exporter le tableau dans un nouveau document Word que vous pouvez enregistrer et nommer après l'exportation, sélectionnez Demander le nom de fichier à l'exécution.
- Pour exporter le tableau dans un document Word existant, sélectionnez Enregistrer dans ce fichier et entrez le nom du fichier.
Vous devez entrer le chemin complet et le nom du fichier ou choisir le bouton Rechercher (
) pour parcourir le fichier.
- Choisissez OK pour ajouter l'Extension d'Exportation CSV vers Tableau Word à la liste des Extensions d'Exportation Configurées.
Extension Si/Alors/Sinon
L'extension Si/Alors/Sinon est une extension polyvalente que vous pouvez utiliser pour accomplir de nombreuses fonctions. Vous pouvez spécifier des critères à rechercher dans la section Si, spécifier des actions à entreprendre dans la section Alors, et spécifier quoi faire avec les données qui ne répondent pas aux critères Si dans la section Sinon. Vous pouvez faire l'une des actions suivantes avec les extensions Si/Alors/Sinon :
- Supprimer un enregistrement de l'exportation - Par exemple, vous pouvez supprimer un enregistrement si aucune adresse postale n'est définie.
La "suppression" des enregistrements se réfère uniquement à la suppression des enregistrements de l'exportation. Vous ne pouvez pas supprimer des données de contact d'InterAction en utilisant l'Exportation Automatisée.
- Créer un nouveau champ et lui attribuer une valeur - Par exemple, si vous avez exporté à la fois les Salutations Utilisateur et les Salutations par Défaut pour les utilisateurs, vous pouvez créer un nouveau champ appelé Salutation et vous pouvez le configurer pour inclure une salutation.
- Attribuer une valeur à un champ existant - Par exemple, si vous avez déjà créé un champ de salutation, vous pouvez le remplir avec des données provenant d'un autre champ, comme la Salutation par Défaut.
- Remplacer une valeur dans un champ existant - Par exemple, vous pouvez remplacer le nom dans le champ Nom par l'information du champ Salutation.
- Préfixer un champ avec une valeur - Par exemple, vous pouvez ajouter un titre tel que "M. ou Mme" avant le nom dans le champ Nom.
- Suffixer un champ avec une valeur - Par exemple, vous pouvez ajouter "et famille" à chaque nom de contact.
Lorsque vous utilisez l'extension d'exportation If/Then/Else, définissez ce que vous souhaitez faire en termes d'une déclaration If/Then/Else. Par exemple, vous pourriez indiquer que si le Sponsor Principal est Linda Jones, alors laissez l'enregistrement tel quel. Si ce n'est pas Linda Jones, supprimez l'enregistrement. Vous devrez avoir clairement défini les actions if, then, et else.
Sélectionner les Données "If"
L'énoncé If que vous créez détermine les conditions qui existent pour apporter une modification à l'enregistrement. Par exemple, supposons à nouveau que vous souhaitez exporter des contacts ayant Linda Jones comme sponsor principal. Le If dans votre déclaration If/Then/Else détermine que vous souhaitez trouver les contacts ayant Linda Jones comme sponsor, mais ne détermine pas ce que vous souhaitez faire avec ces contacts.
[1] Sélectionnez le champ sur lequel vous souhaitez baser votre déclaration If. Ce champ doit être inclus dans les instructions d'exportation.
[2] Sélectionnez si vous souhaitez comparer le champ à une valeur spécifique (texte ou nombre) ou à un autre champ exporté. S'il s'agit d'une valeur spécifique, comme un nom d'utilisateur, entrez le nom. S'il s'agit d'un autre champ en cours d'exportation, sélectionnez le champ dans la liste.
[3] Sélectionnez la partie de comparaison de votre déclaration If. Les comparaisons numériques ne fonctionnent qu'avec les champs numériques. Est Vide fonctionne avec les champs numériques et textuels.
