Identification et Fusion de Multiples Contacts Duplicates

Avec la fonctionnalité de fusion de doublons multi-contacts, les gestionnaires de données ont plus d'options pour identifier les contacts en tant que doublons. Le gestionnaire de données peut faire l'une des actions suivantes pour trouver des contacts en double :

• Ouvrir un dossier ou un sous-ensemble d'un dossier. Par exemple, si le dossier est désigné comme un grand dossier, le gestionnaire de données peut utiliser la barre alphabétique pour n'afficher que les contacts dont les noms commencent par la lettre "C".
• Effectuer une recherche de doublons potentiels. Cela vous permet de faire une analyse de données plus sophistiquée avant de fusionner les contacts. Pour plus d'informations, voir Outils pour trouver des contacts en double.
• Utiliser la barre de recherche ou effectuer une recherche avancée. Cela vous permet de créer de petits sous-ensembles de contacts. Par exemple, si vous souhaitez uniquement examiner les contacts ayant un nom de famille commun comme "Johnson", vous pouvez limiter la fusion de doublons multi-contacts à ces contacts uniquement.
• Marquer un sous-ensemble de contacts. Cela vous permet de fusionner rapidement deux contacts en double que vous avez déjà identifiés dans la fenêtre principale.

Le dossier, le résultat de recherche ou le résultat de recherche actuellement ouvert est utilisé pour la fusion. Si seul un sous-ensemble des contacts dans un grand dossier est affiché ou si des contacts sont marqués, seuls ces contacts sont utilisés pour la fusion.

De plus, la fonctionnalité peut automatiquement regrouper les contacts en fonction des informations de nom, de téléphone ou d'adresse électronique. Au sein de ces groupes, vous pouvez fusionner plusieurs contacts en un seul. Les contacts peuvent être ajoutés ou retirés de ces groupes.

Vous pouvez ensuite choisir Fusionner le groupe pour fusionner le groupe actuel, ou si vous avez plusieurs groupes de contacts à fusionner, vous pouvez choisir Fusionner tous les groupes pour fusionner plusieurs groupes à la fois.

Identifier les contacts en double par regroupement

Dans la boîte de dialogue Fusionner plusieurs contacts en double, vous pouvez regrouper les contacts par critères de correspondance. Par exemple, vous pouvez regrouper les contacts par nom de famille. Ces regroupements aident à identifier les contacts qui sont des doublons les uns des autres. Chaque regroupement possible peut révéler différents groupes de contacts potentiellement en double.

Lorsque vous regroupez des contacts, ceux qui ne correspondent pas apparaîtront dans la liste Contacts qui ne seront PAS fusionnés.

Lors du regroupement, la capitalisation, les espaces et la ponctuation comme les traits d'union sont ignorés. Cela s'applique à la fois aux noms de famille et aux noms d'entreprise.

Regrouper les personnes

Vous pouvez regrouper les personnes selon les critères suivants :

• Nom de famille - Regroupe les contacts avec des noms de famille correspondants.
• Nom de famille, Entreprise - Regroupe les contacts avec des noms de famille correspondants et ayant des entreprises avec des noms de recherche correspondants.
• Nom de famille, Initiale du prénom - Regroupe les contacts avec des noms de famille et des initiales de prénom correspondants.
• Nom de famille, Prénom - Regroupe les contacts avec des noms de famille et des prénoms correspondants.
• Nom de famille, Prénom, Entreprise - Regroupe les contacts avec des noms de famille et des prénoms correspondants et avec des entreprises ayant des noms correspondants.
• Adresse e-mail professionnelle - Regroupe les contacts avec des adresses électroniques de type professionnel exactement correspondantes.
• Adresse e-mail personnelle - Regroupe les contacts avec des adresses électroniques de type personnel exactement correspondantes.

