La possibilità di visualizzare, aggiungere, modificare o eliminare attività o documenti dipende dalle opzioni selezionate al momento della creazione dell’elemento e dal tipo di elemento con cui stai lavorando.
Tieni presente che questi elementi hanno regole di sicurezza speciali: le regole globali e specifiche delle cartelle utilizzate in altre aree di InterAction non si applicano necessariamente. Per maggiori dettagli, consulta i seguenti argomenti:
- Accesso alla visualizzazione di un’attività o di un documento nel Windows Client
- Accesso alla creazione di attività e all’allegato di documenti
- Accesso alla modifica ed eliminazione di attività e documenti
Accesso alla visualizzazione di un’attività o di un documento nel Windows Client
Quando crei una nuova attività o alleghi un documento a un contatto, puoi specificare quali utenti possono visualizzare l’elemento selezionando un’opzione dal menu a tendina Chi può vedere questo.
Nel contesto di questo argomento, “visualizzare un documento” significa sia vedere le informazioni sul documento (come nome e tipo) sia aprire effettivamente il documento stesso.
Utilizzando il Windows Client, sono disponibili le seguenti opzioni:
| Opzione | Significato |
|---|---|
| Tutti | Tutti gli utenti di InterAction possono visualizzare l’attività o il documento. |
| Gruppo specifico | Tutti i membri del gruppo possono visualizzare l’attività o il documento. Puoi scegliere tra tutti i gruppi di cui fai parte. |
|
Determinato dalla cartella (disponibile solo per le attività) |
Vengono utilizzati i normali diritti di accesso alla cartella per determinare chi può visualizzare l’attività. Solo gli utenti con accesso in lettura alla cartella possono vedere l’attività. Questa opzione è disponibile solo per le attività relative a una cartella specifica. Non è disponibile per i documenti allegati a un contatto. |
Opzioni simili sono disponibili quando aggiungi un appuntamento in Microsoft® Outlook®. Nota che non esiste l’opzione Chi può vedere questo quando alleghi un documento a un’attività, poiché si applicano le impostazioni di sicurezza dell’attività stessa.
Se hai i permessi necessari per visualizzare un’attività, puoi vedere tutte le informazioni associate, indipendentemente da altri diritti di accesso.
Ad esempio, supponiamo che Ed Roberts non abbia alcun accesso alla lista marketing Technology Newsletter. Normalmente non può vedere questa cartella né i contatti al suo interno. L’utente Lisa Short crea un’attività relativa a questa lista marketing e imposta l’opzione Chi può vedere questo su Tutti. Ed può vedere questa attività. Questo significa che può vedere tutto quanto segue:
- I nomi dei contatti presenti nell’attività. Questo include anche i contatti specifici della cartella Technology Newsletter che normalmente Ed non potrebbe vedere. Tuttavia, può vedere solo le informazioni sul nome visualizzate nell’attività: non può vedere i dettagli di questi contatti.
- Il nome della cartella a cui si riferisce l’attività (Technology Newsletter).
- Tutte le informazioni e i documenti associati all’attività.
Accesso alla creazione di attività e all’allegato di documenti
L’accesso per aggiungere nuove attività in InterAction dipende dal tipo di attività e dalle tue impostazioni di accesso.
-
Puoi sempre creare attività relative ai contatti.
Quando crei un’attività relativa ai contatti, puoi aggiungere qualsiasi contatto a cui hai accesso. Può trattarsi sia di contatti presenti nell’elenco aziendale sia di contatti archiviati nelle cartelle di InterAction.
- Per aggiungere un’attività relativa a una cartella specifica, devi avere i diritti di accesso Aggiungi attività su quella cartella.
- Puoi allegare un documento a qualsiasi contatto che puoi visualizzare (a condizione che la tua organizzazione abbia abilitato le funzionalità dei documenti).
Accesso alla modifica ed eliminazione di attività e documenti
L’accesso per modificare o eliminare un’attività o un documento esistente dipende dal tipo di elemento e dalle tue impostazioni di accesso.
Nel contesto di questo argomento, “modificare un documento” significa sia modificare le informazioni sul documento (ad esempio cambiando la descrizione) sia sostituire il documento con una nuova versione come descritto in Modifica e sostituzione dei documenti.
La persona che crea un’attività o allega un documento può selezionare la casella Consenti solo a me di modificarlo. Se questa opzione è selezionata, solo il creatore e i suoi delegati possono modificare l’attività o il documento, indipendentemente da tutte le altre impostazioni. L’opzione Consenti solo a me di modificarlo ha la precedenza su tutte le altre regole di modifica dell’elemento.
Per le attività e i documenti per cui la casella Consenti solo a me di modificarlo non è selezionata, si applicano le seguenti regole:
- Per un’attività o un documento relativo ai contatti, puoi modificarlo o eliminarlo se puoi visualizzarlo.
- Per un’attività relativa a una cartella, puoi modificarla se hai i diritti di accesso Modifica attività sulla cartella. Puoi eliminarla se hai i diritti di Eliminazione attività sulla cartella.
- Per le attività relative a una pratica, opportunità o incarico, si applicano le impostazioni di sicurezza configurate per il modulo. Consulta la documentazione fornita con il modulo per maggiori dettagli.
Tieni presente che queste regole di sicurezza non si applicano ai documenti allegati a un’attività. In questi casi, vengono utilizzate le impostazioni di sicurezza dell’attività stessa.