Para acceder a las actividades de un contacto, abre los detalles del contacto y selecciona la vista Actividades.
Campos ingresados para una actividad
Cuando creas una actividad, debes completar las pestañas General, Contactos, Documentos y Otros del cuadro de diálogo.
La siguiente tabla describe toda la información que ingresas al crear o editar una actividad.
Información que ingresas para una actividad
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Parte superior del cuadro de diálogo/Pestaña General | |
| Resumen | Una breve descripción de la actividad. Se muestra cuando ves una lista de actividades. |
| Tipo | El tipo de actividad se utiliza para clasificar la actividad. Esto es útil para buscar y filtrar actividades. Por ejemplo, puedes filtrar rápidamente la lista de actividades para mostrar solo llamadas telefónicas (actividades con el tipo Llamada telefónica). |
| Sobre |
Indica de qué trata la actividad. Puede configurarse en una de las siguientes opciones: • Contactos. • Una carpeta específica. • Un asunto, compromiso u oportunidad específica, si tu organización tiene licencia para alguno de estos módulos. Este campo ayuda a los usuarios a elegir qué actividades ver, buscar, etc. Por ejemplo, los usuarios de Web Client pueden buscar actividades relacionadas con una determinada carpeta. Los responsables de informes que usan el Windows Client pueden crear informes que incluyan actividades relacionadas con contactos, una carpeta en particular o asuntos, compromisos u oportunidades. |
| ¿Quién puede ver esto? |
Indica quién en tu organización puede ver la actividad. Puedes configurar esto en una de las siguientes opciones: • Todos • Grupo específico • Lo determina la carpeta • Lo determina el asunto/compromiso/oportunidad Para más detalles, consulta Acceso para ver una actividad o documento en el Windows Client. |
| Solo permitirme editar esto | Si está seleccionado, indica que solo la persona que creó la actividad puede editarla. Si no está seleccionado, cualquier persona que pueda ver una actividad relacionada con contactos también puede editar la actividad. Las actividades relacionadas con una carpeta, asunto, oportunidad o compromiso utilizan una seguridad diferente para controlar quién puede editar esta información. Para más detalles, consulta Acceso para editar y eliminar actividades y documentos. |
| Fecha/Hora | Indica la fecha y hora de la actividad. Esto se establece automáticamente en la fecha y hora actual cuando agregas una nueva actividad. |
| Descripción | Contiene el texto detallado de la actividad. |
| Abrir un correo electrónico para enviar un enlace a esta actividad | Si está seleccionado, se abre un nuevo mensaje de correo electrónico con un enlace a la actividad después de elegir OK. |
| Pestaña Contactos | |
| Creador | La persona que creó la actividad. Al agregar una actividad en el Windows Client, puedes cambiar esto a otro usuario. |
| Lista de contactos en la actividad |
Cada contacto incluido en la actividad se muestra en la lista. Puedes agregar cualquier cantidad de contactos a la actividad. Normalmente, cuando agregas una persona a una actividad, también se incluye la empresa asociada a esa persona. Para más información sobre por qué deberías incluir la empresa, consulta ¿Por qué debería incluir la empresa de una persona en una actividad? Las actividades relacionadas con asuntos, oportunidades o compromisos no tienen que incluir contactos. |
|
Pestaña Documentos Esta pestaña solo se incluye si tu organización ha habilitado la función de referencias de documentos. |
|
| Lista de documentos en la actividad |
Cada documento incluido en la actividad se muestra en la lista. Puedes agregar cualquier cantidad de documentos a la actividad. Para más detalles sobre cómo adjuntar documentos a actividades, consulta Adjuntar documentos a actividades y contactos. |
| Pestaña Otros | |
| Expira después de | Indica cuándo expira la actividad. Las actividades expiradas se eliminan automáticamente de InterAction de forma regular. Dependiendo del tipo de actividad, es posible que no puedas cambiar esta configuración. |
Agregar una actividad relacionada con contactos
- Inicia la nueva actividad, ya sea para un solo contacto o para varios contactos a la vez.
- Para crear una actividad para un solo contacto, abre los detalles del contacto y selecciona la vista Actividades. Elige Actividades > Nuevo.
