Il existe deux façons de trouver des contacts en utilisant le Windows Client d'InterAction. En utilisant la barre de recherche et la fonction de recherche avancée, vous pouvez entrer le nom du contact ou d'autres informations et trouver rapidement des contacts.
Si vous avez besoin de recherches plus sophistiquées, le Windows Client d'InterAction vous offre la possibilité de créer des recherches complexes et de les enregistrer pour une utilisation future.
En utilisant le Windows Client, vous pouvez rechercher tous les contacts dans la collection de l'entreprise. Cependant, vous ne pouvez pas rechercher des contacts dans les collections des utilisateurs, ni dans les collections de projets. Vous pouvez rechercher des contacts dans les listes de contacts des utilisateurs en utilisant le Web Client d'InterAction.
Pour plus d'informations sur l'utilisation des fonctionnalités de recherche du Windows Client, consultez les sujets suivants :
- Utilisation de la barre de recherche
- Définir les paramètres par défaut de la barre de recherche
- Utilisation de la recherche avancée
- Exécuter une recherche
Utilisation de la barre de recherche
La barre de recherche est le moyen le plus rapide de trouver un contact si vous connaissez le nom de famille ou le nom de l'entreprise du contact.
Lorsque vous recherchez un contact en utilisant la barre de recherche, InterAction recherchera par défaut les contacts dans les dossiers suivants :
- Dossier actuel
- Dossier des contacts de l'entreprise - Personnes (si vous recherchez des personnes)
- Dossier des contacts de l'entreprise - Entreprises (si vous recherchez des entreprises)
- Notre personnel
- Tous les dossiers dans vos favoris
- Tout dossier d'entreprise
Si les paramètres par défaut de la barre de recherche sont configurés pour vous le permettre, vous pouvez rechercher dans tous les dossiers auxquels vous avez des droits d'accès en lecture en choisissant Outils > Options. Pour plus d'informations, voir Définir les paramètres par défaut de la barre de recherche.
Vous pouvez configurer le Windows Client d'InterAction pour rechercher par défaut dans tous les dossiers auxquels vous avez accès en lecture. Pour plus d'informations, voir Définir les paramètres par défaut de la barre de recherche.
Lorsque vous utilisez la barre de recherche ou la recherche avancée, les résultats apparaissent dans une fenêtre de résultats de recherche qui se comporte comme un dossier ouvert. Vous ne pouvez avoir qu'une seule fenêtre de résultats de recherche ouverte à la fois.
Trouver un contact en utilisant la barre de recherche
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Faites l'une des actions suivantes :
- Entrez le nom de famille du contact dans la zone Nom.
- Entrez le nom de l'entreprise dans la zone Entreprise.
- Entrez à la fois le nom de famille de la personne et le nom de l'entreprise pour rechercher une personne associée à une entreprise.
Vous n'avez pas besoin d'entrer le nom de famille complet. Par exemple, vous pouvez entrer seulement les premières lettres du nom de famille. De même, vous pouvez utiliser des caractères génériques pour les lettres ou les parties d'un nom dont vous n'êtes pas sûr.
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Si vous entrez un nom de famille, vous pouvez cocher la case Ressemble à pour rechercher des noms qui ressemblent au nom entré.
Pour les contacts d'entreprise, la recherche "ressemble à" est disponible via la recherche avancée.
- Choisissez Rechercher maintenant.
Définir les paramètres par défaut de la barre de recherche
Étant donné que tous les contacts professionnels sont stockés dans l'un des dossiers publics, la recherche dans cet ensemble de dossiers est normalement suffisante. Cependant, les utilisateurs peuvent configurer leurs options InterAction pour rechercher dans tous les dossiers pour lesquels ils ont au moins un accès en lecture si nécessaire.
Sélectionner cette option ralentit la recherche et alourdit la base de données. Pour éviter cela, vous pouvez désactiver la fonction "tous les dossiers" dans l'Administrateur. Si cette fonction est désactivée, cette option est masquée dans le Windows Client.
Dans un environnement InterAction standard où tous les contacts professionnels sont sourcés dans les dossiers publics, vous devriez désactiver la fonction de recherche "tous les dossiers". Permettre aux utilisateurs de rechercher dans tous les dossiers n'apporte aucune valeur ajoutée et ralentit le système.