Sélectionner les Données "Then"
Après avoir sélectionné les conditions que vous recherchez dans la section If, vous devez sélectionner ce que vous souhaitez faire avec les contacts dans la section Then. Pour continuer avec l'exemple, votre déclaration then déterminera quoi faire avec les contacts ayant Linda Jones comme sponsor. Dans ce cas, vous choisirez de laisser ces enregistrements tels quels. Cela indique à l'Exportation Automatisée d'exporter tous les contacts ayant Linda Jones comme sponsor, mais cela ne détermine pas ce qui est fait avec tous les contacts n'ayant pas Linda Jones comme sponsor.
[1] Sélectionnez l'Action Then à effectuer en fonction de votre déclaration If. Si vous choisissez de laisser l'enregistrement tel quel ou de supprimer l'enregistrement, vous n'avez pas besoin de modifier les autres sections de cet onglet.
[2] Sélectionnez le champ sur lequel effectuer l'action. Notez que cela ne doit pas nécessairement être le même champ que vous avez choisi dans la section If de l'extension.
[3] Sélectionnez quelle valeur utiliser avec votre Action Then. Vous pouvez être invité lors de l'exécution de l'exportation, entrer une valeur ou sélectionner un autre champ exporté à partir duquel obtenir la valeur.
Sélectionner les Données "Else"
Après avoir sélectionné quoi faire en fonction des conditions que vous avez saisies dans la section If, vous devez décider quoi faire avec le reste des contacts. L'onglet Else est par défaut sur Laisser l'Enregistrement Tel Quel car vous n'avez peut-être pas besoin de spécifier de modifications pour les autres contacts. Dans l'exemple, vous devez définir une section Else car vous ne souhaitez pas que les contacts n'ayant pas Linda Jones comme sponsor soient exportés. Dans ce cas, votre action else serait Supprimer les enregistrements.
Les onglets Then et Else sont identiques dans leur conception.
Élargisseur de Champ à Valeurs Multiples
L'Élargisseur de Champ à Valeurs Multiples lira un champ avec plusieurs entrées et créera plusieurs enregistrements en fonction du nombre d'entrées dans le champ à valeurs multiples.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez créer un document de fusion qui inclut les comités auxquels chaque membre de votre entreprise participe. Vous exporteriez le groupe de contacts, y compris le champ à valeurs multiples Comités de l'Entreprise. Un contact avec trois comités serait séparé comme indiqué ci-dessous :
Champs à Valeurs Multiples Divisés à l'Aide de l'Élargisseur de Champ à Valeurs Multiples
Toutes les entrées dans les champs à valeurs multiples doivent être séparées par un point-virgule, une virgule, une tabulation, un saut de ligne ou un espace. Dans InterAction, tous les champs à valeurs multiples sont par défaut séparés par des points-virgules.
Utiliser l'Extension Élargisseur de Champ à Valeurs Multiples
Assurez-vous que le champ avec plusieurs valeurs est inclus dans vos instructions d'exportation.
- Sélectionnez un formulaire et choisissez Modifier.
- Choisissez Ajouter pour afficher la boîte de dialogue de Sélection de l'Extension d'Exportation.
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Sélectionnez Élargisseur de Champ à Valeurs Multiples [MVFX] (IAEE.MVFX) dans la liste des extensions d'exportation disponibles et choisissez Ajouter.
- Dans la boîte de dialogue de l'Élargisseur de Champ à Valeurs Multiples, sélectionnez le champ à élargir et sélectionnez le séparateur de valeurs.
- Choisissez OK pour ajouter l'Extension Élargisseur de Champ à Valeurs Multiples à la liste des Extensions d'Exportation.
Générateur de Salutations
Le Générateur de Salutations peut créer des salutations personnalisées sur des lettres types lorsque vous effectuez des fusions et publipostages.
Pour utiliser l'Extension d'Exportation du Générateur de Salutations avec les salutations, vous devez exporter les Salutations en tant que Champs Supplémentaires.
