Le azioni forniscono la parte automatica dell'Esportazione automatizzata. Lavorano in background per eseguire l'elaborazione finale dei dati esportati. Gestiscono dove vengono inviati i dati e cosa viene fatto con essi. Ad esempio, l'azione di stampa unione Word invia i dati a Microsoft® Word®, apre il documento di stampa unione e avvia il processo che inserisce i dati del file di esportazione nei campi di stampa unione.
Quando crei una nuova esportazione automatizzata, devi specificare un'azione.
Con Esportazione automatizzata sono forniti diversi moduli di Azione. Questi sono i seguenti:
- Visualizza un messaggio
- Esegui un programma
- Stampa unione Word
- Stampa unione Word con opzione di pausa
Quando installi Esportazione automatizzata, puoi indicare quale programma di elaborazione testi utilizzi e installare solo le azioni per quell'applicazione.
Visualizza un messaggio
Questa azione integrata mostra un messaggio quando l'esportazione è completata. Usi questa azione soprattutto quando stai creando nuovi documenti di stampa unione. Il messaggio è utile perché esporta tutti i dati completi, inclusi quelli modificati dalle Estensioni di Esportazione. Ad esempio, supponiamo che tu debba creare un documento di stampa unione per un modulo che utilizza l'estensione di esportazione generatore di saluti. Poiché questa estensione crea un nuovo campo di stampa unione (saluto), dovrai eseguire il modulo con le estensioni di esportazione prima di poter creare il documento di stampa unione. Impostando l'azione su Visualizza un messaggio, verrà eseguita l'esportazione e creati tutti i campi di stampa unione necessari.
Il testo del messaggio viene creato nel modulo. Il messaggio può contenere fino a 246 caratteri.
Esegui un programma
Questa azione integrata esegue un programma dopo aver esportato i dati. È simile alla definizione di una nuova azione, ma offre meno funzionalità. Ad esempio, puoi configurare questa azione per aprire Microsoft Excel e utilizzare le funzioni di Excel per importare i dati in un foglio di calcolo esistente che include calcoli o macro preimpostati (è necessario creare una query nel foglio di lavoro). Vuoi maggiori dettagli? L'azione non farà eseguire macro a Excel né eseguirà altre azioni sui dati. Se vuoi che si apra un file specifico, puoi inserire anche il nome del file. Per le istruzioni, vedi Eseguire un programma e aprire un file.
Stampa unione Word
Usa questa azione per eseguire stampe unione se il tuo programma di elaborazione testi è Microsoft Word.
Questa azione è un eseguibile. Quando viene utilizzata, carica Word, apre il documento di stampa unione ed esegue la stampa unione.
Stampa unione Word con opzione di pausa
La stampa unione con pausa è simile alla normale stampa unione, ma viene visualizzato un messaggio che chiede se vuoi eseguire la stampa unione prima che i dati esportati vengano inseriti nei campi di stampa unione. Questo ti dà la possibilità di modificare il documento di stampa unione prima che i dati vengano inseriti. L'uso più comune di questa azione è con lettere generiche che devono essere personalizzate prima dell'uso.
Ad esempio, supponiamo che il tuo studio offra una lettera standard per i nuovi clienti. Una segretaria vuole personalizzare la lettera aggiungendo una nota personale. Prima che venga eseguita la stampa unione, la segretaria può modificare la lettera per includere la nota e tutti i campi di stampa unione necessari. Quando la segretaria sceglie di eseguire la stampa unione, la lettera modificata verrà compilata con i dati dei contatti da InterAction.