Wenn Kontakte Eintrittskarten, Zugangsdaten, Anweisungen oder andere Materialien für die Teilnahme an der Veranstaltung benötigen, müssen Sie diese vor der Veranstaltung versenden. Zusätzlich zu den Eintrittskarten für die eingeladenen Kontakte müssen Sie für jeden mitgebrachten Gast ebenfalls eine Eintrittskarte beilegen. Am einfachsten gelingt dies, indem Sie Adressetiketten entsprechend der benötigten Anzahl an Eintrittskarten ausdrucken. So wird der Verpackungsprozess erleichtert, da die erste Gruppe von Paketen jeweils eine Eintrittskarte erhält, die nächste Gruppe zwei Eintrittskarten und so weiter.
- Versenden Sie Eintrittskarten an Kontakte, die keinen Gast mitbringen.
- Führen Sie im Veranstaltungsordner eine Suche nach Kontakten durch, bei denen das Feld RSVP auf Ja und das Feld Anzahl der Gäste auf Leer steht.
- Verwenden Sie die Umschlag-, Etiketten- und/oder Seriendruckfunktion von InterAction, um die Versandmaterialien für die Kontakte aus den Suchergebnissen zu drucken.
- Markieren Sie alle Kontakte und fügen Sie für alle markierten Kontakte eine globale Aktivität zum Thema Veranstaltung vom Typ Marketing Mailing hinzu, mit Tickets/Zugangsdaten versendet für [Veranstaltungsname] in der Aktivitäts-Zusammenfassung.
- Solange die Kontakte noch markiert sind, setzen Sie das zusätzliche Feld Materialien versenden.
- Legen Sie beim Verpacken dieser Sendungen jeweils eine Eintrittskarte bei.
Bearbeiten und führen Sie diese Suche weiter aus, indem Sie die Anzahl der Gäste jeweils um eins erhöhen, bis die maximale Gästeanzahl erreicht ist.
Nach jeder Suche drucken Sie die Versandmaterialien, markieren alle Kontakte, fügen eine Aktivität zum Thema Veranstaltung vom Typ Marketing Mailing für alle markierten Kontakte hinzu, mit Tickets/Zugangsdaten versendet für [Veranstaltungsname] in der Aktivitäts-Zusammenfassung, setzen das zusätzliche Feld Materialien versenden und versenden die entsprechende Anzahl an Eintrittskarten.
- Wenn nach dem Versand der meisten Eintrittskarten/Zugangsdaten noch weitere Zusagen (RSVPs) eingehen, führen Sie im Veranstaltungsordner eine Suche nach Kontakten durch, bei denen das zusätzliche Feld RSVP auf Ja steht und das zusätzliche Feld Materialien versenden keinen Wert hat.
- Drucken Sie die benötigten Versandetiketten für die Veranstaltung und prüfen Sie die Anzahl der Gäste, damit Sie die passende Anzahl an Eintrittskarten/Zugangsdaten beilegen können.
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine globale Aktivität hinzufügen und das zusätzliche Feld Materialien versenden für die Kontakte setzen, deren Eintrittskarten/Zugangsdaten verschickt wurden.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang wöchentlich, solange noch RSVP-Karten eingehen. So stellen Sie sicher, dass alle, die an der Veranstaltung teilnehmen möchten, ihre Eintrittskarten/Zugangsdaten erhalten.