I promemoria di InterAction sono un ottimo modo per ottenere valore da InterAction in modo rapido e semplice. Con una semplice configurazione, puoi iniziare a ricevere promemoria regolari che includono i contenuti della tua organizzazione e utilizzare queste informazioni per restare in contatto con clienti e potenziali clienti.
I promemoria sono utili perché:
- Identificano le persone chiave con cui mantenere i contatti
- Impostano messaggi programmati che ti ricordano quando ricontattare questi contatti
- Forniscono dettagli importanti per mostrare a clienti/potenziali clienti quanto sono importanti
- Danno accesso rapido a informazioni più dettagliate per rafforzare le relazioni
Consulta i seguenti argomenti:
- Cos'è la funzione Promemoria?
- Cosa non sono pensati per fare i Promemoria
- Impostare le preferenze dei Promemoria
- Aggiungere o modificare i Promemoria
- Visualizzare i Promemoria
Cos'è la funzione Promemoria?
La funzione Promemoria ti permette di impostare messaggi email per ricordarti di comunicare con i contatti chiave. La funzione Promemoria è composta sia dal promemoria che dal messaggio di promemoria.
Promemoria
Un promemoria è dove imposti il messaggio di promemoria che vuoi ricevere. Puoi configurare i promemoria per te stesso dal Windows Client, da un PIM o dal Web Client. Nel Windows Client e nel Web Client, puoi anche creare e gestire promemoria per il tuo team clienti se hai il permesso di creare promemoria per altri come Client Team Manager. Il tuo amministratore InterAction può concederti questo diritto in InterAction Administrator.
Un Client Team Manager gestisce i team clienti o gruppi di professionisti dedicati a costruire relazioni e ottenere più affari da clienti specifici. Queste persone possono assegnare e gestire promemoria per i clienti ai membri del team clienti.
Un promemoria è una configurazione di:
- Utente - tu o qualcuno che gestisci in un team clienti
- Contatto - la persona o azienda di cui vuoi ricevere il promemoria
- Frequenza - la frequenza con cui vuoi ricevere il promemoria (giornaliera o settimanale) o se deve essere una sola volta
- Data - il giorno in cui viene inviato il prossimo messaggio
- Descrizione - note che vengono visualizzate sul promemoria e spiegano perché stai contattando il contatto
I promemoria seguono queste regole:
-
Ogni promemoria può avere solo un contatto.
Gli utenti non possono inserire più contatti nello stesso promemoria.
-
I promemoria sono limitati a un solo utente.
Più utenti non possono condividere lo stesso promemoria. Tuttavia, utenti diversi possono avere i propri promemoria individuali per gli stessi contatti.
- Solo gli utenti, i loro delegati o un Client Team Manager possono vedere un promemoria.
Non ci sono limiti al numero di promemoria che puoi avere in generale o per un determinato contatto.
Messaggi di promemoria
Un messaggio è l'effettivo messaggio email che ti viene inviato. Puoi scegliere come e quando agire sul messaggio. Il messaggio include:
- Le informazioni necessarie per decidere se è necessario un incontro o una chiamata
- Le informazioni di contatto per effettuare la comunicazione
- Un link per aggiungere un'attività
- Un riepilogo della tua ultima attività relativa a questo contatto
- Un modo per visualizzare un report o inviarlo
- La possibilità di modificare il prossimo promemoria
La formattazione e il contenuto del messaggio sono definiti dai modelli creati dalla tua organizzazione.
Cosa non sono pensati per fare i Promemoria
I promemoria sono pensati per aiutarti a costruire e rafforzare le tue relazioni. Non sono pensati per:
- Gestione avanzata delle attività
- Gestione avanzata del calendario
-
Azioni di gestione delle opportunità
Se la tua organizzazione ha bisogno di questa funzionalità, contatta il tuo rappresentante commerciale LexisNexis InterAction per informazioni su InterAction Opportunities.