- Para crear una actividad para varios contactos, marca cada uno de los contactos en la lista y luego elige Marcar > Agregar actividad.
- Ingresa un breve Resumen de la actividad. Ten en cuenta que este campo no puede quedar en blanco.
- Selecciona el Tipo correspondiente. Los tipos de actividad se utilizan al buscar y ver actividades.
-
En la lista desplegable Sobre, selecciona Solo contactos.
También puedes crear actividades relacionadas con una carpeta. Para más detalles, consulta Agregar una actividad relacionada con una carpeta.
-
Selecciona la opción adecuada en la lista desplegable ¿Quién puede ver esto?. Esto determina qué otros usuarios de InterAction pueden ver la actividad.
Para Haz esto Agregar una actividad que todos puedan ver Selecciona Todos.
Ten en cuenta que cualquier otro usuario también puede editar la actividad, a menos que selecciones la casilla Solo permitirme editar esto.
Agregar una actividad que solo los miembros de un grupo puedan ver Selecciona el grupo de la lista.
Se muestran todos los grupos de los que eres miembro.
Ten en cuenta que cualquier usuario del grupo también puede editar la actividad, a menos que selecciones la casilla Solo permitirme editar esto.
Si estás creando una actividad relacionada con una carpeta, puede que haya opciones adicionales disponibles en la lista desplegable ¿Quién puede ver esto?. Consulta Agregar una actividad relacionada con una carpeta.
- Si quieres restringir la edición de la actividad solo a ti, selecciona la casilla Solo permitirme editar esto.
- Si es necesario, cambia la Fecha y la Hora de la actividad.
- Por defecto, estos campos se establecen en la fecha y hora actual.
- Por ejemplo, puedes querer cambiar estos campos si la actividad representa una reunión o evento que ya tuvo lugar. Puedes cambiar la fecha y hora a la fecha y hora reales del evento.
- También puedes seleccionar una fecha futura. Esto es útil para crear un recordatorio de un evento próximo.
- Ingresa el texto de la actividad en el cuadro de edición Descripción.
- Si quieres enviar un enlace de la actividad a otro usuario de InterAction, selecciona la casilla Abrir un correo electrónico para enviar un enlace a esta actividad.
- Elige la pestaña Contactos para revisar los contactos incluidos en la actividad. Puedes agregar y quitar contactos según sea necesario.
-
Para agregar otro contacto a la actividad, escribe el nombre del contacto en el cuadro de edición Contacto y elige Agregar.
Si agregaste un nuevo contacto a InterAction, es posible que no esté disponible para agregarlo a la actividad. Consulta ¿Por qué no puedo agregar mi contacto recién creado a una actividad? para más información.
- Para quitar un contacto de la actividad, elige el enlace Quitar junto al contacto.
- Cuando agregas una persona a la actividad, también puedes seleccionar agregar la empresa asociada a esa persona. Para más detalles sobre por qué esto es recomendable, consulta ¿Por qué debería incluir la empresa de una persona en una actividad?.
- También puedes cambiar el Creador de la actividad a otro usuario.
-
-
Si quieres agregar documentos a la actividad, elige la pestaña Documentos. Ten en cuenta que esta opción solo está disponible si tu organización la ha habilitado.
Para más detalles, consulta Adjuntar un documento a una actividad.
-
Si quieres revisar o cambiar la fecha de expiración de la actividad, elige la pestaña Otros. Selecciona el número de días, semanas o años antes de que la actividad sea eliminada de InterAction.
Es posible que no puedas cambiar la fecha de expiración para algunas actividades. Esto se determina según el tipo de actividad.
- Elige OK para finalizar y guardar la nueva actividad.
¿Por qué no puedo agregar mi contacto recién creado a una actividad?
Cuando agregas un contacto en el Windows Client, ese contacto se añade a la base de datos de InterAction. Sin embargo, si intentas agregar inmediatamente el contacto a una actividad existente, es posible que no puedas hacerlo. Esto se debe a que el Windows Client visualiza la información de actividades a través de la memoria caché del Application Server. Si la caché no se ha actualizado desde que creaste el contacto, no podrás verlo en el contexto de la actividad.