Le Générateur de Salutations nécessite l'exportation des champs suivants :
- Salutation par Défaut - Vous devez exporter le champ supplémentaire Salutation par Défaut. Vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité d'exportation de Salutation intégrée à InterAction
- Salutation Utilisateur - Vous devez exporter le champ supplémentaire Salutation Utilisateur. Vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité d'exportation de Salutation intégrée à InterAction.
- Sponsor Principal (facultatif)
- Titre
- Prénom
- Nom de famille
L'Extension d'Exportation du Générateur de Salutations vous permet d'inclure soit une salutation utilisateur, soit une salutation par défaut. Si vous souhaitez inclure les deux dans un rapport, vous pouvez utiliser les rapports InterAction. Voir Salutations pour plus d'informations.
Sélectionner l'Utilisateur
Lors de l'exportation des salutations, vous choisissez si vous souhaitez exporter la salutation utilisateur ou la salutation par défaut.
La salutation utilisateur est déterminée par le nom de l'utilisateur dans InterAction qui a créé la salutation utilisateur. Il y a trois façons de choisir un utilisateur pour traiter les salutations :
- Invite à choisir un utilisateur lors de l'exportation. Une boîte de dialogue vous demande de saisir l'utilisateur choisissant les salutations pendant l'exportation.
- Toujours traiter pour un utilisateur spécifique. Vous saisissez le nom d'un utilisateur spécifique pour toujours choisir les salutations lors d'une exportation.
- Basé sur une valeur d'un autre champ. Vous sélectionnez un autre champ dans l'exportation, tel que le sponsor principal, pour déterminer quels utilisateurs choisissent les salutations.
Utiliser le Générateur de Salutations
- Sélectionnez un formulaire et choisissez Modifier.
- Choisissez Ajouter pour afficher la boîte de dialogue de sélection des extensions d'exportation.
- Sélectionnez Générateur de Salutations (IAEE.Salutation) dans la liste des formulaires et choisissez Ajouter.
-
Si vous exportez des salutations d'utilisateur, choisissez vos options dans l'onglet Utilisateur de la boîte de dialogue de configuration des salutations. Sélectionnez quel utilisateur doit être utilisé pour choisir les salutations.
- Si vous exportez des salutations par défaut, choisissez vos options dans l'onglet Défauts de la boîte de dialogue de configuration des salutations. Sélectionnez la mise en page par défaut pour la salutation si vous n'avez pas de nom saisi dans le champ Salutation par Défaut. Si vous utilisez le champ supplémentaire Salutation par Défaut fourni avec InterAction, vous aurez toujours une salutation par défaut définie dans le champ Salutation par Défaut.
- Dans l'onglet Correspondance des Champs, sélectionnez les champs à associer à chaque nom utilisé dans le Générateur de Salutations. Vous devez définir tous les champs de nom et de salutation.
- Choisissez OK pour ajouter le Générateur de Salutations à la liste des Extensions d'Exportation Configurées.
Créateur de Liste de Sponsors
Cette fonctionnalité est déjà intégrée à l'exportation. Lors de l'ajout de champs de Liste Marketing Sélectionnée ou Liste de Travail Courante à vos instructions d'exportation, vous pouvez choisir Modifier pour spécifier comment les sponsors doivent s'afficher dans l'exportation. Pour plus d'informations, voir Inclure les Informations de Sponsorship sur une Liste Courante.
Le Créateur de Liste de Sponsors est une version étendue de l'Expanseur de Champ à Valeurs Multiples. Tout d'abord, il étend le champ à valeurs multiples Autre Sponsor, puis il combine le champ Sponsor Principal et Autre Sponsor en un seul champ Champ de Sponsor.
