Para crear un informe de actividad/cita, debe tener habilitadas las citas y ser un administrador de informes. Consulte ¿Quién es un administrador de informes?
Los informes de actividad/cita generan una lista de actividades o citas y pueden o no incluir los nombres de los contactos asociados a esos compromisos. Consulte Opciones de contacto para informes de actividad/cita. No confunda estos informes con los informes de contacto, donde selecciona contactos específicos y luego elige incluir sus actividades o citas en el informe. Consulte Actividades/Citas (en informes de contacto).
Para ejecutar informes de actividad/cita, vea una lista de actividades o citas en el Web Client. Por ejemplo, comience desde una página de resultados de búsqueda de actividades o desde la vista de página completa de citas de un contacto.
Algunos ejemplos de informes de actividad/cita predeterminados de InterAction incluyen:
- Actividades/Citas por fecha - Una lista de actividades y citas ordenadas por fecha.
- Actividades por originador - Una lista de actividades agrupadas por miembro del equipo. Incluye recuentos por miembro del equipo.
- Citas por tipo - Una lista de citas agrupadas por tipo de actividad. Incluye recuentos por tipo.
Crystal Reports no es compatible como herramienta de diseño para crear informes de actividad/cita. Esto se debe a que los informes de actividad/cita solo se pueden ejecutar en el Web Client. Crystal Reports solo funciona con el Windows Client.
Crear un nuevo informe de actividad/cita
Si ya existe un informe similar al que desea crear, se recomienda comenzar con ese informe existente y elegir Guardar como nuevo. Consulte Guardar un informe como nuevo para más detalles.
Un informe de actividad/cita se puede ejecutar desde cualquier lista de actividades o citas en el Web Client. Esto incluye:
- Los resultados de una búsqueda de actividades o citas
- La vista de página completa de actividades o citas de un contacto
- El recuadro de actividades o citas en la página de resumen de Contactos y Asuntos, Oportunidades y Compromisos
Puede ejecutar un informe de contacto que incluya actividades y/o citas. Consulte Nuevo informe de contacto.
Para crear un informe de actividad/cita:
- Abra el cuadro de diálogo Administrar lista de informes eligiendo Herramientas > Informes.
- Elija Administrar.
- En el cuadro de diálogo Administrar lista de informes, cambie la selección en la lista desplegable Ver informes para a Actividades/Citas.
-
Elija Nuevo.
Se muestra el cuadro de diálogo del Asistente para nuevo informe.
El Asistente para nuevo informe lo guía a través de cinco pasos para crear un nuevo informe de actividad/cita. Elija el botón Siguiente para avanzar en cada paso del asistente. Al llegar al final, elija Finalizar para crear el informe.
El proceso para crear un nuevo informe de actividad es idéntico al de crear un nuevo informe de contacto; solo cambian las opciones de campos de datos.
Pasos del Asistente para nuevo informe
| Paso # | Paso |
|---|---|
| 1 | Ingrese información general como el nombre y la descripción del informe. |
| 2 | Seleccione los campos de datos de InterAction que se incluirán en el informe. |
| 3 | Especifique cómo ordenar el informe. |
| 4 | Seleccione el formato del informe y diseñe la presentación. |
| 5 | Defina quién puede acceder al informe y desde dónde. |
Campos de datos de informes de actividad/cita
Al crear un nuevo informe de actividad/cita, se le pedirá que seleccione los campos de datos que desea incluir en el informe. Los campos disponibles dependen de qué elementos estén habilitados o de los que tenga permiso para ver. Por ejemplo, su organización puede no usar citas. Por lo tanto, los campos de cita no estarán disponibles al crear informes.
Al crear informes de actividad que contienen citas, el campo de datos Indicador de cita está disponible para agregar al diseño del informe. Este campo indica si un elemento es una cita y solo se agrega a un informe si tiene habilitadas las citas.