- Workflow avanzato
Impostare le preferenze dei Promemoria
Prima di creare i promemoria, configura le tue preferenze per i nuovi promemoria. Accedi alle preferenze dei promemoria tramite:
- Scegliendo Visualizza > Promemoria > I miei promemoria per aprire la finestra I miei promemoria, poi scegliendo Azioni > Preferenze per aprire la finestra di dialogo Preferenze promemoria
- Scegliendo InterAction > Impostazioni > Impostazioni promemoria
Queste preferenze sono impostazioni predefinite, che puoi modificare per ogni singolo promemoria. Imposta le tue preferenze predefinite, poi scegli OK.
Preferenze promemoria
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Formato email | |
| Seleziona il formato di visualizzazione per i messaggi di promemoria | Determina il formato dei messaggi email di promemoria: HTML o testo |
| Opzioni di consegna | |
| Consegna |
Determina la frequenza di consegna: • Giornaliera nei giorni feriali • Settimanale in un giorno feriale a scelta |
| Report |
Determina come vengono consegnati i report: • Viene visualizzato il selettore dei report • Un report specifico che selezioni dal selettore dei report |
| Nuovi promemoria | |
| Ripeti ogni | Determina la frequenza iniziale per i nuovi promemoria in un intervallo da 1 a 12 settimane o mesi |
Finestra di dialogo Preferenze promemoria
Aggiungere o modificare i Promemoria
Puoi aggiungere o modificare promemoria per te stesso nel Windows Client se hai i promemoria abilitati. Puoi anche aggiungere o modificare promemoria per conto di qualcun altro se sei stato designato come Client Team Manager in InterAction Administrator.
Dove puoi aggiungere promemoria nel Windows Client
Gli utenti possono modificare i promemoria da queste posizioni:
- Dalla finestra principale, scegli Contatto > Aggiungi promemoria (per te o per altri)
- Dalla finestra principale, scegli l'icona Aggiungi promemoria
(per te o per altri)
- Dalla finestra principale, scegli Visualizza > Promemoria > I miei promemoria, poi scegli il pulsante Aggiungi (per te o per altri)
- Dalla finestra principale, scegli Visualizza > Promemoria > Promemoria per altri utenti, poi scegli il pulsante Aggiungi (per te o per altri)
- Da Dettagli contatto, scegli Promemoria > Aggiungi o l'icona Aggiungi promemoria (per te stesso)
[A] Pulsante Aggiungi nella finestra Promemoria per altri utenti
[B] Pulsante Aggiungi nella finestra I miei promemoria
[C] Voce di menu Promemoria > Aggiungi in Dettagli contatto
[D] Pulsante Aggiungi promemoria
Creare un promemoria dal Windows Client
- Scegli di aggiungere un promemoria dalla finestra di dialogo Aggiungi promemoria, avviata da una qualsiasi delle posizioni indicate in Dove puoi aggiungere promemoria nel Windows Client.
-
Se vuoi creare il promemoria per qualcun altro, seleziona quell'utente dall'elenco a discesa Crea per utente.
Questa opzione non è disponibile quando scegli di aggiungere un promemoria dalla finestra I miei promemoria.
- Scegli Trova contatto per cercare il contatto di cui vuoi ricevere il promemoria (o per cui vuoi che un'altra persona riceva il promemoria), se non stai aggiungendo il promemoria da Dettagli contatto o dal menu Contatto.
-
Scegli se il promemoria deve essere ricorrente o una sola volta.
Per Fai così Impostare un promemoria ricorrente 1. Seleziona l'opzione Ricorrente.
2. Imposta ogni quanto ricevere il promemoria: ogni 1-12 settimane o mesi.
3. Scegli una data di inizio.
Impostare un promemoria una tantum Seleziona l'opzione Una volta.
Imposta la data in cui ricevere il promemoria.
Consulta Raccomandazioni per la creazione dei promemoria per maggiori informazioni.
- Inserisci una breve descrizione del motivo per cui è stato creato questo promemoria nella casella Descrizione.
-
Scegli OK.
