InterAction-Erinnerungen sind eine großartige Möglichkeit, schnell und einfach Mehrwert aus InterAction zu ziehen. Mit nur wenig Einrichtung können Sie regelmäßige Erinnerungen erhalten, die die Inhalte Ihrer Organisation enthalten, und diese Informationen nutzen, um mit Ihren Kunden und potenziellen Kunden in Kontakt zu bleiben.
Erinnerungen sind hilfreich, weil sie:
- Schlüsselpersonen identifizieren, mit denen Sie in Kontakt bleiben sollten
- Regelmäßig geplante Nachrichten einrichten, die Sie daran erinnern, wann Sie sich wieder bei diesen Kontakten melden sollten
- Wichtige Details liefern, um Kunden und Interessenten zu zeigen, wie sehr sie geschätzt werden
- Einen einfachen Zugang zu weiteren Informationen bieten, um Beziehungen zu stärken
Siehe die folgenden Themen:
- Was ist die Erinnerungsfunktion?
- Was Erinnerungen nicht leisten sollen
- Erinnerungs-Einstellungen festlegen
- Erinnerungen hinzufügen oder bearbeiten
- Erinnerungen anzeigen
Was ist die Erinnerungsfunktion?
Mit der Erinnerungsfunktion können Sie E-Mail-Nachrichten einrichten, damit Sie daran denken, mit wichtigen Kontakten zu kommunizieren. Die Erinnerungsfunktion besteht aus einer Erinnerung und einer Erinnerungsnachricht.
Erinnerungen
Eine Erinnerung ist die Konfiguration der Nachricht, die Sie erhalten möchten. Sie können Erinnerungen für sich selbst im Windows Client, einem PIM oder dem Web Client einrichten. Im Windows Client und im Web Client können Sie – sofern Sie die Berechtigung als Client Team Manager haben – auch Erinnerungen für Ihr Kundenteam erstellen und verwalten. Ihr InterAction-Administrator kann Ihnen dieses Recht im InterAction Administrator zuweisen.
Ein Client Team Manager verwaltet Kundenteams oder Gruppen von Fachleuten, die sich darauf konzentrieren, Beziehungen zu bestimmten Kunden aufzubauen und mehr Geschäft mit ihnen zu generieren. Diese Personen können Erinnerungen für Kunden an Mitglieder des Kundenteams zuweisen und verwalten.
Eine Erinnerung besteht aus folgenden Einstellungen:
- Benutzer – Sie selbst oder jemand, den Sie in einem Kundenteam verwalten
- Kontakt – die Person oder das Unternehmen, an die/den Sie erinnert werden möchten
- Häufigkeit – wie oft Sie erinnert werden möchten (täglich oder wöchentlich) oder ob es sich um eine einmalige Erinnerung handelt
- Datum – der Tag, an dem die nächste Nachricht gesendet wird
- Beschreibung – Notizen, die in der Erinnerung angezeigt werden und erklären, warum Sie den Kontakt aufnehmen
Für Erinnerungen gelten folgende Regeln:
-
Jede Erinnerung kann nur einen Kontakt enthalten.
Benutzer können nicht mehrere Kontakte in einer Erinnerung zusammenfassen.
-
Erinnerungen sind auf einen Benutzer beschränkt.
Mehrere Benutzer können sich keine Erinnerung teilen. Allerdings können verschiedene Benutzer eigene Erinnerungen für denselben Kontakt haben.
- Nur Benutzer, deren Stellvertreter oder ein Client Team Manager können eine Erinnerung sehen.
Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Erinnerungen, die Sie insgesamt oder für einen bestimmten Kontakt haben können.