A continuación se muestra la lista de todos los campos de datos de actividad/cita disponibles.
Campos de datos de actividad/cita
| Campo de datos | Descripción |
|---|---|
| Resumen | Resumen de la actividad/cita |
| Descripción | Descripción de la actividad/cita |
| Fecha/Fecha de inicio | Fecha de la actividad/cita |
| Hora/Hora de inicio | Para citas, se muestra la hora de inicio. Para actividades, también se muestra la fecha de la actividad. |
| Fecha de finalización |
Solo campo de cita. Muestra la fecha de finalización de la cita. |
| Hora de finalización |
Solo campo de cita. Muestra la hora de finalización de la cita. |
| Ubicación |
Solo campo de cita. Muestra la ubicación de la cita. |
| Tipo | Tipo de actividad/cita |
| Grupo de tipo | Grupo de tipo de actividad/cita |
| Nombre del originador | Nombre del usuario de InterAction que ingresó la actividad/cita o fue asignado como originador |
| Cargo del originador | Cargo del originador |
| Departamento del originador |
Departamento del originador Nota: Este es el campo real de Departamento, no un campo adicional. |
| ID de contacto del originador | ID de contacto de InterAction para el originador |
| Nombre relacionado | Muestra el nombre de la carpeta o lista a la que se refiere la actividad. Específico para actividades de Asuntos, Oportunidades o Compromisos. |
| Nombre del módulo | Específico para actividades de Asuntos, Oportunidades o Compromisos. |
| Indicador de cita | Solo incluya en los informes si tiene habilitadas las citas. Indica si un elemento es una cita. Agregue este campo a los informes que incluyan tanto actividades como citas. |
| Compartir con clientes | Indica si la actividad/cita está disponible para contactos externos. (El campo Hacer disponible para se configura en InterAction Administrator). |
| Contactos | Le permite especificar qué contactos se incluyen en el informe. Consulte Opciones de contacto para informes de actividad/cita. |
Opciones de contacto para informes de actividad/cita
Si incluye los contactos de cada actividad como parte del informe, elija qué contactos desea mostrar para cada actividad. Tiene tres opciones:
- Mostrar todos los contactos en la actividad/cita
- Mostrar solo los contactos del usuario - limita el informe a mostrar solo los contactos que están en la lista de contactos del usuario
- Mostrar contactos que sean alguno de los siguientes - limita el informe a mostrar solo contactos de tipos de contacto especificados.
Por ejemplo, puede elegir mostrar solo los contactos en actividades que sean Clientes, Personal del cliente, Prospectos o Personal del prospecto. Si elige esta opción, seleccione los tipos de contacto a incluir.
InterAction establece un límite para la cantidad de contactos que se pueden mostrar para cada actividad. Debido a que las actividades pueden tener cientos de contactos asociados, no es razonable mostrar siempre todos los contactos asociados a una actividad. Por defecto, el límite de contactos es 10, pero puede cambiar este límite eligiendo otro número en la lista desplegable Mostrar un mensaje si el número de contactos excede. Cuando la actividad supera el límite especificado, se muestra un mensaje en lugar de los nombres de los contactos.
Seleccionar la información a mostrar para cada contacto
Para cada contacto en el informe de actividad/cita, puede elegir incluir el nombre de la empresa o el cargo del contacto seleccionando las opciones en la pestaña Organizar resultados (el contacto se muestra automáticamente).
Agrupación de informes de actividad
Agrupe casi todos los informes de actividad que incluyan contactos por ID de actividad (llamado ID) al diseñar el informe. Los contactos en la actividad crean filas repetidas que duplican la actividad si no agrupa por ID de actividad.
Las tres excepciones en las que no necesita agrupar por ID son:
- Quiere agrupar por contacto
- No está incluyendo actividades
- Quiere que las actividades se dupliquen
Para más información sobre la agrupación en el Diseñador de informes de InterAction, consulte Información sobre agrupación.