Während Kontakttypen, Marketinglisten und Regelsets festlegen, wer Informationen verwaltet und welche Informationen verwaltet werden, definieren die Regelkollektionen genau, wie die Kontaktinformationen, wie z. B. Name, Telefonnummern, Adressen und elektronische Adressen eines Kontakts, verwaltet werden. Regelkollektionen legen fest, wie jedes Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen jeder Art von Kontaktinformation gehandhabt wird. Zum Beispiel definiert das Regelset „Streng verwaltet“ Folgendes:
- Alle verdächtigen Änderungen, die ein Benutzer am Namen, Firmennamen, an Adressen, Telefonnummern oder elektronischen Adressen eines Kontakts vornimmt, müssen dem Datenverwalter zur Genehmigung vorgelegt werden.
- Alle Änderungen oder Löschungen, die ein Benutzer am Namen, Firmennamen, an Adressen, Telefonnummern oder elektronischen Adressen eines Kontakts vornimmt, müssen dem Datenverwalter zur Genehmigung vorgelegt werden.
- Alle neuen Informationen, die ein Benutzer zu einem Kontakt hinzufügt, einschließlich Telefonnummern, Adressen oder elektronischer Adressen, werden automatisch hinzugefügt, aber der Datenverwalter wird benachrichtigt, dass er die neuen Informationen überprüfen muss.
Regelkollektionen verwalten diese Informationen auf sehr detaillierter Ebene. Sie können für jede Aktion, die ein Benutzer für ein Datenelement ausführen kann, eine eigene Regel festlegen. Zum Beispiel definiert die Regelkollektion „Streng verwaltet“ folgende Regeln für Adressen:
| Art der Änderung | Regel |
|---|---|
| Adresse hinzufügen | Überprüfen |
| Adresse ändern | Einreichen |
| Adresse formatieren | Überprüfen |
| Adresse löschen | Einreichen |
| Verdächtige Änderung an Adresse | Einreichen |
Da Sie Regeln auf so detaillierter Ebene festlegen können, enthält jede Regelkollektion 75 Einträge, für die Sie eine Regel definieren müssen. Der Prozess zur Definition einer neuen Regelkollektion kann zeitaufwendig sein. Um diesen Prozess zu erleichtern, enthält InterAction fünf Regelkollektionen, die die meisten, wenn nicht alle Anforderungen an die Datenverwaltung abdecken. Sollten diese Regeln dennoch nicht ausreichen, können Sie ganz einfach neue Kollektionen erstellen, indem Sie eine bestehende Kollektion als Vorlage verwenden.
Sofern Ihr Unternehmen keinen klaren Bedarf identifiziert hat, wird nicht empfohlen, die von InterAction bereitgestellten Standard-Regelkollektionen zu ändern.
Weitere Informationen zu den mit InterAction bereitgestellten Regelkollektionen finden Sie unter Verwalten von Regelkollektionen.
Felder einer Regelkollektion
Wenn Sie eine Regelkollektion definieren, müssen Sie verschiedene Informationen angeben. Die folgende Tabelle zeigt, welche Angaben Sie für eine Regelkollektion machen müssen.
Felder einer Regelkollektion
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Der Name der Regelkollektion. Der Name sollte aussagekräftig, aber kurz sein. Wenn Sie eine Regelkollektion für ein Regelset auswählen, wählen Sie den Namen der Regelkollektion aus. |
| Erstellen aus | Wenn Sie eine neue Regelkollektion erstellen, ist es viel einfacher, mit einer bestehenden Kollektion zu beginnen und diese an Ihre Bedürfnisse anzupassen, als eine neue Regelkollektion von Grund auf zu erstellen. Verwenden Sie dieses Feld, um die Regelkollektion auszuwählen, die Sie als Vorlage für die neue Kollektion verwenden möchten. Handelt es sich um eine System-Regelkollektion, können Sie in diesem Bereich die Regelkollektion auf die ursprünglichen Einstellungen zurücksetzen. |
| Regel auf markierte Felder anwenden | In diesem Bereich können Sie eine Regel und eine Benachrichtigungseinstellung auf alle unten im Raster markierten Einträge anwenden. Die in diesem Bereich ausgewählte Regel wird nur auf markierte Einträge angewendet, nicht auf das aktuell ausgewählte Element, es sei denn, dieses ist ebenfalls markiert. |
| Status | Anstatt eine Regelkollektion zu löschen, können Sie den Status auf „inaktiv“ setzen. Sie können eine Regelkollektion nur dann inaktivieren, wenn sie von keinem Regelset, Kontakttyp oder keiner Marketingliste verwendet wird. Das Inaktivieren einer Regelkollektion ist die bessere Option, wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie die Regelkollektion später noch einmal benötigen. |
| Spaltenüberschriften | |
| Feld | Zeigt an, welches Kontaktinformationsfeld geändert wird. Dazu gehören Namensfelder, Firmennamenfelder, Telefonnummern-, Adress- und elektronische Adressfelder. |
| Aktion |
Beschreibt die Art der Änderung, die der Benutzer vornimmt. Dies kann Folgendes sein: • Hinzufügen – wenn ein Benutzer einen neuen Eintrag hinzufügt. • Formatieren – wenn ein Benutzer die Kontaktinformation umformatiert oder neu anordnet. Zum Beispiel kann der Benutzer „Str.“ in „Straße“ ändern. • Ändern – wenn ein Benutzer Informationen über das reine Umformatieren hinaus ändert. Zum Beispiel kann ein Benutzer die Telefonnummer eines Kontakts ändern. • Löschen – wenn ein Benutzer die Informationen eines Kontakts löscht. • Verdächtig – wenn ein Benutzer die Informationen eines Kontakts auf ungewöhnliche Weise ändert. Zum Beispiel kann ein Benutzer eine vierstellige Telefonnummer eingeben, eine zugeordnete Firma entfernen, ohne eine neue einzutragen, usw. |
| Regel |
Für jeden Eintrag kann eine der folgenden Regeln festgelegt werden: • Akzeptieren – übernimmt die Änderung des Benutzers automatisch, ohne den Datenverwalter zu benachrichtigen. • Überprüfen – übernimmt die Änderung des Benutzers automatisch, der Datenverwalter erhält jedoch ein Ticket zur Überprüfung. • Einreichen – die Änderung des Benutzers wird nicht sofort übernommen. Stattdessen muss ein Datenverwalter die Änderung prüfen und entscheiden, ob sie korrekt ist, bevor sie beim Kontakt übernommen wird. |
| Benachrichtigen | Legt fest, ob andere für den Kontakt zuständige Datenverwalter benachrichtigt werden sollen, wenn eine Änderung vorgenommen wird. Weitere Informationen finden Sie unter Benachrichtigung anderer Datenverwalter, die für einen Kontakt verantwortlich sind, wenn eine Änderung vorgenommen wird |