Gli utenti possono scegliere di inviare i report via email a se stessi o ad altri utenti di InterAction selezionando Invia a me nel Web Client o nel Windows Client. In questo modo il report viene elaborato in background e inviato ai destinatari specificati come allegato email.
Per abilitare la funzionalità di invio dei report via email, l’amministratore dei report deve configurare e pianificare il processo di Consegna Report in InterAction Administrator.
L’amministratore dei report può anche modificare, se necessario, l’oggetto e il testo del messaggio email. L’oggetto e il corpo email predefiniti sono adatti nella maggior parte dei casi.
Consulta i seguenti argomenti per maggiori informazioni:
- Configurazione dell’oggetto del messaggio email del report
- Modifica del corpo del messaggio email
- Pianificazione del processo di consegna dei report via email
Configurazione dell’oggetto del messaggio email del report
Puoi configurare la riga dell’oggetto che viene visualizzata per i report inviati via email. Il contenuto dell’oggetto è composto da una combinazione di testo statico e variabili token.
I token sono identificati dal simbolo “$” e racchiusi tra parentesi, ad esempio $(Contact Name).
Di seguito sono riportati i token disponibili:
| Token | Descrizione |
|---|---|
| $(ReportName) | Il nome del report come visualizzato nel Report Chooser |
| $(Contacts) | I contatti inclusi nel report. Se il report contiene più di 2 contatti, viene visualizzato il numero di contatti invece dei nomi. |
Nella maggior parte dei casi, puoi utilizzare l’oggetto predefinito:
InterAction Report ‘$(ReportName)’ su $(Contacts)
Ad esempio, questo viene visualizzato nell’oggetto dell’email del report così:
InterAction Report ‘In-Depth Report’ su William Smith
Modifica dell’oggetto del messaggio email del report
- Nella finestra principale di InterAction Administrator, fai doppio clic su Configurazione report, etichette e buste.
- Seleziona Oggetto email report.
- Digita il testo che vuoi includere in ogni messaggio nella casella Oggetto.
- Posiziona il cursore dove vuoi inserire una variabile token e poi seleziona Inserisci token.
- Quando hai finito, seleziona OK.
Modifica del contenuto del messaggio email
Utilizzi InterAction Administrator per progettare il layout e i campi disponibili nel corpo del messaggio email del report. Il contenuto del messaggio email è composto da una combinazione di testo statico e variabili token.
Nella maggior parte dei casi, puoi utilizzare il contenuto predefinito del messaggio email:
In allegato trovi il report che hai richiesto da InterAction:
$(ReportName)
$(Contacts)
Ad esempio, questo viene visualizzato nel messaggio email del report così:
In allegato trovi il report che hai richiesto da InterAction:
In-Depth Report
William Smith
Modifica del corpo del messaggio email
- Nella finestra principale di InterAction Administrator, fai doppio clic su Configurazione report, etichette e buste.
- Seleziona Corpo email report.
- Digita il testo che vuoi includere in ogni messaggio nella casella Specifica il contenuto....
- Posiziona il cursore dove vuoi inserire una variabile token nel messaggio, poi seleziona Inserisci token.
- Continua a inserire token e testo e a modificare il layout finché non sei soddisfatto del corpo del messaggio email.
- Quando hai finito, seleziona OK.
Anteprima del messaggio
- Nella finestra principale di InterAction Administrator, fai doppio clic su Configurazione report, etichette e buste.
- Seleziona Corpo email report.
- Seleziona il pulsante Anteprima.
Pianificazione del processo di consegna dei report via email
Il processo di Consegna Report invia i report agli utenti che li richiedono selezionando Invia a me nel Windows Client, Web Client o PIM. Si tratta di un processo continuo che pianifichi dal Process Manager. I processi continui sono attivi tutto il tempo, con o senza periodi di blackout programmati.
La seguente procedura indica le informazioni che devi fornire quando pianifichi questo processo.
Pianificare il processo di consegna report
- Accedi a InterAction Administrator.
Dall’elenco principale delle entità, seleziona Processi - Pianificazione e risultati.
Puoi pianificare i processi da qualsiasi postazione con InterAction Administrator installato.
Nella finestra di dialogo Gestione pianificazione processi, seleziona Nuovo per aprire la finestra di dialogo Nuovo processo pianificato.
- Per impostare quale postazione verrà utilizzata per eseguire il processo, seleziona Seleziona, poi inserisci il nome del computer o seleziona Sfoglia per cercare il computer nella rete e seleziona OK.
- Seleziona Consegna report nell’elenco a discesa Processo.
Per distinguere tra più processi di Consegna Report, modifica il Nome processo con qualcosa di significativo, ad esempio Consegna report - Server Exchange Chicago.
Dovresti creare più processi di Consegna Report se utilizzi più server Exchange o Domino nel tuo ambiente. Questo perché devi specificare il nome del server di posta e il numero di porta quando configuri la finestra di dialogo Impostazioni Consegna Report.
Se non vuoi che il processo venga eseguito subito, deseleziona la casella Abilitato.
Quando un processo è disabilitato, viene aggiunto alla pianificazione ma il Process Manager non eseguirà i processi disabilitati.
Seleziona il pulsante Modifica nella sezione Impostazioni processo per aprire la finestra di dialogo Impostazioni Consegna Report.
- Specifica il numero massimo di Istanze da eseguire contemporaneamente.
- Inserisci il nome del Server di posta che il processo utilizzerà per inviare i report e il relativo Porta.
- Se il server di posta richiede l’autenticazione, seleziona la casella Il server di posta richiede autenticazione e inserisci un account utente valido che abbia una casella email configurata e che sia riconosciuto dal server di posta, oltre alla password dell’account.
Seleziona se vuoi eliminare i vecchi file di log e il periodo di tempo dopo il quale vuoi che i log vengano eliminati.
I periodi validi vanno da 1 a 999 giorni.
- Seleziona il livello di registrazione che vuoi per il processo: Basso, Standard, Alto o Risoluzione problemi.
- Seleziona OK per tornare alla finestra di dialogo Nuovo processo pianificato.
Seleziona il pulsante Modifica nella sezione Pianificazione per aprire la finestra di dialogo Pianificazione processo.
- Seleziona il fuso orario della postazione del process manager.
- Seleziona Esegui continuamente e poi OK.
- Inserisci le restanti informazioni utente e di messaggistica.
- Quando hai finito, seleziona OK.
Quante istanze di consegna messaggi report servono alla mia organizzazione?
Un’istanza rappresenta un’attività di lavoro, che include la generazione del messaggio email e l’invio all’account email dell’utente InterAction appropriato.
Il numero di istanze necessarie dipende da quanti report prevedi di inviare e dalla memoria della macchina su cui esegui il processo. Il nostro consiglio è di iniziare con un massimo di 2 istanze e modificare il valore se necessario.
Una volta raggiunto il numero massimo di istanze, la Consegna Report non può elaborare un’altra attività finché una delle istanze non ha inviato un’email di report. Ad esempio, se imposti un massimo di 2 istanze e ci sono 10 attività da elaborare, la Consegna Report può elaborare solo 2 email di report contemporaneamente e ogni istanza elaborerà 5 attività in totale. Quindi, 2 attività verranno elaborate mentre le altre 8 saranno in coda. Quando le prime 2 sono completate, le successive 2 vengono elaborate mentre le restanti 6 attendono, e così via.