Le informazioni spesso risultano più utili quando vengono visualizzate per gruppo. Ad esempio, un report che raggruppa i partecipanti a un evento per sponsor può essere utile durante la pianificazione degli eventi. Inoltre, puoi utilizzare i gruppi per eseguire calcoli sui dati: puoi contare, sommare o effettuare altri calcoli su un campo incluso nel gruppo.
Il report predefinito di InterAction "Elenco contatti per sponsor" è un buon esempio di raggruppamento. Il report è raggruppato per sponsor.
Come funzionano insieme ordinamento e raggruppamento
Di solito, è consigliabile ordinare le informazioni in base ai campi su cui si effettua il raggruppamento. Ad esempio, un report che contiene dati per ogni contatto può risultare difficile da consultare se i contatti non sono visualizzati in ordine alfabetico per nome.
L’ordinamento è particolarmente importante quando si raggruppano le informazioni, perché se non ordini i dati in base ai campi su cui stai raggruppando, il report potrebbe restituire risultati inattesi. L’evento più comune è che le stesse informazioni compaiano due volte nel report. Ad esempio, se raggruppi per nome del contatto ma non ordini per nome del contatto, potresti vedere lo stesso contatto più volte nel report.
La parte importante di questo passaggio è raggruppare i dati simili. Non è sempre necessario ordinare per il campo su cui si sta raggruppando. Ad esempio, molti report ordinano per nome del contatto, ma sono raggruppati in base all’ID del contatto.
Se utilizzi più gruppi nel tuo report, ordina i dati utilizzando più campi.
Per ulteriori informazioni sull’ordinamento dei dati in un report, consulta Procedura guidata nuovo report contatto: Ordinamento delle informazioni.
Raggruppamento per Unique_ID vs. Nome del contatto
Raggruppare le informazioni per contatto è molto comune quando si creano report. Tuttavia, raggruppare per nome del contatto non è sempre la scelta migliore. Ad esempio, potresti avere più persone nel database con il nome John Smith. Se raggruppi per nome del contatto, tutte le persone chiamate John Smith appariranno come un unico contatto nel report.
Per evitare questo problema, dovresti raggruppare le informazioni per Unique_ID. Raggruppando per Unique_ID, ogni contatto unico viene visualizzato separatamente, anche se hanno nomi identici. Unique_ID è un numero veramente unico perché viene generato utilizzando l’ID contatto aziendale e il campo Source_ID, così come l’ID contatto utente e il campo Source_ID.
Per raggruppare per ID, seleziona Unique_ID nella proprietà DataField del gruppo. Unique_ID viene selezionato automaticamente per essere incluso nel report; non è necessario selezionarlo nell’elenco dei campi di InterAction.
Anche se stai raggruppando per Unique_ID, ordina il report in base al nome del contatto.
Aggiungere un gruppo a un report
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Nella fase di ordinamento durante la creazione o la modifica di un report, assicurati di ordinare per il campo in base al quale vuoi raggruppare le informazioni.
Per dettagli, consulta Procedura guidata nuovo report contatto: Ordinamento delle informazioni.
- Nell’area dettagli del report, fai clic con il tasto destro sul report e scegli Inserisci > Inserisci intestazione/piè di pagina gruppo.
- Seleziona l’intestazione della sezione (ad esempio GroupHeader1) per il gruppo.
- Nella proprietà DataField del gruppo, seleziona il campo in base al quale vuoi raggruppare le informazioni.
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Nell’area dettagli del report, aggiungi il campo che vuoi visualizzare nella sezione GroupHeader.
Non è necessario mostrare nel gruppo l’intestazione del campo che stai usando per raggruppare le informazioni. Ad esempio, molti dei report forniti con InterAction raggruppano in base all’Unique_ID del contatto, ma l’intestazione del gruppo mostra il nome del contatto.
[1] Per raggruppare una sezione nel report, seleziona l’intestazione della sezione e poi imposta la proprietà DataField sul campo per cui vuoi raggruppare. Puoi raggruppare per un singolo campo (ad esempio, Unique_ID) o per un campo concatenato.
[1] Anche se il gruppo è raggruppato per Unique_ID, il report è progettato per mostrare Full_Name nella sezione GroupHeader.
Aggiungere un gruppo all’interno di un gruppo
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Nella fase di ordinamento durante la creazione o la modifica di un report, assicurati di ordinare per il campo in base al quale vuoi raggruppare le informazioni.
Per dettagli, consulta Procedura guidata nuovo report contatto: Ordinamento delle informazioni.
- Nell’area dettagli del report, fai clic con il tasto destro sul report e scegli Inserisci > Inserisci intestazione/piè di pagina gruppo.
- Seleziona l’intestazione della sezione per il gruppo.
- Nella proprietà DataField del gruppo, seleziona il campo in base al quale vuoi raggruppare le informazioni.
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Nell’area dettagli del report, aggiungi il campo che vuoi visualizzare nella sezione GroupHeader.
Non è necessario mostrare nel gruppo l’intestazione del campo che stai usando per raggruppare le informazioni. Ad esempio, molti dei report forniti con InterAction raggruppano in base all’Unique_ID del contatto, ma l’intestazione del gruppo mostra il nome del contatto.
- Per controllare l’ordine dei gruppi, fai clic con il tasto destro sul report e scegli Riordina gruppi.
Report di InterAction che utilizzano il raggruppamento
Molti report predefiniti di InterAction utilizzano il raggruppamento. Consulta i seguenti report per degli esempi.
Report predefiniti di InterAction che utilizzano il raggruppamento
| Nome report | Il report è raggruppato per ... |
|---|---|
| Elenco contatti per azienda | Nome azienda |
| Attività contatti | Unique_ID |
| Liste marketing per un contatto | Unique_ID |
| Contatti per settore | Settore |
| Attività per tipo | Tipo (Tipo attività) |
| Attività per originatore | Nome originatore |
| Appuntamenti per tipo | Tipo (Tipo appuntamento) |
| Appuntamenti per originatore | Nome originatore |