Los recordatorios de InterAction son una excelente manera de obtener valor rápido y sencillo de InterAction. Con solo un poco de configuración, puedes empezar a recibir recordatorios periódicos que incluyen el contenido de tu organización y usar esa información para mantener el contacto con tus clientes y prospectos.
Los recordatorios son útiles porque:
- Identifican a las personas clave con las que debes mantener el contacto
- Permiten programar mensajes regulares que te recuerdan cuándo comunicarte nuevamente con estos contactos
- Proporcionan detalles importantes para mostrar a los clientes/prospectos lo valiosos que son
- Ofrecen acceso fácil a información más detallada para ayudar a fortalecer las relaciones
Consulta los siguientes temas:
- ¿Qué es la función de Recordatorios?
- Qué no están diseñados para hacer los Recordatorios
- Configurar las preferencias de Recordatorios
- Agregar o editar recordatorios
- Ver recordatorios
¿Qué es la función de Recordatorios?
La función de Recordatorios te permite configurar mensajes de correo electrónico para que recuerdes comunicarte con contactos clave. La función de Recordatorios consiste tanto en un recordatorio como en un mensaje de recordatorio.
Recordatorios
Un recordatorio es donde configuras el mensaje de recordatorio que deseas recibir. Puedes configurar recordatorios para ti mismo desde el Windows Client, un PIM o el Web Client. En el Windows Client y el Web Client, también puedes crear y gestionar recordatorios para tu equipo de clientes si tienes permiso para crear recordatorios para otros como Client Team Manager. Tu administrador de InterAction puede otorgarte este permiso en InterAction Administrator.
Un Client Team Manager gestiona equipos de clientes o grupos de profesionales dedicados a construir relaciones y obtener más negocios de clientes específicos. Estas personas pueden asignar y gestionar recordatorios para clientes a los miembros del equipo de clientes.
Un recordatorio es una configuración de:
- Usuario - tú o alguien a quien gestionas en un equipo de clientes
- Contacto - la persona o empresa sobre la que quieres recibir un recordatorio
- Frecuencia - la periodicidad con la que deseas recibir el recordatorio (diaria o semanal) o si debe ser solo una vez
- Fecha - el día en que se enviará el próximo mensaje
- Descripción - notas que se muestran en el recordatorio y explican por qué te estás poniendo en contacto con el contacto
Los recordatorios siguen estas reglas:
-
Cada recordatorio solo puede tener un contacto.
No se pueden agregar varios contactos al mismo recordatorio.
-
Los recordatorios están limitados a un solo usuario.
Varios usuarios no pueden compartir el mismo recordatorio. Sin embargo, diferentes usuarios pueden tener sus propios recordatorios individuales para los mismos contactos.
- Solo los usuarios, sus apoderados o un Client Team Manager pueden ver un recordatorio.
No hay límites en la cantidad de recordatorios que puedes tener en general o para un contacto en particular.
Mensajes de Recordatorio
Un mensaje es el correo electrónico real que se te envía. Puedes decidir cómo y cuándo actuar sobre el mensaje. El mensaje incluye:
- La información necesaria para decidir si es necesario una reunión o llamada
- Información de contacto para realizar la comunicación
- Un enlace para agregar una actividad
- Un resumen de tu última actividad relacionada con este contacto
- Una opción para ver un informe o enviarlo
- La posibilidad de editar el próximo recordatorio
El formato y contenido del mensaje está definido por las plantillas del sitio diseñadas por tu organización.
Qué no están diseñados para hacer los Recordatorios
Los recordatorios están pensados para ayudarte a construir y fortalecer tus relaciones. No están diseñados para:
- Gestión avanzada de tareas
- Calendarios avanzados
-
Acciones de gestión de oportunidades
Si tu organización necesita esta funcionalidad, contacta a tu representante de ventas de LexisNexis InterAction sobre InterAction Opportunities.
