Prima di procedere con l’invio degli inviti e la gestione delle risposte, rivedi l’elenco degli invitati:
- Controlla che i dati dei contatti siano completi, ad esempio le informazioni sull’indirizzo.
Assicurati che nessun contatto nell’elenco sia incluso nella lista *Non inviare comunicazioni di marketing. Puoi farlo eseguendo prima una ricerca con i seguenti criteri e poi rimuovendo i contatti elencati dalla cartella dell’evento:
Il contatto è collegato a *Non inviare comunicazioni di marketing
E
Il contatto è collegato a [Nome cartella evento]
La tua organizzazione potrebbe avere ulteriori esclusioni che potresti voler includere in questa ricerca.
- Se un dipartimento sponsor o utenti professionali hanno contribuito a compilare l’elenco degli invitati, potresti voler far loro rivedere i contatti che hanno aggiunto.
Gestione degli inviti
- Seleziona tutti i contatti nella cartella dell’evento. Usa le funzioni di buste, etichette e/o stampa unione di InterAction per generare il materiale per l’invio degli inviti. Gli inviti dovrebbero includere una cartolina RSVP, con uno spazio per indicare il numero e il nome degli ospiti, se previsto.
- Mentre i contatti sono ancora selezionati, aggiungi un’attività globale relativa all’evento di tipo Invitato, con il nome e la data dell’evento nel campo Riepilogo dell’attività.
- Mentre i contatti sono ancora selezionati, imposta il campo aggiuntivo Invito inviato sulla data in cui stai inviando gli inviti.
- Mentre i contatti sono ancora selezionati, imposta il campo aggiuntivo RSVP sul valore predefinito Nessuna risposta. Questo permette agli utenti del Web Client di effettuare ricerche su questo valore.
- Mentre i contatti sono ancora selezionati, cancella i flag dei contatti. Questo indica che l’invito è stato inviato.
Dopo aver stampato le etichette e inviato gli inviti ai contatti attualmente collegati alla cartella dell’evento, configura la Gestione delle modifiche ai dati per controllare eventuali nuovi contatti aggiunti all’elenco dell’evento.
Imposta l’Azione richiesta aggiunta su Revisione. Se qualche utente aggiunge nuovi contatti all’elenco, viene inviato un ticket di Gestione delle modifiche ai dati al data steward responsabile della mailing list dell’evento. Il data steward responsabile deve controllare regolarmente la casella di posta della Gestione delle modifiche ai dati per i contatti aggiunti all’elenco e completare i passaggi da 1 a 5 per stampare le etichette dei nuovi contatti aggiunti alla cartella dell’evento, aggiungere le attività e impostare i campi aggiuntivi. Approva i ticket di Gestione delle modifiche ai dati dopo aver stampato le etichette.
Gestione delle risposte
- Quando ricevi le risposte RSVP, imposta il campo aggiuntivo RSVP per ciascun contatto di conseguenza. Per i contatti che portano ospiti, imposta anche i campi aggiuntivi Numero di ospiti e Nome/i dell’ospite.
- Se gli invitati possono portare ospiti, aggiungi ogni ospite come contatto nella cartella Contatti aziendali - Persone. Imposta il campo aggiuntivo Ospite di con il nome del contatto che lo porta come ospite.
- Una volta ricevute tutte le risposte RSVP e impostato il campo aggiuntivo RSVP, cerca tutti i contatti il cui campo RSVP è impostato su Sì. Seleziona tutti i contatti nei risultati della ricerca e aggiungi un’attività globale relativa all’evento di tipo RSVP con Parteciperà a [Nome evento] nel campo Riepilogo dell’attività. Ripeti per i contatti il cui campo RSVP è impostato su No e Provvisorio e registra le attività appropriate. In questo modo, i professionisti e i loro assistenti vengono avvisati nelle loro liste di avvisi su come i loro contatti hanno risposto agli inviti.
- Quando si avvicina la scadenza RSVP, cerca nella cartella dell’evento i contatti il cui campo RSVP è Nessuna risposta. Invia un’email broadcast per ricordare agli invitati la scadenza dell’evento.
Per gestire la partecipazione all’evento in seguito, crea una ricerca salvata Contatti e ospiti che partecipano a [Nome evento], con i seguenti criteri:
Contatti in cui il campo aggiuntivo RSVP è impostato su Sì
OPPURE
Contatti in cui il campo aggiuntivo Ospite di ha un qualsiasi valore
Utilizzo di campi aggiuntivi e attività per gli eventi
Più volte in questo capitolo ti viene chiesto di impostare un campo aggiuntivo e aggiungere un’attività. Ad esempio, quando ricevi una risposta RSVP positiva, è fortemente consigliato impostare il campo aggiuntivo RSVP su Sì e aggiungere un’attività RSVP che indichi che il contatto parteciperà all’evento.
I campi aggiuntivi sono utili per le ricerche perché l’inserimento dei dati è generalmente controllato dalla configurazione del campo aggiuntivo. Di conseguenza, i valori dei campi aggiuntivi sono utili per la gestione degli eventi dal punto di vista del marketing e per tutti i professionisti coinvolti nell’organizzazione dell’evento. Tuttavia, i campi aggiuntivi non sono immediatamente visibili sui contatti associati all’evento e non esiste un processo di notifica associato ai campi aggiuntivi che avvisi gli utenti finali del fatto che i loro contatti sono stati invitati a un evento.
Le attività, invece, possono essere utilizzate per alcune ricerche ma sono generalmente meno affidabili perché contengono informazioni in testo libero. Tuttavia, le attività compaiono quando un utente controlla gli avvisi in InterAction e quindi notificano all’utente finale il punto di contatto con il contatto. Inoltre, le attività sono memorizzate nella scheda aziendale associata al contatto e forniscono una ricca cronologia delle interazioni con l’intera azienda.