Erinnerungsnachrichten
Eine Nachricht ist die eigentliche E-Mail, die Sie erhalten. Sie entscheiden selbst, wie und wann Sie auf die Nachricht reagieren. Die Nachricht enthält:
- Die Informationen, die Sie benötigen, um zu entscheiden, ob ein Treffen oder Anruf notwendig ist
- Kontaktinformationen, um die Kommunikation durchzuführen
- Einen Link, um eine Aktivität hinzuzufügen
- Eine Zusammenfassung Ihrer letzten Aktivität zu diesem Kontakt
- Eine Möglichkeit, einen Bericht anzusehen oder zu versenden
- Die Möglichkeit, die nächste Erinnerung zu bearbeiten
Das Format und der Inhalt der Nachricht werden durch von Ihrer Organisation erstellte Vorlagen festgelegt.
Was Erinnerungen nicht leisten sollen
Erinnerungen sollen Ihnen helfen, Ihre Beziehungen aufzubauen und zu stärken. Sie sind nicht gedacht für:
- Erweiterte Aufgabenverwaltung
- Erweiterte Kalenderfunktionen
-
Aktionen im Deal-Management
Wenn Ihre Organisation diese Funktionen benötigt, wenden Sie sich bitte an Ihren LexisNexis InterAction Vertriebsmitarbeiter bezüglich InterAction Opportunities.
- Erweiterte Workflows
Erinnerungs-Einstellungen festlegen
Bevor Sie Erinnerungen erstellen, konfigurieren Sie Ihre Einstellungen für neue Erinnerungen. Sie erreichen die Einstellungen für Erinnerungen, indem Sie:
- Ansicht > Erinnerungen > Meine Erinnerungen wählen, um den Dialog „Meine Erinnerungen“ zu öffnen, und dann Aktionen > Einstellungen, um das Dialogfeld „Erinnerungs-Einstellungen“ zu öffnen
- InterAction > Einstellungen > Erinnerungseinstellungen wählen
Diese Einstellungen sind Standardwerte, die Sie für einzelne Erinnerungen überschreiben können. Legen Sie Ihre Standardwerte fest und wählen Sie dann OK.
Erinnerungs-Einstellungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Format | |
| Wählen Sie das Anzeigeformat für Erinnerungsnachrichten | Legt das Format der Erinnerungs-E-Mails fest: entweder HTML oder Text |
| Zustelloptionen | |
| Zustellen |
Legt die Zustellhäufigkeit fest: • Täglich an Werktagen • Wöchentlich an einem beliebigen Werktag |
| Bericht |
Legt fest, wie Berichte zugestellt werden: • Der Berichts-Auswahldialog wird angezeigt • Ein bestimmter Bericht, den Sie aus dem Auswahldialog wählen |
| Neue Erinnerungen | |
| Wiederholen alle | Legt die Anfangshäufigkeit für neue Erinnerungen in Schritten von 1–12 Wochen oder Monaten fest |
Dialogfeld „Erinnerungs-Einstellungen“
Erinnerungen hinzufügen oder bearbeiten
Sie können Erinnerungen für sich selbst im Windows Client hinzufügen oder bearbeiten, wenn Sie für Erinnerungen freigeschaltet sind. Sie können auch Erinnerungen im Namen einer anderen Person hinzufügen oder bearbeiten, wenn Sie im InterAction Administrator als Client Team Manager eingetragen sind.
Wo Sie im Windows Client Erinnerungen hinzufügen können
Benutzer können Erinnerungen an folgenden Stellen bearbeiten:
- Im Hauptfenster über Kontakt > Erinnerungen hinzufügen (für sich selbst oder andere)
- Im Hauptfenster über das Symbol Erinnerung hinzufügen
(für sich selbst oder andere)
- Im Hauptfenster über Ansicht > Erinnerungen > Meine Erinnerungen und dann die Schaltfläche Hinzufügen (für sich selbst oder andere)
- Im Hauptfenster über Ansicht > Erinnerungen > Erinnerungen für andere Benutzer und dann die Schaltfläche Hinzufügen (für sich selbst oder andere)
- In den Kontaktdetails über Erinnerungen > Hinzufügen oder das Symbol Erinnerung hinzufügen (für sich selbst)
[A] Hinzufügen-Schaltfläche im Dialog „Erinnerungen für andere Benutzer“
[B] Hinzufügen-Schaltfläche im Dialog „Meine Erinnerungen“
[C] Menüpunkt Erinnerungen > Hinzufügen in den Kontaktdetails
[D] Erinnerung hinzufügen-Schaltfläche
Eine Erinnerung im Windows Client erstellen
- Wählen Sie, von wo aus Sie eine Erinnerung hinzufügen möchten – siehe Wo Sie im Windows Client Erinnerungen hinzufügen können.