Ora puoi visualizzare e modificare questo promemoria da una vista promemoria. Per maggiori informazioni, consulta Visualizzare i Promemoria.
Raccomandazioni per la creazione dei promemoria
- Valuta attentamente se scegliere la consegna giornaliera o settimanale. Scegli un periodo in cui tu (o l'utente per cui stai creando i promemoria) hai tempo libero.
- Fai attenzione quando imposti i promemoria. Potresti scegliere gli stessi contatti di altri utenti e sommergere il contatto di chiamate. Controlla le attività recenti per quel contatto e assicurati di non sovraccaricarlo.
- Inizia gradualmente e crea circa 6 promemoria che vuoi ricevere nelle prossime settimane.
- Scegli contatti con cui non parli da un po' e per cui hai un motivo per chiamarli
- Distribuisci i promemoria in modo da non ricevere tutti i messaggi di promemoria nella stessa settimana.
- Non superare i 20 promemoria totali - non esiste una funzione di eliminazione massiva dei promemoria.
Modificare i promemoria nel Windows Client
Gli utenti possono modificare i promemoria da queste posizioni:
- In Dettagli contatto, scegli Promemoria > Modifica o l'icona Modifica promemoria
- Nella finestra I miei promemoria, scegli il link Modifica promemoria
- Nella finestra Promemoria per altri utenti, scegli il pulsante Modifica
[A] Voce di menu Promemoria > Modifica in Dettagli contatto
[B] Pulsante Modifica promemoria
[C] Link Modifica nella finestra I miei promemoria
[D] Pulsante Modifica nella finestra Promemoria per altri utenti
Modificare un promemoria nel Windows Client
- Scegli di modificare un promemoria da una qualsiasi di queste posizioni.
- In Dettagli contatto, scegliendo Promemoria > Modifica o l'icona Modifica promemoria
- Finestra I miei promemoria, il link Modifica promemoria
- Finestra Promemoria per altri utenti, il pulsante Modifica
- Modifica la ricorrenza del promemoria, la data del prossimo o la data di consegna di un promemoria una tantum, se necessario.
-
Quando hai finito, scegli OK.
Ora puoi visualizzare e modificare questo promemoria da una vista promemoria. Per maggiori informazioni, consulta Visualizzare i Promemoria.
Visualizzare i Promemoria
Puoi visualizzare i promemoria futuri e passati per te stesso nel Windows Client. Puoi anche visualizzare i promemoria per altri utenti, se sei un Client Team Manager, dal Windows Client. Sono disponibili quattro diverse visualizzazioni:
- I miei promemoria
- I miei promemoria per questo contatto
- Tutti i promemoria per questo contatto
- Promemoria per altri utenti
Dove puoi visualizzare i promemoria nel Windows Client
| Vista Promemoria | Posizione nel Windows Client |
|---|---|
|
I miei promemoria - da qui puoi visualizzare e modificare i promemoria: • Che hai creato tu • Creati da un delegato per tuo conto (nel Web Client o da un PIM) • Creati per te da un Client Team Manager |
Dalla vista principale, scegli Visualizza > Promemoria > I miei promemoria. |
|
I miei promemoria per questo contatto - da qui puoi visualizzare e modificare i promemoria per un contatto specifico che: • Hai creato tu • Creati da un delegato per tuo conto (nel Web Client o da un PIM) • Creati per te da un Client Team Manager |
Dai Dettagli Contatto, scegli Promemoria, poi scegli Vista Promemoria > I miei promemoria per questo contatto. |
| Tutti i promemoria per questo contatto - questa vista è pensata per i Client Team Manager. Mostra tutti i promemoria per un contatto specifico. Serve a garantire che ci sia una copertura completa per un contatto, non a gestire il lavoro di un utente. | Dai Dettagli Contatto, scegli Promemoria, poi scegli Vista Promemoria > Tutti i promemoria per questo contatto. |
