Avant de pouvoir créer un formulaire d'exportation automatisée, vous devez créer plusieurs composants pour le formulaire. Pour plus de détails, voir Aperçu de la création d'exportations automatisées.
- Ouvrez le dossier contenant les contacts à exporter.
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Choisissez Services > Exportation automatisée pour ouvrir la boîte de dialogue d'exportation automatisée InterAction. Tous les formulaires d'exportation disponibles apparaissent dans la liste des formulaires.
- Choisissez de créer un nouveau formulaire ou de modifier un formulaire existant.
- Pour créer un nouveau formulaire à partir de zéro, choisissez Nouveau.
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Pour modifier un formulaire existant, sélectionnez le formulaire et choisissez Modifier.
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Dans l'assistant de formulaire, entrez le nom du formulaire. Si vous modifiez le formulaire, vous ne pouvez pas changer le nom.
Rappelez-vous que les utilisateurs identifieront l'exportation par le nom et la description du formulaire. Vous devriez rendre les deux aussi descriptifs que possible.
- Saisissez ou modifiez la Description du formulaire.
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Sélectionnez l'Action à effectuer dans la liste des actions.
Pour des descriptions des actions fournies avec l'exportation automatisée, voir Utilisation des actions dans l'exportation automatisée.
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Selon l'action que vous avez choisie, entrez les informations appropriées dans le champ Document de fusion.
Si vous avez choisi Alors entrez Fusion et publipostage Le chemin complet vers le document de fusion dans la boîte Document de fusion. Alternativement, vous pouvez sélectionner Demander le document de fusion lors de l'exécution de ce formulaire. Exécuter un programme Le chemin complet vers le programme que vous souhaitez exécuter dans la boîte Nom du programme. Alternativement, vous pouvez sélectionner Demander le nom du programme lors de l'exécution de ce formulaire. Afficher un message Entrez le texte que vous souhaitez afficher dans la boîte Texte du message. Alternativement, vous pouvez sélectionner Demander le texte du message lors de l'exécution de ce formulaire. Sélectionner Demander le document de fusion lors de l'exécution de ce formulaire vous permet de configurer facilement un ensemble générique d'instructions pour les fusions et publipostages. Si vous avez plusieurs documents de fusion qui utilisent tous les mêmes instructions d'exportation, cela peut rendre beaucoup plus facile l'exécution de publipostages ponctuels.
Vous devez entrer le chemin complet et le nom de fichier pour tous les fichiers ou programmes que vous entrez ou choisissez le bouton Recherche (
) pour parcourir le fichier.
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Sélectionnez le fichier d'exportation dans la liste. La liste contient tous les fichiers d'exportation trouvés dans le répertoire Données. Vous pouvez également entrer le nom d'un fichier d'exportation.
Pour changer les paramètres régionaux de votre exportation (si vous devez changer les formats de date et de nombre pour les paramètres d'un autre pays), choisissez le bouton Options pour spécifier les options de sortie pour le type de fichier sélectionné. Voir Options internationales pour l'exportation pour plus d'informations.
- Sélectionnez les Instructions d'exportation dans la liste.
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Pour configurer les extensions d'exportation pour le formulaire, choisissez Ajouter. Pour des instructions sur la façon de configurer les extensions d'exportation, voir "Extensions d'exportation" à la page 1.
- Si vous créez une exportation automatisée système, cochez la case Enregistrer en tant que formulaire système.
- Une fois terminé, choisissez Enregistrer.
Exécution d'un programme et ouverture d'un fichier
Si vous choisissez d'utiliser l'action Exécuter un programme lors de la création d'une nouvelle exportation automatisée, InterAction exportera les données et ouvrira le programme. Il n'ouvrira pas un fichier, ni ne remplira un fichier dans le programme avec les données d'InterAction. Vous pouvez cependant spécifier un fichier à ouvrir dans le programme. Par exemple, vous pouvez exécuter Microsoft Excel et ouvrir une feuille de calcul Excel.
Exécuter un programme et ouvrir un fichier
- Ouvrez un dossier à exporter.
- Choisissez Services > Exportation automatisée pour ouvrir la boîte de dialogue d'exportation automatisée InterAction. Tous les formulaires d'exportation disponibles apparaissent dans la liste des formulaires.
- Choisissez de créer un nouveau formulaire ou de modifier un formulaire existant.
- Pour créer un nouveau formulaire à partir de zéro, choisissez Nouveau.
- Pour modifier un formulaire existant, sélectionnez le formulaire et choisissez Modifier.
- Complétez les champs Nom et Description.
- Dans le champ Action à effectuer, sélectionnez Exécuter un programme.
- Choisissez vos Instructions d'exportation et votre Fichier de données d'exportation.
- Dans le champ Nom du programme, entrez le nom du programme que vous souhaitez exécuter (incluez le chemin complet vers le programme).
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Sur la même ligne que le programme, entrez le chemin complet vers le fichier que vous souhaitez ouvrir. Assurez-vous d'entrer un espace entre le nom du fichier du programme et l'autre nom de fichier.
Remarque : N'utilisez pas le bouton Parcourir. Si vous utilisez le bouton Parcourir pour entrer le nom du fichier, il remplacera le chemin vers le nom du programme par le chemin vers le document.
- Continuez à créer l'exportation automatisée et choisissez Enregistrer pour l'enregistrer.