La posibilidad de ver, agregar, editar o eliminar actividades o documentos depende de las opciones seleccionadas al crear el elemento y del tipo de elemento con el que esté trabajando.
Tenga en cuenta que estos elementos tienen reglas de seguridad especiales: las reglas globales y específicas de carpetas que se usan en otras áreas de InterAction no necesariamente se aplican aquí. Para más detalles, consulte los siguientes temas:
- Acceso para ver una actividad o documento en Windows Client
- Acceso para crear actividades y adjuntar documentos
- Acceso para editar y eliminar actividades y documentos
Acceso para ver una actividad o documento en Windows Client
Al crear una nueva actividad o adjuntar un documento a un contacto, puede especificar qué usuarios podrán ver el elemento seleccionando una opción en la lista desplegable Quién puede ver esto.
En el contexto de este tema, “ver un documento” significa tanto ver la información sobre el documento (como el nombre y el tipo) como abrir el propio documento.
Al usar Windows Client, están disponibles las siguientes opciones:
| Opción | Significado |
|---|---|
| Todos | Todos los usuarios de InterAction pueden ver la actividad o el documento. |
| Grupo específico | Todos los miembros del grupo pueden ver la actividad o el documento. Puede seleccionar cualquier grupo del que sea miembro. |
|
La carpeta lo determina (disponible solo para actividades) |
Se utilizan los derechos de acceso normales de la carpeta para determinar quién puede ver la actividad. Solo los usuarios con acceso de lectura a la carpeta pueden ver la actividad. Esta opción solo está disponible para actividades relacionadas con una carpeta específica. No está disponible para documentos adjuntos a un contacto. |
Opciones similares están disponibles al agregar una cita en Microsoft® Outlook®. Tenga en cuenta que no existe la opción Quién puede ver esto al adjuntar un documento a una actividad, ya que en ese caso se aplica la seguridad de la actividad.
Si tiene suficiente acceso para ver una actividad, puede ver toda la información asociada a ella, sin importar otros derechos de acceso.
Por ejemplo, suponga que Ed Roberts no tiene acceso a la lista de marketing Technology Newsletter. Normalmente, no puede ver esta carpeta ni los contactos que contiene. La usuaria Lisa Short crea una actividad relacionada con esta lista de marketing y establece la opción Quién puede ver esto en Todos. Ed puede ver esta actividad. Esto significa que puede ver todo lo siguiente:
- Los nombres de los contactos en la actividad. Esto incluye cualquier contacto específico de la carpeta Technology Newsletter que Ed normalmente no podría ver. Sin embargo, solo puede ver la información del nombre que aparece en la actividad; no puede ver los detalles de esos contactos.
- El nombre de la carpeta a la que se refiere la actividad (Technology Newsletter).
- Toda la información y documentos asociados con la actividad.
Acceso para crear actividades y adjuntar documentos
El acceso para agregar nuevas actividades en InterAction depende del tipo de actividad y de su configuración de acceso.
-
Siempre puede crear actividades relacionadas con contactos.
Al crear una actividad relacionada con contactos, puede agregar cualquier contacto al que tenga acceso. Esto puede incluir tanto contactos de la lista de la empresa como contactos almacenados en carpetas de InterAction.
- Para agregar una actividad relacionada con una carpeta en particular, debe tener derechos de acceso de Agregar actividad en la carpeta.
- Puede adjuntar un documento a cualquier contacto al que tenga acceso (siempre que su organización haya habilitado las funciones de documentos).
Acceso para editar y eliminar actividades y documentos
El acceso para editar o eliminar una actividad o documento existente depende del tipo de elemento y de su configuración de acceso.
En el contexto de este tema, “editar un documento” significa tanto editar la información sobre el documento (como cambiar la descripción del documento) como reemplazar el documento por una nueva versión, tal como se describe en Editar y reemplazar documentos.
La persona que crea una actividad o adjunta un documento puede seleccionar la casilla Solo permitirme editar esto. Si se selecciona esta opción, solo el creador y sus apoderados pueden editar la actividad o el documento, sin importar cualquier otra configuración. La opción Solo permitirme editar esto tiene prioridad sobre cualquier otra configuración de seguridad de edición en el elemento.
Para actividades y documentos que no tienen seleccionada la casilla Solo permitirme editar esto, se aplican las siguientes reglas:
- Para una actividad o documento relacionado con contactos, puede editarlo o eliminarlo si puede verlo.
- Para una actividad relacionada con una carpeta, puede editarla si tiene derechos de acceso para Editar actividad en la carpeta. Puede eliminarla si tiene derechos para Eliminar actividades en la carpeta.
- Para actividades relacionadas con un asunto, oportunidad o compromiso, se aplican las configuraciones de seguridad definidas para el módulo. Consulte la documentación proporcionada con el módulo para más detalles.
Tenga en cuenta que estas reglas de seguridad no se aplican a los documentos adjuntos a una actividad. Para estos casos, se utilizan las configuraciones de seguridad de la actividad.