Pour créer un rapport d'activité/rendez-vous, vous devez avoir les rendez-vous activés et être un gestionnaire de rapports. Voir Qui est un gestionnaire de rapports ?
Les rapports d'activité/rendez-vous extraient une liste d'activités ou de rendez-vous et peuvent ou non inclure les noms des contacts associés à ces engagements. Voir Options de contact pour les rapports d'activité/rendez-vous. Ne confondez pas ces rapports avec les rapports de contact, où vous sélectionnez des contacts spécifiques puis choisissez d'inclure leurs activités ou rendez-vous dans le rapport. Voir Activités/Rendez-vous (sur les rapports de contact).
Pour exécuter des rapports d'activité/rendez-vous, consultez une liste d'activités ou de rendez-vous dans le Web Client. Par exemple, commencez à partir d'une page de résultats de recherche d'activités ou de la vue en pleine page des rendez-vous pour un contact.
Voici quelques exemples de rapports d'activité/rendez-vous prêts à l'emploi dans InterAction :
- Activité/Rendez-vous par date - Une liste d'activités et de rendez-vous triés par date.
- Activités par initiateur - Une liste d'activités regroupées par membre de l'équipe. Inclut des décomptes par membre de l'équipe.
- Rendez-vous par type - Une liste de rendez-vous regroupés par type d'activité. Inclut des décomptes par type.
Crystal Reports n'est pas pris en charge comme outil de conception pour créer des rapports d'activité/rendez-vous. Cela est dû au fait que les rapports d'activité/rendez-vous ne peuvent être exécutés que dans le Web Client. Crystal Reports ne fonctionne qu'avec le Windows Client.
Créer un nouveau rapport d'activité/rendez-vous
S'il existe un rapport existant qui se rapproche de ce que vous souhaitez créer, il est recommandé de commencer par le rapport existant et de choisir Enregistrer comme nouveau. Voir Enregistrer un rapport comme nouveau pour plus de détails.
Un rapport d'activité/rendez-vous peut être exécuté à partir de n'importe quelle liste d'activités ou de rendez-vous dans le Web Client. Cela inclut :
- Les résultats d'une recherche d'activités ou de rendez-vous
- La vue en pleine page des activités ou rendez-vous pour un contact
- Le module d'activités ou de rendez-vous sur la page d'aperçu des Contacts et Questions, Opportunités et Engagements
Vous pouvez exécuter un rapport de contact qui inclut des activités et/ou des rendez-vous. Voir Nouveau rapport de contact.
Pour créer un rapport d'activité/rendez-vous :
- Ouvrez la boîte de dialogue Gérer la liste des rapports en choisissant Outils > Rapports.
- Choisissez Gérer.
- Dans la boîte de dialogue Gérer la liste des rapports, changez la sélection dans la liste déroulante Voir les rapports pour en Activités/Rendez-vous.
-
Choisissez Nouveau.
La boîte de dialogue de l'assistant Nouveau rapport s'affiche.
L'assistant Nouveau rapport vous guide à travers cinq étapes pour créer un nouveau rapport d'activité/rendez-vous. Choisissez le bouton Suivant pour passer à chaque étape de l'assistant. Lorsque vous atteignez la fin de l'assistant, choisissez Terminer pour créer le rapport.
Le processus de création d'un nouveau rapport d'activité est identique à celui de la création d'un nouveau rapport de contact - seules les options de champ de données sont différentes.
Étapes de l'assistant Nouveau rapport
| Étape # | Étape |
|---|---|
| 1 | Entrez des informations générales comme le nom et la description du rapport. |
| 2 | Sélectionnez les champs de données InterAction inclus dans le rapport. |
| 3 | Spécifiez comment trier le rapport. |
| 4 | Sélectionnez le format du rapport et concevez la mise en page. |
| 5 | Définissez qui peut accéder au rapport et d'où. |
Champs de données du rapport d'activité/rendez-vous
Lors de la création d'un nouveau rapport d'activité/rendez-vous, vous êtes invité à choisir les champs de données à inclure dans le rapport. Les champs disponibles dépendent des éléments activés ou des éléments que vous avez la permission de voir. Par exemple, votre organisation peut ne pas utiliser les rendez-vous. Par conséquent, les champs de rendez-vous ne sont pas disponibles lors de la création de rapports.
Lors de la création de rapports d'activité contenant des rendez-vous, le champ de données Indicateur de rendez-vous est disponible pour être ajouté à la mise en page du rapport. Ce champ indique si un élément est un rendez-vous et n'est ajouté à un rapport que si vous avez activé les rendez-vous.