| Promemoria per altri utenti - questa vista è anch'essa pensata per i Client Team Manager, per visualizzare i promemoria che tu come manager o altri Client Team Manager avete creato per altri utenti; è uno strumento utile per l'inserimento di nuovi membri nel team. | Dalla vista principale, scegli Visualizza > Promemoria > Promemoria per altri utenti. |
Azioni che puoi eseguire da una vista Promemoria
Da qualsiasi vista Promemoria, puoi eseguire le seguenti operazioni:
Azioni disponibili da una vista Promemoria
| Azione | Vista Promemoria e dove eseguire l'azione |
|---|---|
| Aggiungi un'attività |
• I miei promemoria - pulsante Aggiungi attività o opzione Aggiungi attività dal menu tasto destro • I miei promemoria per questo contatto - pulsante Aggiungi un'attività a <‘questo contatto’> o opzione Aggiungi attività dal menu tasto destro • Tutti i promemoria per questo contatto - pulsante Aggiungi un'attività a <‘questo contatto’> o opzione Aggiungi attività dal menu tasto destro |
| Elimina un promemoria |
• I miei promemoria - link Elimina o opzione Elimina dal menu tasto destro • I miei promemoria per questo contatto - pulsante Elimina promemoria o Promemoria > Elimina o voce Elimina dal menu tasto destro • Tutti i promemoria per questo contatto - pulsante Elimina promemoria o Promemoria > Elimina o voce Elimina dal menu tasto destro • Promemoria per altri utenti - pulsante Elimina |
| Aggiungi un promemoria |
• I miei promemoria - pulsante Aggiungi o voce Aggiungi promemoria dal menu tasto destro • I miei promemoria per questo contatto - pulsante Aggiungi promemoria o Promemoria > Aggiungi o voce Aggiungi promemoria dal menu tasto destro • Tutti i promemoria per questo contatto - pulsante Aggiungi promemoria o Promemoria > Aggiungi o voce Aggiungi promemoria dal menu tasto destro • Promemoria per altri utenti - pulsante Aggiungi |
| Modifica un promemoria |
• I miei promemoria - link Modifica o voce Modifica dal menu tasto destro • I miei promemoria per questo contatto - pulsante Modifica promemoria o Promemoria > Modifica o voce Modifica dal menu tasto destro • Tutti i promemoria per questo contatto - pulsante Modifica promemoria o Promemoria > Modifica o voce Modifica dal menu tasto destro • Promemoria per altri utenti - pulsante Modifica |
| Visualizza un contatto |
• I miei promemoria - voce Visualizza contatto dal menu tasto destro o Azioni > Visualizza contatto • I miei promemoria per questo contatto - vista generale dei Dettagli Contatto • Tutti i promemoria per questo contatto - vista generale dei Dettagli Contatto |
| Visualizza un promemoria |
• I miei promemoria - vista predefinita • I miei promemoria per questo contatto - vista predefinita • Tutti i promemoria per questo contatto - vista predefinita • Promemoria per altri utenti - vista predefinita |
| Visualizza tutti i miei promemoria |
• I miei promemoria - vista predefinita • Promemoria per altri utenti - seleziona te stesso dall'elenco a discesa Visualizza promemoria per |
| Visualizza un report | I miei promemoria - voce Visualizza report dal menu tasto destro o Azioni > Visualizza report |
| Trova in questa finestra... |
• I miei promemoria per questo contatto - voce dal menu tasto destro • Tutti i promemoria per questo contatto - voce dal menu tasto destro • Promemoria per altri utenti - voce dal menu tasto destro |
| Reimposta colonne |
• I miei promemoria per questo contatto - voce dal menu tasto destro • Tutti i promemoria per questo contatto - voce dal menu tasto destro • Promemoria per altri utenti - voce dal menu tasto destro |
| Cambia preferenze |
• I miei promemoria - Azioni > Preferenze • I miei promemoria per questo contatto - scegli Strumenti > Opzioni, seleziona la scheda Preferenze, poi scegli il pulsante Preferenze • Tutti i promemoria per questo contatto - scegli Strumenti > Opzioni, seleziona la scheda Preferenze, poi scegli il pulsante Preferenze |
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