El servidor de aplicaciones mantiene la caché actualizada al actualizarla de forma regular. La frecuencia de actualización de la caché la configura el administrador de InterAction, pero la mayoría de las organizaciones la establecen entre 15 y 60 minutos (el valor predeterminado es 15 minutos).
Para más información, consulte con su administrador de InterAction o la guía Administrar InterAction.
Agregar una actividad relacionada con una carpeta
Puede crear actividades relacionadas con carpetas. Normalmente esto se utiliza con listas de trabajo o listas de marketing, pero puede crear una actividad relacionada con cualquier carpeta para la que tenga derechos de acceso para agregar actividades.
Tenga en cuenta que una actividad relacionada con una carpeta puede incluir cualquier contacto; no es necesario que todos los contactos estén en la carpeta.
- En el Windows Client, abra la carpeta para la que desea crear la actividad.
- Inicie la nueva actividad, ya sea para un solo contacto o para varios contactos a la vez.
- Para crear una actividad para un solo contacto, abra los detalles del contacto y elija la vista Actividades. Seleccione Actividades > Nuevo.
- Para crear una actividad para varios contactos, marque cada uno de los contactos en la lista y luego seleccione Marcar > Agregar actividad.
-
Ingrese un Resumen y seleccione el Tipo de la actividad.
Para más detalles sobre estos campos, consulte Campos ingresados para una actividad.
-
En la lista desplegable Relacionado con, seleccione Carpeta y confirme que se muestre el nombre de la carpeta.
Solo puede crear una actividad relacionada con la carpeta que aparece en el campo Nombre. No puede buscar otra carpeta.
-
Seleccione la opción adecuada en la lista desplegable Quién puede ver esto. Esto determina qué otros usuarios de InterAction pueden ver la actividad.
Para Haga esto Agregar una actividad que solo los usuarios con acceso para ver la carpeta puedan ver. Seleccione La carpeta determina. Agregar una actividad que todos puedan ver. Seleccione Todos. Agregar una actividad que solo los miembros de un grupo puedan ver. Seleccione el grupo de la lista.
Se mostrarán todos los grupos de los que usted es miembro.
-
Si desea restringir la edición de la actividad solo a usted, marque la casilla Solo permitirme editar esto.
Si no selecciona esta casilla, otros usuarios con acceso para editar datos específicos de la carpeta podrán editar la actividad. Por ejemplo, en una lista de marketing, los usuarios con derechos para editar actividades podrán editar la actividad. Para más detalles sobre la seguridad de las actividades, consulte Seguridad para actividades y documentos en Windows Client.
- Complete las pestañas restantes de la actividad (General, Contactos, Documentos y Otros). Para más detalles sobre estas configuraciones, consulte Campos ingresados para una actividad.
- Seleccione OK para finalizar y guardar la nueva actividad.
[1] Establezca Relacionado con en Carpeta.
[2] El Nombre debería aparecer por defecto con el nombre de la carpeta desde la que inició la actividad. Solo puede crear una actividad relacionada con esta carpeta (no puede buscar otra carpeta).
[3] Puede elegir La carpeta determina en el campo Quién puede ver esto. En este caso, los derechos de acceso de la carpeta determinan quién puede ver la actividad.
¿Por qué debería incluir la empresa de una persona en una actividad?
Cuando crea una actividad, puede agregarla a varios contactos. Además, InterAction ofrece la posibilidad de incluir automáticamente la empresa asociada de cada persona en la actividad. Por ejemplo, si agrega a Jane Tarnoff a la actividad, su empresa asociada, Telenorth Financial Services, también se agregará.
Incluir la empresa de la persona en la actividad es recomendable por las siguientes razones:
- Al ver una empresa en InterAction, tendrá la lista completa de actividades que ocurrieron con la empresa. No tendrá que revisar todos los empleados de la empresa para otras interacciones que quizás no se hayan registrado en el registro de la empresa.
- Cuando la persona deja la empresa, la actividad no se pierde del registro de la empresa.