-
Wenn Sie die Erinnerung für jemand anderen erstellen möchten, wählen Sie diesen Benutzer aus der Dropdown-Liste „Für Benutzer erstellen“ aus.
Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn Sie die Erinnerung aus dem Dialog „Meine Erinnerungen“ hinzufügen.
- Wählen Sie Kontakt suchen, um nach dem Kontakt zu suchen, an den Sie (oder eine andere Person) erinnert werden möchten, sofern Sie die Erinnerung nicht direkt aus den Kontaktdetails oder dem Menü Kontakt hinzufügen.
-
Wählen Sie, ob die Erinnerung wiederkehrend oder einmalig sein soll.
Ziel So geht’s Eine wiederkehrende Erinnerung einrichten 1. Wählen Sie die Option Wiederkehrend.
2. Legen Sie fest, wie oft Sie die Erinnerung erhalten möchten: alle 1–12 Wochen oder Monate.
3. Wählen Sie ein Startdatum.
Eine einmalige Erinnerung einrichten Wählen Sie die Option Einmalig.
Legen Sie das Datum fest, an dem Sie die Erinnerung erhalten möchten.
Weitere Informationen finden Sie unter Empfehlungen für das Erstellen von Erinnerungen.
- Geben Sie im Feld Beschreibung eine kurze Begründung ein, warum diese Erinnerung erstellt wurde.
-
Wählen Sie OK.
Sie können diese Erinnerung nun in einer Erinnerungsansicht anzeigen und bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungen anzeigen.
Empfehlungen für das Erstellen von Erinnerungen
- Überlegen Sie genau, ob Sie tägliche oder wöchentliche Zustellung wählen. Wählen Sie einen Zeitraum, in dem Sie (oder der Benutzer, für den Sie Erinnerungen erstellen) Zeit haben.
- Seien Sie vorsichtig beim Einrichten von Erinnerungen. Es kann sein, dass Sie dieselben Kontakte wie andere Benutzer auswählen und den Kontakt mit zu vielen Anrufen überfluten. Prüfen Sie die letzten Aktivitäten zu diesem Kontakt und stellen Sie sicher, dass Sie den Kontakt nicht überfordern.
- Starten Sie langsam und erstellen Sie etwa 6 Erinnerungen, die Sie in den nächsten Wochen erhalten möchten.
- Wählen Sie Kontakte, mit denen Sie länger nicht gesprochen haben, und haben Sie einen Grund für den Anruf
- Verteilen Sie die Erinnerungen so, dass Sie nicht alle Erinnerungsnachrichten in derselben Woche erhalten.
- Zielen Sie auf maximal 20 Erinnerungen insgesamt – es gibt keine Massenlöschfunktion für Erinnerungen.
Erinnerungen im Windows Client bearbeiten
Benutzer können Erinnerungen an folgenden Stellen bearbeiten:
- In den Kontaktdetails über Erinnerungen > Bearbeiten oder das Symbol Erinnerung bearbeiten
- Im Dialog „Meine Erinnerungen“ über den Link Erinnerung bearbeiten
- Im Dialog „Erinnerungen für andere Benutzer“ über die Schaltfläche Bearbeiten
[A] Menüpunkt Erinnerungen > Bearbeiten in den Kontaktdetails
[B] Erinnerung bearbeiten-Schaltfläche
[C] Erinnerung bearbeiten-Link im Dialog „Meine Erinnerungen“
[D] Bearbeiten-Schaltfläche im Dialog „Erinnerungen für andere Benutzer“
Eine Erinnerung im Windows Client bearbeiten
- Wählen Sie, von wo aus Sie eine Erinnerung bearbeiten möchten.