Voici la liste de tous les champs de données d'activité/rendez-vous disponibles.
Champs de données d'activité/rendez-vous
| Champ de données | Description |
|---|---|
| Résumé | Résumé de l'activité/rendez-vous |
| Description | Description de l'activité/rendez-vous |
| Date/Date de début | Date de l'activité/rendez-vous |
| Heure/Heure de début | Pour les rendez-vous, l'heure de début s'affiche. Pour les activités, la date de l'activité s'affiche également. |
| Date de fin |
Champ uniquement pour les rendez-vous. Affiche la date de fin du rendez-vous. |
| Heure de fin |
Champ uniquement pour les rendez-vous. Affiche l'heure de fin du rendez-vous. |
| Lieu |
Champ uniquement pour les rendez-vous. Affiche le lieu du rendez-vous. |
| Type | Type d'activité/rendez-vous |
| Groupe de type | Groupe de type d'activité/rendez-vous |
| Nom de l'initiateur | Nom de l'utilisateur InterAction qui a saisi l'activité/rendez-vous, ou qui a été défini comme initiateur |
| Titre de l'initiateur | Titre de l'initiateur |
| Département de l'initiateur |
Département de l'initiateur Remarque : Il s'agit du champ Département réel, pas d'un champ supplémentaire. |
| Identifiants de contact de l'initiateur | Identifiant de contact InterAction pour l'initiateur |
| Nom concernant | Affiche le nom du dossier ou de la liste concernant l'activité. Spécifique aux activités Questions, Opportunités ou Engagements. |
| Nom du module | Spécifique aux activités Questions, Opportunités ou Engagements. |
| Indicateur de rendez-vous | Inclure uniquement dans les rapports si vous avez activé les rendez-vous. Indique si un élément est un rendez-vous. Ajoutez ce champ aux rapports qui incluent à la fois des activités et des rendez-vous. |
| Partager avec les clients | Indique si l'activité/rendez-vous est disponible pour les contacts externes. (Le champ Rendre disponible pour est configuré dans InterAction Administrator.) |
| Contacts | Vous permet de spécifier quels contacts sont inclus dans le rapport. Voir Options de contact pour les rapports d'activité/rendez-vous. |
Options de contact pour les rapports d'activité/rendez-vous
Si vous incluez les contacts sur chaque activité dans le cadre du rapport, choisissez quels contacts vous souhaitez afficher pour chaque activité. Vous avez trois options :
- Afficher tous les contacts sur l'activité/rendez-vous
- Afficher uniquement les contacts de l'utilisateur - limite le rapport à n'afficher que les contacts qui sont dans la liste de contacts de l'utilisateur
- Afficher les contacts qui sont l'un des suivants - limite le rapport à n'afficher que les contacts de types de contact spécifiés.
Par exemple, vous pouvez choisir de n'afficher que les contacts sur les activités qui sont des Clients, Personnel Client, Prospects ou Personnel Prospect. Si vous choisissez cette option, sélectionnez les types de contact à inclure.
InterAction fixe une limite au nombre de contacts pouvant être affichés pour chaque activité. Comme les activités peuvent avoir des centaines de contacts associés, il n'est pas raisonnable d'afficher toujours tous les contacts associés à une activité. Par défaut, la limite de contacts est de 10, mais vous pouvez modifier cette limite en choisissant un nombre différent dans la liste déroulante Afficher un message si le nombre de contacts dépasse. Une fois que l'activité dépasse la limite spécifiée, un message s'affiche à la place des noms de contact.
Sélectionner les informations à afficher pour chaque contact
Pour chaque contact sur le rapport d'activité/rendez-vous, vous pouvez choisir d'inclure le nom de l'entreprise ou le titre du poste du contact en sélectionnant des options dans l'onglet Organiser les résultats (le contact est affiché automatiquement).
Regrouper les rapports d'activité
Regroupez presque tous les rapports d'activité qui incluent des contacts par ID d'activité (appelé ID) lors de la conception du rapport. Les contacts sur l'activité créent des lignes répétées qui dupliquent l'activité si vous ne regroupez pas par ID d'activité.
Les trois exceptions où vous n'avez pas besoin de regrouper par ID sont :
- Vous souhaitez regrouper par contact
- Vous n'incluez pas d'activités
- Vous souhaitez que les activités soient dupliquées
Pour plus d'informations sur le regroupement dans le Concepteur de Rapports InterAction, consultez Regroupement d'informations.