Les actions fournissent la partie automatisée de l'Exportation Automatisée. Elles fonctionnent en arrière-plan pour effectuer le traitement final des données exportées. Elles contrôlent où les données sont envoyées et ce qui en est fait. Par exemple, l'action de fusion et publipostage Word envoie les données à Microsoft® Word®, ouvre le document de fusion et commence le processus de fusion qui remplit les champs de fusion avec les données du fichier d'exportation.
Lorsque vous créez une nouvelle exportation automatisée, vous devez spécifier une action.
Un certain nombre de modules d'Action sont fournis avec l'Exportation Automatisée. Ce sont les suivants :
- Afficher un message
- Exécuter un programme
- Fusion et publipostage Word
- Fusions et publipostages Word avec l'option Pause
Lorsque vous installez l'Exportation Automatisée, vous pouvez indiquer quel traitement de texte vous utilisez et n'installer que les actions pour cette application.
Afficher un message
Cette action intégrée affiche un message lorsque l'exportation est terminée. Vous utilisez cette action le plus souvent lorsque vous créez de nouveaux documents de fusion. Le message est utile car il exporte les données complètes, y compris les données modifiées par les Extensions d'Exportation. Par exemple, supposons que vous deviez créer un document de publipostage pour un formulaire qui utilise l'extension d'exportation générateur de salutations. Comme l'extension d'exportation générateur de salutations crée un nouveau champ de fusion (salutation), vous devrez exécuter le formulaire avec les extensions d'exportation avant de pouvoir créer le document de fusion. Définir l'action sur Afficher un message exécutera l'exportation et créera tous les champs de fusion nécessaires.
Vous créez le texte du message dans le formulaire. Le message peut contenir jusqu'à 246 caractères.
Exécuter un programme
Cette action intégrée exécute un programme après l'exportation des données. Elle est similaire à la définition d'une nouvelle action, mais offre moins de fonctionnalités. Par exemple, vous pouvez configurer cette action pour ouvrir Microsoft Excel et utiliser des fonctions dans Excel pour intégrer les données dans une feuille de calcul existante qui inclut des calculs ou des macros intégrés (nécessite de construire une requête dans la feuille de calcul). Expliquer davantage ? L'action ne fera pas exécuter une macro par Excel ni effectuer d'autres actions sur les données. Si vous souhaitez qu'un fichier spécifique s'ouvre, vous pouvez également entrer le nom du fichier. Pour les instructions, voir Exécuter un programme et ouvrir un fichier.
Fusion et publipostage Word
Utilisez cette action pour effectuer des publipostages si votre programme de traitement de texte est Microsoft Word.
Cette action est un exécutable. Lorsqu'elle est utilisée, elle charge Word, ouvre le document de fusion et effectue un publipostage.
Fusions et publipostages Word avec l'option Pause
Le publipostage avec pause est similaire au publipostage régulier, sauf qu'un message s'affiche pour demander si vous souhaitez effectuer la fusion avant que les données exportées ne soient entrées dans les champs de fusion. Cela vous donne la possibilité de modifier le document de fusion avant que les données ne soient entrées. Vous utilisez le plus souvent cette action avec des lettres génériques qui doivent être modifiées avant utilisation.
Par exemple, supposons que votre entreprise propose une lettre type pour les nouveaux clients. Une secrétaire souhaite personnaliser la lettre pour inclure une note personnelle. Avant que la fusion ne soit effectuée, la secrétaire peut modifier la lettre pour inclure la note et tous les champs de fusion nécessaires. Lorsque la secrétaire choisit d'effectuer la fusion, la lettre modifiée sera remplie avec les données de contact d'InterAction.