- Flujos de trabajo avanzados
Configurar las preferencias de Recordatorios
Antes de crear recordatorios, configura tus preferencias para los nuevos recordatorios. Accede a las preferencias de recordatorios de la siguiente manera:
- Selecciona Ver > Recordatorios > Mis recordatorios para abrir el cuadro de diálogo Mis recordatorios, luego selecciona Acciones > Preferencias para abrir el cuadro de diálogo de Preferencias de recordatorios
- Selecciona InterAction > Configuración > Configuración de recordatorios
Estas preferencias son la configuración predeterminada, que puedes modificar para cada recordatorio. Establece tu configuración predeterminada y luego selecciona OK.
Preferencias de Recordatorios
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Formato de correo electrónico | |
| Selecciona el formato de visualización para los mensajes de recordatorio | Determina el formato de los correos electrónicos de recordatorio: HTML o texto |
| Opciones de entrega | |
| Entregar |
Determina la frecuencia de entrega: • Diario en días laborables • Semanal en cualquier día laborable |
| Informe |
Determina cómo se entregan los informes: • Se muestra el selector de informes • Un informe específico que selecciones desde el selector de informes |
| Nuevos recordatorios | |
| Repetir cada | Determina la frecuencia inicial para los nuevos recordatorios en incrementos de 1 a 12 semanas o meses |
Cuadro de diálogo de Preferencias de Recordatorios
Agregar o editar recordatorios
Puedes agregar o editar recordatorios para ti mismo en el Windows Client si tienes habilitada la función de recordatorios. También puedes agregar o editar recordatorios en nombre de otra persona si eres Client Team Manager en InterAction Administrator.
Dónde puedes agregar recordatorios en el Windows Client
Los usuarios pueden editar recordatorios desde estos lugares:
- Desde la ventana principal, selecciona Contacto > Agregar recordatorios (para ti o para otros)
- Desde la ventana principal, selecciona el icono Agregar recordatorio
(para ti o para otros)
- Desde la ventana principal, selecciona Ver > Recordatorios > Mis recordatorios, luego selecciona el botón Agregar (para ti o para otros)
- Desde la ventana principal, selecciona Ver > Recordatorios > Recordatorios para otros usuarios, luego selecciona el botón Agregar (para ti o para otros)
- Desde Detalles de contacto, selecciona Recordatorios > Agregar o el icono Agregar recordatorio (para ti)
[A] Botón Agregar en el cuadro de diálogo Recordatorios para otros usuarios
[B] Botón Agregar en el cuadro de diálogo Mis recordatorios
[C] Elemento de menú Recordatorios > Agregar en Detalles de contacto
[D] Botón Agregar recordatorio
Crear un recordatorio desde el Windows Client
- Elige agregar un recordatorio desde el cuadro de diálogo Agregar recordatorio, que puedes abrir desde cualquiera de los lugares indicados en Dónde puedes agregar recordatorios en el Windows Client.
-
Si deseas crear el recordatorio para otra persona, selecciona ese usuario en la lista desplegable Crear para usuario.
Esta opción no está disponible cuando eliges agregar un recordatorio desde el cuadro de diálogo Mis recordatorios.
- Selecciona Buscar contacto para buscar el contacto sobre el que quieres (o quieres que otra persona) recibir un recordatorio, si no estás agregando el recordatorio desde Detalles de contacto o el menú Contacto.
-
Elige si el recordatorio será recurrente o de una sola vez.
Para Haz esto Configurar un recordatorio recurrente 1. Selecciona la opción Recurrente.
2. Establece cada cuánto recibir el recordatorio: cada 1 a 12 semanas o meses.
3. Elige una fecha de inicio.
Configurar un recordatorio de una sola vez Selecciona la opción Una vez.
Establece la fecha para recibir el recordatorio.
Consulta Recomendaciones para crear recordatorios para más información.
- Ingresa una breve descripción sobre el motivo por el que se creó este recordatorio en el cuadro Descripción.
-
Selecciona OK.
Ahora puedes ver y editar este recordatorio desde una vista de recordatorios. Para más información, consulta Ver recordatorios.
