La fonctionnalité de gestion des doublons de Data Minder lit le dossier des doublons possibles pour identifier les contacts à traiter. Data Minder fournit un tableau de bord récapitulatif des contacts en double sur la page d'accueil, incluant le nombre de doublons possibles et leur source.
Si la liste des contacts potentiellement en double est importante, la liste des doublons propose des filtres pour cibler les doublons liés à partir de types de dossiers spécifiques (Types de Contacts, Listes Marketing, Listes Marketing avec Parrainage, Listes de Travail) ou des combinaisons de ceux-ci. Elle propose également un filtre pour la source des contacts (IQ, IMO, Web Client, Mobilité, Sync, Autre).
De plus, InterAction inclut des recherches spéciales pour trouver les doublons existants dans votre système. Ces recherches sont automatiquement ajoutées à la base de données InterAction lorsque vous initialisez ou mettez à jour la base de données.
Les recherches suivantes pour trouver des doublons sont disponibles :
- Entreprises Potentiellement en Double par Adresse Électronique
- Entreprises Potentiellement en Double par Nom
- Entreprises Potentiellement en Double par Numéro de Téléphone
- Personnes Potentiellement en Double par Adresse Électronique
- Personnes Potentiellement en Double par Nom
- Personnes Potentiellement en Double par Numéro de Téléphone
- DQ - Nettoyage Prioritaire des Entreprises Potentiellement en Double par Nom
- DQ - Nettoyage Prioritaire des Entreprises Potentiellement en Double par Site Web
- DQ - Nettoyage Prioritaire des Personnes Potentiellement en Double par Nom
- DQ - Nettoyage Prioritaire des Personnes Potentiellement en Double par Téléphone
- DQ - Nettoyage Prioritaire des Personnes Potentiellement en Double par Email
Chaque recherche trouve des contacts source avec des éléments correspondants. Par exemple, la recherche de Doublons Potentiels par Adresse Électronique trouve tous les contacts source ayant des adresses électroniques correspondantes. Vous pouvez ensuite examiner ces contacts, déterminer lesquels sont réellement des ensembles de doublons et fusionner les contacts pour les corriger.
Les recherches de doublons potentiels ne trouvent que les contacts source en double (contacts source dans un dossier donné). Par conséquent, si vous effectuez une recherche de doublons potentiels sur un dossier contenant des contacts liés, InterAction peut ne pas trouver de doublons dans ce dossier bien qu'ils puissent exister. Voir Les recherches de doublons potentiels peuvent-elles trouver des contacts liés en double ? pour plus d'informations.
Par défaut, les recherches s'effectuent dans tous les dossiers pour lesquels l'utilisateur actuel a un accès en lecture. Vous pouvez modifier cela pour rechercher dans des dossiers spécifiques si nécessaire. Les recherches ne sont disponibles que pour l'Utilisateur Administrateur Système et les membres du groupe des Administrateurs de Données.
Cette section couvre les sujets suivants :
- Utilisation des Recherches de Doublons Potentiels
- Paramètres de Recherche pour les Recherches de Doublons Potentiels
Les recherches de doublons potentiels peuvent-elles trouver des contacts liés en double ?
Non. Les recherches de doublons potentiels ne trouvent que les contacts source en double (contacts source dans un dossier donné).
Par exemple, vous gérez le dossier de la liste marketing de Cartes de Vœux de votre organisation. Vous souhaitez vérifier s'il y a des contacts en double dans la liste avant d'envoyer le courrier. Comme ce dossier contient uniquement des contacts liés (contacts liés dans le dossier Cartes de Vœux), l'utilisation des recherches de doublons potentiels ne trouvera pas de doublons dans ce dossier.
Pour trouver des contacts liés en double, utilisez Fusion de Doublons Multi-Contacts. Le premier écran de la fusion de doublons multi-contacts affiche tous les contacts potentiellement en double dans un dossier donné. Vous pouvez ensuite décider quels contacts vous souhaitez fusionner.
Accès aux Recherches de Doublons Potentiels
Initialement, les recherches de doublons ne sont disponibles que pour l'Utilisateur Administrateur Système dans InterAction et les membres du groupe des Administrateurs de Données. Si nécessaire, l'une de ces parties peut modifier les recherches pour permettre à d'autres de les utiliser, comme un groupe de nettoyage des doublons. L'accès aux recherches n'est disponible qu'à un groupe à la fois, contrairement aux droits d'accès aux dossiers.
Les performances du système peuvent se dégrader si de nombreux utilisateurs exécutent les recherches en même temps. Par conséquent, l'accès aux recherches doit être restreint à l'administrateur ou à un petit groupe d'utilisateurs.
Modifier l'Accès à une Recherche de Doublons Potentiels
- Démarrez le Windows Client et connectez-vous en tant qu'Utilisateur Administrateur Système ou Utilisateur Administrateur de Données.
-
Dans la liste des dossiers, développez Recherches puis Partagées.
Les recherches de doublons apparaissent dans la liste.
- Cliquez avec le bouton droit sur la recherche que vous souhaitez modifier et choisissez Modifier la Recherche.
- Sélectionnez l'onglet Sécurité.
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Sélectionnez Cette recherche peut être partagée, puis sélectionnez l'utilisateur ou le groupe qui devrait avoir accès pour ouvrir la recherche.