Par exemple, supposons que vous vouliez créer une feuille de calcul qui suit le nombre de contacts pour lesquels chaque utilisateur d'InterAction est le sponsor. Comme le champ Autre Sponsor est un champ à valeurs multiples et que les informations de sponsor sont également stockées dans le champ Sponsor Principal, il serait très difficile d'utiliser les informations directement depuis InterAction. Cependant, si vous utilisez le créateur de liste de sponsors, chaque utilisateur listé dans le champ Autre Sponsor est listé séparément et le Sponsor Principal est ajouté à un nouveau champ appelé Sponsor.
Utiliser le Créateur de Liste de Sponsors
- Sélectionnez un formulaire et choisissez Modifier.
- Choisissez Ajouter pour afficher la boîte de dialogue de sélection des extensions d'exportation.
- Sélectionnez Créateur de Liste de Sponsors (IAEE.Sponsor) dans la liste des extensions d'exportation disponibles et choisissez Ajouter.
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Dans la boîte de dialogue de configuration du champ de sponsor, sélectionnez quels champs d'exportation sont les champs de sponsor principaux et optionnels, et sélectionnez le séparateur de valeurs.
- Saisissez le nom du nouveau champ de sponsor et ce qu'il faut entrer dans le champ si un contact n'a pas de sponsors.
- Choisissez OK pour ajouter le Créateur de Liste de Sponsors à la liste des Extensions d'Exportation.
Expanseur de Champ d'État
L'Expanseur de Champ d'État est une extension simple qui change l'abréviation à deux lettres d'un état en son nom complet. Par exemple, il changerait IL en Illinois.
Lorsque vous utilisez l'expanseur de champ d'état, vous devez exporter chaque champ de l'adresse séparément. Lorsque vous créez vos instructions d'exportation, sélectionnez chaque champ de l'adresse au lieu de l'adresse postale complète. Si vous ne le faites pas, l'Expanseur de Champ d'État ne fonctionnera pas correctement.
L'expanseur de champ d'état ne reconnaîtra que les 50 états des États-Unis d'Amérique.
Utiliser l'Expanseur de Champ d'État
Cette fonctionnalité est déjà intégrée à l'exportation. Lorsque vous ajoutez des champs d'état à vos instructions d'exportation, vous avez le choix d'ajouter des abréviations d'état ou le nom complet de l'état.
- Sélectionnez un formulaire et choisissez Modifier.
- Choisissez Ajouter pour afficher la boîte de dialogue de sélection des extensions d'exportation.
-
Sélectionnez Expanseur de Champ d'État (IAEE.StEXP) dans la liste des formulaires et choisissez Ajouter.
- Dans la boîte de dialogue de l'Expanseur de Champ d'État, sélectionnez État/Province de l'Adresse dans la liste des champs et choisissez OK pour ajouter l'extension Expanseur de Champ d'État à la liste des Extensions d'Exportation Configurées.
Extension de Majuscules
Lors de la création d'étiquettes, vous pouvez vouloir que tous les champs soient en majuscules afin de respecter les normes d'adressage postal. L'extension d'exportation Convertir le Champ en Majuscules vous permet de convertir automatiquement un champ en majuscules lors de l'exécution d'un rapport avancé ou d'une exportation automatisée.
Si vous choisissez d'utiliser l'extension d'exportation Convertir le Champ en Majuscules sur des champs d'adresse individuels et de les exporter séparément, vous ne pouvez pas utiliser les règles d'envoi international d'InterAction.
Lors de la configuration de votre extension d'exportation, assurez-vous que le champ que vous souhaitez convertir en majuscules n'est pas groupé avec d'autres champs. Par exemple, si vous souhaitez uniquement que la ville d'une adresse soit convertie en majuscules, vous devez exporter chaque élément d'adresse séparément au lieu de faire partie du groupe de champs d'adresse.
Utiliser l'Extension Convertir le Champ en Majuscules
- Sélectionnez un formulaire et choisissez Modifier.
- Choisissez Ajouter pour afficher la boîte de dialogue de sélection des extensions d'exportation.