Recomendaciones para crear recordatorios
- Piensa bien al elegir entre entrega diaria o semanal. Elige un periodo en el que tú (o el usuario para quien creas los recordatorios) tengas tiempo libre.
- Ten cuidado al configurar recordatorios. Puedes elegir los mismos contactos que otros usuarios y saturar al contacto con demasiadas llamadas. Revisa las actividades recientes de ese contacto y asegúrate de no abrumarlo.
- Comienza poco a poco y crea unos 6 recordatorios que quieras recibir en las próximas semanas.
- Elige contactos con los que no hayas hablado en un tiempo y ten un motivo para llamarlos
- Distribuye los recordatorios para no recibir todos los mensajes de recordatorio en la misma semana.
- No superes los 20 en total: no existe una opción para eliminar recordatorios en masa.
Editar recordatorios en el Windows Client
Los usuarios pueden editar recordatorios desde estos lugares:
- En Detalles de contacto, selecciona Recordatorios > Editar o el icono Editar recordatorio
- En el cuadro de diálogo Mis recordatorios, selecciona el enlace Editar recordatorio
- En el cuadro de diálogo Recordatorios para otros usuarios, selecciona el botón Editar
[A] Elemento de menú Recordatorios > Editar en Detalles de contacto
[B] Botón Editar recordatorio
[C] Enlace Editar en el cuadro de diálogo Mis recordatorios
[D] Botón Editar en el cuadro de diálogo Recordatorios para otros usuarios
Editar un recordatorio en el Windows Client
- Elige editar un recordatorio desde cualquiera de estos lugares.
- En Detalles de contacto, seleccionando Recordatorios > Editar o el icono Editar recordatorio
- En el cuadro de diálogo Mis recordatorios, el enlace Editar recordatorio
- En el cuadro de diálogo Recordatorios para otros usuarios, el botón Editar
- Cambia la recurrencia del recordatorio, la fecha del próximo o la fecha de entrega de un recordatorio de una sola vez, si es necesario.
-
Cuando termines, selecciona OK.
Ahora puedes ver y editar este recordatorio desde una vista de recordatorios. Para más información, consulta Ver recordatorios.
Ver recordatorios
Puedes ver los recordatorios próximos y pasados para ti mismo en el Windows Client. También puedes ver los recordatorios de otros usuarios, si eres Client Team Manager, desde el Windows Client. Hay cuatro vistas diferentes:
- Mis recordatorios
- Mis recordatorios para este contacto
- Todos los recordatorios para este contacto
- Recordatorios para otros usuarios
Dónde puedes ver recordatorios en el Windows Client
| Vista de recordatorios | Ubicación en el Windows Client |
|---|---|
|
Mis recordatorios - desde aquí puedes ver y editar recordatorios: • Que creaste tú • Que un apoderado creó en tu nombre (en el Web Client o desde un PIM) • Que un gerente del equipo de clientes creó para ti |
Desde la vista principal, selecciona Ver > Recordatorios > Mis recordatorios. |
|
Mis recordatorios para este contacto - desde aquí puedes ver y editar recordatorios para un contacto específico que: • Creaste tú • Un apoderado creó en tu nombre (en el Web Client o desde un PIM) • Un gerente del equipo de clientes creó para ti |
Desde los detalles del contacto, selecciona Recordatorios, luego selecciona Vista de recordatorios > Mis recordatorios para este contacto. |
| Todos los recordatorios para este contacto - esta vista está pensada para gerentes del equipo de clientes. Muestra todos los recordatorios de un contacto específico. Su objetivo es asegurar que haya cobertura total para un contacto, no gestionar el trabajo de un usuario. | Desde los detalles del contacto, selecciona Recordatorios, luego selecciona Vista de recordatorios > Todos los recordatorios para este contacto. |
| Recordatorios para otros usuarios - esta vista también está pensada para gerentes del equipo de clientes, para ver los recordatorios que tú como gerente u otros gerentes del equipo de clientes han creado para otros usuarios; es una buena herramienta para incorporar nuevos miembros al equipo. | Desde la vista principal, selecciona Ver > Recordatorios > Recordatorios para otro usuario. |