• Téléphone professionnel direct - Regroupe les contacts avec des téléphones professionnels directs correspondants. Le téléphone professionnel direct est déterminé par les critères suivants :

  Lors du regroupement basé sur les numéros de téléphone, toute ponctuation et espacement sont ignorés.

  • Si un téléphone de type professionnel existe et n'est pas partagé par une entreprise, c'est le téléphone professionnel direct.
  • Sinon, si un téléphone de type professionnel2 existe et n'est pas partagé, c'est le téléphone professionnel direct.
  • Si aucune de ces conditions n'est remplie, le contact est considéré comme n'ayant pas de téléphone professionnel direct.
• Téléphone personnel - Regroupe les contacts avec des téléphones de type personnel exactement correspondants.

Regrouper les entreprises

Vous pouvez regrouper les entreprises selon les critères suivants :

• Nom de recherche - C'est le regroupement le plus général. Il ignore les mots généraux d'entreprise, les capitalisations et les espaces. Par exemple, une entreprise nommée "The Highland Technology Corporation" aurait "HIGHLANDTECHNOLOGY" comme nom de recherche.
• Nom exact - C'est le regroupement le plus restrictif. Les contacts doivent avoir une orthographe, un espacement et une ponctuation correspondants.
• Premier mot du nom - Regroupe les contacts en fonction du premier mot dans le nom de l'entreprise. Les premiers mots doivent être identiques. Notez que ce regroupement ignore "The", mais n'ignore pas les autres mots parasites.
• Site Web - Regroupe les contacts avec des adresses de site Web de type professionnel exactement correspondantes.
• Téléphone professionnel - Regroupe les téléphones avec des téléphones de type professionnel identiques.

Processus de fusion des contacts

Lors de la fusion de contacts en double, vous devez d'abord regrouper selon les critères les plus précis, puis passer aux critères les moins restrictifs. Cela réduit la quantité de travail nécessaire pour déterminer si les contacts sont réellement des doublons. Par exemple, vous pouvez avoir 100 personnes avec le nom de famille "Smith" dans votre base de données, mais vous pouvez n'avoir que quatre personnes nommées "Sarah Smith". Enfin, vous pouvez n'avoir que deux contacts nommés "Sarah Smith" qui travaillent chez Telenorth Industries. Il est beaucoup plus facile d'identifier les contacts en double pour Sarah lorsque vous n'avez pas à trier les 98 autres personnes portant le nom de famille "Smith".

Pour gérer les contacts en double de cette manière, utilisez les outils suivants pour limiter le nombre de contacts que vous devez évaluer :

• Recherches de doublons potentiels. Ces recherches, fournies avec InterAction, peuvent aider à identifier les contacts potentiellement en double avant d'ouvrir la boîte de dialogue de fusion de doublons multi-contacts. Pour plus d'informations sur ces recherches, consultez Outils pour trouver des contacts en double.

  Les recherches de doublons potentiels examinent les téléphones d'entreprise alternatifs et Business2 ainsi que les adresses électroniques. Ceux-ci ne sont pas inclus dans les options de regroupement de la boîte de dialogue de fusion de doublons.

• Recherches InterAction pour trouver des contacts dont les informations sont souvent mal saisies. Par exemple, vous pouvez créer une recherche qui trouve toutes les entreprises avec le texte suivant dans le nom : “Solomon, “Solomen,” ou “Solamon.” À partir des résultats de la recherche, ouvrez la fonctionnalité de fusion de doublons multi-contacts.

  Ces recherches peuvent être enregistrées afin que chaque fois que vous recherchez des doublons dans la base de données, vous n'ayez pas à les recréer. 

À partir de ces résultats de recherche, vous pouvez utiliser les options de regroupement pour identifier les différents groupes de contacts en double, puis fusionner ces contacts.

"Cet article d'aide a été traduit à l'aide de l'IA et peut contenir des inexactitudes. Si vous avez des doutes sur une information, veuillez vous référer à la version originale en anglais."