Ne changez que l'utilisateur ou le groupe autorisé à ouvrir la recherche. Ne donnez à personne d'autre que l'Utilisateur Administrateur l'accès pour ouvrir et enregistrer les modifications de la recherche. Cela empêche d'autres utilisateurs de modifier la recherche par inadvertance.
-
Choisissez Enregistrer.
InterAction peut afficher la boîte de dialogue des Paramètres de Recherche Étendus. Choisissez OK pour terminer l'enregistrement de la recherche.
-
Choisissez Fermer, puis choisissez Oui pour fermer la boîte de dialogue.
Si vous accordez l'accès à la recherche à un utilisateur individuel, la recherche est déplacée dans le dossier Privé de la liste des dossiers.
Utilisation des Recherches de Doublons Potentiels
Pour exécuter l'une des recherches de doublons potentiels, double-cliquez sur le nom de la recherche dans la liste des dossiers. Si vous y êtes invité, remplissez les paramètres de recherche demandés. Ces paramètres définissent davantage la recherche et sont spécifiques à chacune des recherches de doublons potentiels. Pour plus de détails sur les paramètres, voir Paramètres de Recherche pour les Recherches de Doublons Potentiels.
Comme pour toute recherche, les résultats apparaîtront dans une fenêtre de résultats de recherche normale.
Notez que les doublons potentiels réels peuvent ne pas apparaître les uns à côté des autres dans les résultats. Cela est dû au fait que la fenêtre principale d'InterAction affiche toujours les contacts par nom, tandis que la recherche peut correspondre à d'autres critères, tels que l'adresse électronique ou le téléphone. Cela pourrait poser problème lorsque la recherche de Doublons Potentiels par Nom trouve des contacts avec des noms de famille communs, tels que "Smith".
Les résultats des recherches de doublons potentiels sont mieux utilisés avec la fonctionnalité de Fusion de Doublons Multi-Contacts. En effet, la fonctionnalité de Fusion de Doublons Multi-Contacts peut regrouper les contacts et vous aider à identifier quels contacts doivent être fusionnés.
Paramètres de Recherche pour les Recherches de Doublons Potentiels
Certaines des recherches de doublons potentiels nécessitent des informations supplémentaires avant de pouvoir être exécutées. Pour ces recherches, InterAction affiche une boîte de dialogue demandant des paramètres supplémentaires à utiliser dans la recherche.
Les sections suivantes décrivent ces paramètres de recherche.
[A] Paramètres pour la recherche de doublons potentiels
Paramètres pour les recherches de personnes potentiellement en double
Pour toutes les recherches de personnes potentiellement en double, vous pouvez choisir d'inclure ou non la première lettre du prénom de la personne dans les critères de recherche. Cette option est utile pour éliminer les contacts qui ne sont probablement pas des doublons.
Par exemple, si vous choisissez d'inclure l'initiale dans les critères de recherche pour la recherche de personnes potentiellement en double par nom, les contacts “John Smith” et “Tina Smith” ne seront pas inclus dans les résultats de recherche puisqu'ils ont des initiales différentes (“J” et “T”). Si vous choisissez de ne pas inclure l'initiale dans les résultats, ces contacts seront trouvés comme potentiellement en double.
Paramètres pour les recherches par nom
Pour les recherches de sociétés potentiellement en double par nom et de personnes potentiellement en double par nom, vous pouvez également restreindre la liste des contacts recherchés en incluant une plage. Par exemple, vous pouvez choisir de rechercher uniquement les contacts entre A et D pour les doublons.
Pour restreindre la recherche en utilisant une plage, entrez le début et la fin de la plage. Pour rechercher tous les contacts dans les dossiers pour les doublons, entrez un astérisque (*) pour les options de début et de fin de plage.
Conseils et suggestions pour utiliser les recherches de doublons potentiels
- N'autorisez qu'un petit groupe d'utilisateurs à accéder aux recherches, surtout avant de nettoyer les dossiers publics.
- Commencez par la recherche d'adresse électronique ou de téléphone. Comme il est peu probable que différentes personnes aient la même adresse électronique ou le même numéro de téléphone, cette recherche trouvera les doublons les plus probables.
- Après avoir nettoyé les doublons trouvés avec les recherches d'adresse électronique et de téléphone, utilisez les recherches par nom pour trouver les doublons restants. Ces recherches offrent des options pour restreindre la recherche à une plage, comme tous les noms entre A et M. Si la recherche renvoie un nombre ingérable de contacts au début, utilisez une plage plus petite.
- Utilisez les recherches de doublons potentiels avec la fonctionnalité de fusion de doublons multi-contacts au lieu de la fonctionnalité de fusion de doublons à deux contacts.
Comment empêcher la fusion de contacts similaires qui ne sont pas des doublons ?
Souvent, les grandes entreprises ont plusieurs contacts portant le même nom et invariablement, quelqu'un les fusionne accidentellement.
Pour éviter cette situation, créez une relation entre les contacts en utilisant le type de relation n'est pas un doublon de.
Lorsque ce type de relation est appliqué entre deux contacts, un utilisateur ne peut pas fusionner ces contacts en utilisant la fonctionnalité de fusion de contacts en double dans InterAction.
Pour plus d'informations sur les relations, voir Créer / Modifier des relations dans le Windows Client.