Lorsque vous incluez des informations de dossier dans votre rapport, vous avez deux options :
- Dossier Actuel - Vous permet de spécifier des options pour le dossier actuel, par exemple, inclure des champs supplémentaires ou la date à laquelle le contact a été ajouté au dossier.
-
Dossier Sélectionné - Inclut les noms des dossiers auxquels le contact est lié. Vous pouvez inclure tous les dossiers ou des types de dossiers spécifiques.
Cette option est particulièrement utile pour maintenir une liste de clients "opt-out". Vous pouvez imprimer cette liste de contacts régulièrement et les retirer de tout dossier où les contacts reçoivent des communications marketing.
Rapport sur un Dossier Actuel
Le champ de données Dossier Actuel vous permet de spécifier des options à partir du dossier actuel, par exemple, si vous souhaitez inclure des champs supplémentaires ou la date à laquelle le contact a été ajouté au dossier.
Les options dans la boîte de dialogue Options du Dossier Actuel sont :
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Inclure le nom de ce dossier - Vous permet d'ajouter le nom du dossier actuel à votre rapport.
(Les options restantes ne s'appliquent que pour les options où les dossiers sont séparés en différentes lignes ou lorsque vous exportez uniquement la liste actuelle [cela ne s'applique pas si vous exportez tous les dossiers dans une colonne et les séparez par des points-virgules par exemple]).
- Inclure des champs supplémentaires spécifiques au dossier pour ce dossier - Vous permet d'ajouter les champs supplémentaires de chaque dossier au rapport. Chaque champ supplémentaire pour ce dossier sera disponible pour être ajouté à votre rapport en tant que colonne distincte. S'applique uniquement aux listes marketing et aux listes de travail.
- Inclure la date à laquelle le contact a été ajouté à ce dossier - Vous permet d'ajouter la date et l'heure auxquelles le contact a été ajouté à chaque dossier.
- Inclure l'utilisateur qui a ajouté le contact à ce dossier - Vous permet d'ajouter l'utilisateur InterAction qui a ajouté le contact à chaque dossier.
Inclure les Noms de Dossier dans un Rapport (Rapport sur les Dossiers Sélectionnés)
Inclure le champ de données Dossier Sélectionné vous permet d'inclure les noms des dossiers auxquels le contact est lié. Vous pouvez afficher tous les dossiers pour le contact ou seulement les dossiers sélectionnés. Seuls les dossiers de classe Administrative actifs peuvent être inclus.
Sélectionnez l'une des trois options puis sélectionnez les dossiers à inclure :
- Inclure tous les dossiers pour chaque contact
- Inclure uniquement les dossiers de type - Vous permet de sélectionner des types de dossiers et tous les dossiers sous ce type
- Inclure uniquement les dossiers sélectionnés - Vous permet de sélectionner des dossiers individuels
De nombreux contacts sont liés à plusieurs dossiers. Par conséquent, vous pouvez spécifier comment afficher ces dossiers dans votre rapport. Pour ce faire, choisissez l'onglet Organiser les Résultats.
Vous avez deux options :
- Inclure les dossiers contenant le contact dans un seul champ - Cette option est utile si vous souhaitez simplement voir les valeurs dans une liste. Les valeurs sont affichées ensemble dans une colonne. Initialement, les dossiers sont séparés par des points-virgules (;). Choisissez Changer le Séparateur pour sélectionner un séparateur différent entre chaque valeur (virgule, saut de ligne, etc.).
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Inclure une ligne distincte pour chaque dossier - Utilisez cette option lorsque vous créez des rapports qui regroupent par dossier. Une ligne distincte s'affiche pour le contact pour chaque dossier. Lorsque cette option est sélectionnée, vous avez plusieurs autres options :
- Inclure des champs supplémentaires spécifiques au dossier pour chaque dossier - Vous permet d'ajouter des champs supplémentaires au rapport. Voir Inclure des Champs Supplémentaires à partir des Listes/Dossiers Sélectionnés.
- Inclure la date à laquelle le contact a été ajouté à chaque dossier - Vous permet d'ajouter une colonne avec la date et l'heure auxquelles le contact a été ajouté à chaque dossier.
- Inclure l'utilisateur qui a ajouté le contact à chaque dossier - Vous permet d'ajouter une colonne avec l'utilisateur InterAction qui a ajouté le contact à chaque dossier.
- Incorporer les lignes dans le tableau Combiné - Vous permet d'inclure les lignes de données dans le tableau Combiné. Si cette option n'est pas sélectionnée, les lignes sont sorties dans un tableau distinct. Voir Qu'est-ce que le Tableau Combiné ? pour plus d'informations sur le tableau Combiné.