-
Lorsque vous configurez les extensions d'exportation, choisissez Extension de Majuscules (IAEE.UCASE) et choisissez Ajouter.
- Sélectionnez le champ que vous souhaitez mettre en majuscules et choisissez OK.
- Terminez la configuration de l'exportation automatisée ou du rapport avancé.
Diviseur de Champ VFAFE
L'extension d'exportation Diviseur de Champ VFAFE peut être utilisée pour séparer les champs exportés dans un champ supplémentaire qui utilise l'extension de champ supplémentaire variable. Cela est très utile pour créer des rapports et des exportations où vous souhaitez regrouper par une valeur dans le champ supplémentaire ou où vous souhaitez formater les valeurs dans le champ supplémentaire d'une manière différente.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez créer un rapport qui regroupe tout le personnel de l'entreprise par l'université ou le collège qu'ils ont fréquenté. Votre entreprise conserve cette information dans un champ supplémentaire qui utilise le champ variable AFE. Si vous exportiez simplement le champ supplémentaire, vous devriez écrire des formules spéciales pour lire uniquement le nom de l'école et aucun des autres champs inclus dans le champ supplémentaire.
L'extension d'exportation lit le champ supplémentaire et divise les sous-champs en champs séparés dans le fichier d'exportation. Par conséquent, un champ supplémentaire qui s'exportait comme suit :
Nom de famille,Prénom,Langue
Roberts,Edward,~^1Anglais~^Expert~^
Serait modifié comme suit après avoir été altéré par l'extension d'exportation :
Nom de famille,Prénom,Langue_Langue,Langue_Fluence
Roberts,Edward,Anglais,Expert
Le champ supplémentaire complet "Langue" serait toujours situé dans le fichier. Dans l'exemple, les champs réels seraient Nom de famille, Prénom, Langue_Langue et Langue_Fluence.
Les sous-champs du champ supplémentaire qui utilisaient le champ variable AFE sont renommés avec le nom du champ supplémentaire original, un underscore (_) et le nom de la sous-section. Lorsque vous créez votre rapport ou fusion et publipostage, vous utiliseriez ces noms de champs au lieu du nom du champ supplémentaire réel qui utilise le VFAFE.
Utiliser le Diviseur d'Extension de Champ Supplémentaire de Champ Variable
- Sélectionnez un formulaire et choisissez Modifier.
- Choisissez Ajouter pour afficher la boîte de dialogue de sélection de l'extension d'exportation.
-
Lorsque vous configurez les extensions d'exportation, choisissez Diviseur de Champ VFAFE (IAEE.vfafeEXP) et choisissez Ajouter.
-
Sélectionnez l'emplacement du champ supplémentaire dans InterAction.
Utilisez le bouton Parcourir pour trouver un autre dossier.
- Sélectionnez le nom du champ variable et examinez les champs qui seront ajoutés au fichier de données d'exportation (*.csv).
- Si le champ supplémentaire a été renommé dans le fichier de données d'exportation, sélectionnez le nom correct.
- Lorsque vous avez terminé, choisissez OK.
- Terminez la configuration de l'exportation automatisée ou du rapport avancé.
Champs Supplémentaires à Valeurs Multiples qui utilisent l'Expanseur de Champ Supplémentaire de Champ Variable
Lorsque vous utilisez cette extension d'exportation avec un champ supplémentaire à valeurs multiples, vous devez faire ce qui suit :
- N'incluez pas le champ secondaire. Les informations incluses dans le champ de relation sont déjà incluses dans la chaîne de données brute. Inclure le champ de relation ne fait qu'ajouter la même information à la chaîne deux fois, une fois brute et une fois entre parenthèses.
- Développez les valeurs multiples dans les instructions d'exportation. Le Diviseur de Champ VFAFE ne divise que la première valeur exportée. Vous devez configurer l'expanseur de champ à valeurs multiples pour qu'il s'exécute avant le diviseur VFAFE.