- In den Kontaktdetails über Erinnerungen > Bearbeiten oder das Symbol Erinnerung bearbeiten
- Im Dialog „Meine Erinnerungen“ über den Link Erinnerung bearbeiten
- Im Dialog „Erinnerungen für andere Benutzer“ über die Schaltfläche Bearbeiten
- Ändern Sie bei Bedarf die Wiederholung der Erinnerung, das Datum der nächsten Erinnerung oder das Zustelldatum einer einmaligen Erinnerung.
-
Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK.
Sie können diese Erinnerung nun in einer Erinnerungsansicht anzeigen und bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungen anzeigen.
Erinnerungen anzeigen
Sie können bevorstehende und vergangene Erinnerungen für sich selbst im Windows Client anzeigen. Wenn Sie Client Team Manager sind, können Sie im Windows Client auch Erinnerungen für andere Benutzer einsehen. Es gibt vier verschiedene Ansichten:
- Meine Erinnerungen
- Meine Erinnerungen für diesen Kontakt
- Alle Erinnerungen für diesen Kontakt
- Erinnerungen für andere Benutzer
Wo Sie im Windows Client Erinnerungen anzeigen können
| Erinnerungsansicht | Position im Windows Client |
|---|---|
|
Meine Erinnerungen – hier können Sie Erinnerungen anzeigen und bearbeiten: • Die Sie selbst erstellt haben • Die ein Stellvertreter in Ihrem Namen erstellt hat (im Web Client oder aus einem PIM) • Die ein Client Team Manager für Sie erstellt hat |
Wählen Sie in der Hauptansicht Ansicht > Erinnerungen > Meine Erinnerungen. |
|
Meine Erinnerungen für diesen Kontakt – hier können Sie Erinnerungen für einen bestimmten Kontakt anzeigen und bearbeiten, die: • Sie selbst erstellt haben • Ein Stellvertreter in Ihrem Namen erstellt hat (im Web Client oder aus einem PIM) • Ein Client Team Manager für Sie erstellt hat |
Wählen Sie in den Kontaktdetails Erinnerungen und dann Erinnerungsansicht > Meine Erinnerungen für diesen Kontakt. |
| Alle Erinnerungen für diesen Kontakt – diese Ansicht ist für Client Team Manager gedacht. Sie zeigt alle Erinnerungen für einen bestimmten Kontakt an. Ziel ist es, sicherzustellen, dass ein Kontakt vollständig abgedeckt ist, nicht die Verwaltung der Aufgaben eines Nutzers. | Wählen Sie in den Kontaktdetails Erinnerungen und dann Erinnerungsansicht > Alle Erinnerungen für diesen Kontakt. |
| Erinnerungen für andere Nutzer – diese Ansicht ist ebenfalls für Client Team Manager gedacht, um Erinnerungen anzuzeigen, die Sie als Manager oder andere Client Team Manager für andere Nutzer erstellt haben; sie ist ein gutes Werkzeug für das Onboarding neuer Teammitglieder. | Wählen Sie in der Hauptansicht Ansicht > Erinnerungen > Erinnerungen für andere Nutzer. |
Aktionen, die Sie aus einer Erinnerungsansicht durchführen können
In jeder Erinnerungsansicht können Sie folgende Aufgaben ausführen:
Verfügbare Aktionen in einer Erinnerungsansicht
| Aktion | Erinnerungsansicht und wo Sie die Aktion ausführen |
|---|---|
| Aktivität hinzufügen |
• Meine Erinnerungen – Aktivität hinzufügen-Button oder Aktivität hinzufügen im Rechtsklick-Menü • Meine Erinnerungen für diesen Kontakt – Aktivität zu <‘diesem Kontakt’> hinzufügen-Button oder Aktivität hinzufügen im Rechtsklick-Menü • Alle Erinnerungen für diesen Kontakt – Aktivität zu <‘diesem Kontakt’> hinzufügen-Button oder Aktivität hinzufügen im Rechtsklick-Menü |