Acciones que puedes realizar desde una vista de recordatorios
Desde cualquiera de las vistas de recordatorios, puedes realizar las siguientes tareas:
Acciones disponibles desde una vista de recordatorios
| Acción | Vista de recordatorios y dónde realizar la acción |
|---|---|
| Agregar una actividad |
• Mis recordatorios - botón Agregar actividad u opción Agregar actividad en el menú contextual • Mis recordatorios para este contacto - botón Agregar una actividad a <‘este contacto’> u opción Agregar actividad en el menú contextual • Todos los recordatorios para este contacto - botón Agregar una actividad a <‘este contacto’> u opción Agregar actividad en el menú contextual |
| Eliminar un recordatorio |
• Mis recordatorios - enlace Eliminar u opción Eliminar en el menú contextual • Mis recordatorios para este contacto - botón Eliminar recordatorio o Recordatorios > Eliminar o elemento Eliminar en el menú contextual • Todos los recordatorios para este contacto - botón Eliminar recordatorio o Recordatorios > Eliminar o elemento Eliminar en el menú contextual • Recordatorios para otros usuarios - botón Eliminar |
| Agregar un recordatorio |
• Mis recordatorios - botón Agregar o elemento Agregar recordatorio en el menú contextual • Mis recordatorios para este contacto - botón Agregar recordatorio o Recordatorios > Agregar o elemento Agregar recordatorio en el menú contextual • Todos los recordatorios para este contacto - botón Agregar recordatorio o Recordatorios > Agregar o elemento Agregar recordatorio en el menú contextual • Recordatorios para otros usuarios - botón Agregar |
| Editar un recordatorio |
• Mis recordatorios - enlace Editar o elemento Editar en el menú contextual • Mis recordatorios para este contacto - botón Editar recordatorio o Recordatorios > Editar o elemento Editar en el menú contextual • Todos los recordatorios para este contacto - botón Editar recordatorio o Recordatorios > Editar o elemento Editar en el menú contextual • Recordatorios para otros usuarios - botón Editar |
| Ver un contacto |
• Mis recordatorios - elemento Ver contacto en el menú contextual o Acciones > Ver contacto • Mis recordatorios para este contacto - vista general de los detalles del contacto • Todos los recordatorios para este contacto - vista general de los detalles del contacto |
| Ver un recordatorio |
• Mis recordatorios - vista predeterminada • Mis recordatorios para este contacto - vista predeterminada • Todos los recordatorios para este contacto - vista predeterminada • Recordatorios para otros usuarios - vista predeterminada |
| Ver todos mis recordatorios |
• Mis recordatorios - vista predeterminada • Recordatorios para otros usuarios - elígete a ti mismo en la lista desplegable Mostrar recordatorios de |
| Ver un informe | Mis recordatorios - elemento Ver informe en el menú contextual o Acciones > Ver informe |
| Buscar en esta ventana... |
• Mis recordatorios para este contacto - elemento en el menú contextual • Todos los recordatorios para este contacto - elemento en el menú contextual • Recordatorios para otros usuarios - elemento en el menú contextual |
| Restablecer columnas |
• Mis recordatorios para este contacto - elemento en el menú contextual • Todos los recordatorios para este contacto - elemento en el menú contextual • Recordatorios para otros usuarios - elemento en el menú contextual |
| Cambiar preferencias |
• Mis recordatorios - Acciones > Preferencias • Mis recordatorios para este contacto - selecciona Herramientas > Opciones, selecciona la pestaña Preferencias, luego selecciona el botón Preferencias • Todos los recordatorios para este contacto - selecciona Herramientas > Opciones, selecciona la pestaña Preferencias, luego selecciona el botón Preferencias |
| Acceder a la ayuda | Mis recordatorios - Acciones > Ayuda |