En plus de l'option "tous les dossiers", vous pouvez également définir si la limite de recherche est initialement activée. Cette limite restreint le nombre de contacts trouvés lors de la définition d'une relation. Le paramètre n'a aucun effet sur le nombre de contacts retournés lors de l'utilisation de la barre de recherche ou de la recherche avancée.
Utilisez l'Administrateur InterAction pour configurer les paramètres par défaut de recherche de contact.
Définir les paramètres par défaut de la barre de recherche
- Connectez-vous à l'Administrateur InterAction.
- Dans la liste des entités de la fenêtre principale, double-cliquez sur Configuration.
- Sélectionnez l'onglet Rechercher un contact.
- Pour définir l'option "tous les dossiers", sélectionnez ou désélectionnez l'option Permettre aux utilisateurs de choisir 'Tous les dossiers'.
- Si cette option est sélectionnée, les utilisateurs auront la possibilité de rechercher dans tous les dossiers pour lesquels ils ont un accès en lecture. Cela ralentira le système et alourdira la base de données.
- Si cette option est désélectionnée, les utilisateurs ne verront pas l'option de rechercher dans tous les dossiers.
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Sélectionnez ou désélectionnez l'option Limite de recherche initialement activée, et entrez la valeur par défaut de la limite de recherche.
Cette valeur n'est qu'une valeur par défaut. L'utilisateur peut modifier la limite de recherche ou la désactiver lors de la recherche de contacts.
- Choisissez OK.
Utilisation de la recherche avancée
Le bouton Recherche avancée vous permet de trouver un contact basé sur des informations autres que le nom de l'entreprise ou le nom de famille. Vous pouvez rechercher sur les éléments suivants :
- Informations sur le nom (prénom, nom de famille et entreprise)
- Numéro de téléphone
- Notes
- Valeurs de champs supplémentaires
- Classifications
La recherche avancée vous permet également de choisir si InterAction doit chercher dans le dossier actuel ou dans tous les dossiers.
Recherche avancée, contrairement à la barre de recherche, recherche des contacts qui sont sourcés ou liés dans les dossiers que vous choisissez de faire rechercher par InterAction.
- Sur la barre de recherche, choisissez Recherche avancée.
- Choisissez de rechercher des Personnes, des Entreprises, ou Les deux.
- Choisissez les dossiers dans lesquels vous souhaitez qu'InterAction recherche.
- En utilisant les onglets, sélectionnez les informations que vous souhaitez utiliser pour votre recherche et entrez vos critères.
- Choisissez OK pour commencer la recherche du contact.
Comme pour une recherche normale, InterAction retourne les résultats de la recherche dans une fenêtre de résultats de recherche.
Exécuter une recherche
Si vous devez effectuer une recherche plus complexe qui inclut des dossiers spécifiques, plusieurs critères ou d'autres spécifications, vous pouvez utiliser la fonction de recherche d'InterAction. Pour plus d'informations, voir Aperçu de la recherche.
Vous pouvez exécuter une recherche en faisant l'une des actions suivantes :
- Créez une recherche et choisissez Rechercher maintenant. Pour des instructions sur la création d'une recherche, voir Créer une recherche.
- Accédez à une recherche enregistrée dans la liste des dossiers et double-cliquez sur la recherche.
Les résultats de la recherche s'affichent dans une fenêtre de résultats de recherche qui se comporte comme un dossier. Vous pouvez avoir plusieurs fenêtres de résultats de recherche ouvertes en même temps. Cependant, il y a certaines restrictions sur ce que vous pouvez faire à partir d'une fenêtre de résultats de recherche. Si la recherche inclut plusieurs dossiers, vous ne pouvez effectuer que les actions suivantes :
- Ajouter une activité concernant les contacts.
- Définir ou effacer un champ supplémentaire global.
- Appliquer ou supprimer une classification globale.
- Lier les contacts marqués dans un autre dossier.
Vous ne pouvez pas effectuer les actions suivantes sur les contacts marqués dans les résultats d'une recherche incluant plusieurs dossiers :
- Ajouter une activité, un champ supplémentaire ou une classification au niveau du dossier.
- Déplacer les contacts marqués vers un autre dossier.
- Supprimer les contacts marqués.