| Erinnerung löschen |
• Meine Erinnerungen – Löschen-Link oder Löschen im Rechtsklick-Menü • Meine Erinnerungen für diesen Kontakt – Erinnerung löschen-Button oder Erinnerungen > Löschen oder Löschen im Rechtsklick-Menü • Alle Erinnerungen für diesen Kontakt – Erinnerung löschen-Button oder Erinnerungen > Löschen oder Löschen im Rechtsklick-Menü • Erinnerungen für andere Nutzer – Löschen-Button |
| Erinnerung hinzufügen |
• Meine Erinnerungen – Hinzufügen-Button oder Erinnerung hinzufügen im Rechtsklick-Menü • Meine Erinnerungen für diesen Kontakt – Erinnerung hinzufügen-Button oder Erinnerungen > Hinzufügen oder Erinnerung hinzufügen im Rechtsklick-Menü • Alle Erinnerungen für diesen Kontakt – Erinnerung hinzufügen-Button oder Erinnerungen > Hinzufügen oder Erinnerung hinzufügen im Rechtsklick-Menü • Erinnerungen für andere Nutzer – Hinzufügen-Button |
| Erinnerung bearbeiten |
• Meine Erinnerungen – Bearbeiten-Link oder Bearbeiten im Rechtsklick-Menü • Meine Erinnerungen für diesen Kontakt – Erinnerung bearbeiten-Button oder Erinnerungen > Bearbeiten oder Bearbeiten im Rechtsklick-Menü • Alle Erinnerungen für diesen Kontakt – Erinnerung bearbeiten-Button oder Erinnerungen > Bearbeiten oder Bearbeiten im Rechtsklick-Menü • Erinnerungen für andere Nutzer – Bearbeiten-Button |
| Kontakt anzeigen |
• Meine Erinnerungen – Kontakt anzeigen im Rechtsklick-Menü oder Aktionen > Kontakt anzeigen • Meine Erinnerungen für diesen Kontakt – Allgemeine Ansicht der Kontaktdetails • Alle Erinnerungen für diesen Kontakt – Allgemeine Ansicht der Kontaktdetails |
| Erinnerung anzeigen |
• Meine Erinnerungen – Standardansicht • Meine Erinnerungen für diesen Kontakt – Standardansicht • Alle Erinnerungen für diesen Kontakt – Standardansicht • Erinnerungen für andere Nutzer – Standardansicht |
| Alle meine Erinnerungen anzeigen |
• Meine Erinnerungen – Standardansicht • Erinnerungen für andere Nutzer – wählen Sie sich selbst in der Erinnerungen anzeigen für-Dropdown-Liste aus |
| Bericht anzeigen | Meine Erinnerungen – Bericht anzeigen im Rechtsklick-Menü oder Aktionen > Bericht anzeigen |
| In diesem Fenster suchen... |
• Meine Erinnerungen für diesen Kontakt – Rechtsklick-Menü • Alle Erinnerungen für diesen Kontakt – Rechtsklick-Menü • Erinnerungen für andere Nutzer – Rechtsklick-Menü |
| Spalten zurücksetzen |
• Meine Erinnerungen für diesen Kontakt – Rechtsklick-Menü • Alle Erinnerungen für diesen Kontakt – Rechtsklick-Menü • Erinnerungen für andere Nutzer – Rechtsklick-Menü |
| Einstellungen ändern |
• Meine Erinnerungen – Aktionen > Einstellungen • Meine Erinnerungen für diesen Kontakt – wählen Sie Extras > Optionen, dann den Tab Einstellungen und anschließend den Einstellungen-Button • Alle Erinnerungen für diesen Kontakt – wählen Sie Extras > Optionen, dann den Tab Einstellungen und anschließend den Einstellungen-Button |
| Hilfe aufrufen | Meine Erinnerungen – Aktionen > Hilfe |