- De igual manera, el contacto de la persona conserva la actividad como registro de la interacción de su organización con esa persona.
Editar una actividad
Si la casilla Solo permitirme editar esto fue seleccionada para la actividad, solo podrá editarla si usted fue quien la creó originalmente.
Si la casilla Solo permitirme editar esto no está seleccionada, entonces si puede editar la actividad depende del tipo de actividad:
- Para una actividad relacionada con contactos, puede editarla si puede verla.
- Para actividades relacionadas con una carpeta, puede editarla si tiene derechos de acceso para editar actividades en la carpeta.
- Para actividades relacionadas con un asunto, oportunidad o compromiso, se aplican las configuraciones de seguridad del módulo correspondiente. Consulte la documentación proporcionada con el módulo para más detalles.
Para editar una actividad, haga lo siguiente:
- Abra los detalles del contacto y elija la vista Actividades.
- Seleccione la actividad y elija Actividades > Editar.
- Edite la información de la actividad. Para más información sobre los campos de la actividad, consulte Campos ingresados para una actividad.
- Cuando termine, seleccione OK.
Eliminar una actividad
Si la casilla Solo permitirme editar esto fue seleccionada para la actividad, solo podrá eliminar la actividad si usted fue quien la creó originalmente.
Si la casilla Solo permitirme editar esto no está seleccionada, entonces si puede eliminar la actividad depende del tipo de actividad:
- Para una actividad relacionada con contactos, puede eliminarla si puede verla.
- Para actividades relacionadas con una carpeta, puede eliminarla si tiene derechos de acceso para eliminar actividades en la carpeta.
- Para actividades relacionadas con un asunto, oportunidad o compromiso, se aplican las configuraciones de seguridad del módulo correspondiente. Consulte la documentación proporcionada con el módulo para más detalles.
Para eliminar una actividad, haga lo siguiente:
- Abra los detalles del contacto y elija la vista Actividades.
- Seleccione la actividad y elija Actividades > Eliminar.
-
Si la actividad incluye varios contactos, especifique si desea eliminar toda la actividad o solo quitar el contacto actual de la actividad y seleccione OK.
- Si solo hay un contacto en la actividad, confirme la eliminación seleccionando Sí.
Filtrar la lista de actividades de un contacto
Existen varias formas de ajustar la vista de actividades de un contacto para enfocarse en lo que es importante para usted.
Ordenar la lista de actividades
Puede ordenar la vista de Actividades por cualquiera de las columnas haciendo clic en el encabezado de la columna.
Filtrar por Relacionado con
La barra de contexto de la vista de Actividades contiene filtros para incluir o excluir actividades según con qué están relacionadas. Puede ver actividades relacionadas con una carpeta específica o con todas las carpetas. También puede elegir incluir o excluir actividades relacionadas con contactos.
[A] Filtro de carpeta. En este ejemplo, la vista muestra actividades relacionadas con todas las carpetas. Puede elegir una carpeta específica de la lista.
[B] Filtro global. Puede incluir o excluir actividades relacionadas con contactos.
Filtrar por fecha, tipo u originador
También puede filtrar actividades por fecha, tipo u originador:
El filtro de actividades ofrece capacidades de filtrado adicionales más allá de los filtros de la barra de contexto.
- Abra los detalles del contacto y elija la vista Actividades.
-
Seleccione Actividades > Filtrar para mostrar el cuadro de diálogo Filtrar actividades.
- Elija uno de los botones de opción de Fecha para establecer el rango de fechas que desea mostrar. Cambie los rangos de fechas si es necesario.
- Si lo desea, seleccione un Originador y/o un Tipo de actividad para filtrar aún más la lista de actividades.
- Marque la opción Guardar como filtro de actividad predeterminado si desea que InterAction use este conjunto de criterios como predeterminado al elegir la vista de Actividad.
- Seleccione OK cuando termine de definir el filtro.
Borrar el filtro de actividades
- Abra los detalles del contacto y elija la vista Actividades.
- Seleccione Actividades > Filtrar para mostrar el cuadro de diálogo Filtrar actividades.
- Seleccione Borrar para eliminar todos los criterios seleccionados.
- Seleccione OK.