Si les contacts ont besoin de billets, de badges, d'instructions ou d'autres documents pour assister à l'événement, vous devez les envoyer avant l'événement. En plus d'envoyer aux contacts invités leurs billets, vous devez inclure un billet pour chaque invité qu'ils amènent. Le moyen le plus simple d'y parvenir est d'imprimer des étiquettes d'envoi en fonction du nombre de billets nécessaires. Cela facilite le processus d'assemblage des colis puisque le premier groupe de colis assemblés reçoit un billet, le groupe suivant reçoit deux billets, et ainsi de suite.
- Envoyez des billets aux contacts qui n'amènent pas d'invité.
- Effectuez une recherche dans le dossier de l'événement pour les contacts dont le champ RSVP est Oui et le champ Nombre d'invités est Vide.
- Utilisez les enveloppes, étiquettes et/ou la fonctionnalité de fusion et publipostage d'InterAction pour imprimer les documents d'envoi de l'événement pour les contacts dans les résultats de recherche.
- Marquez tous les contacts et ajoutez une activité globale concernant l'événement de type Envoi Marketing à tous les contacts marqués, avec Billets/Badges envoyés pour [Nom de l'événement] dans le Résumé de l'activité.
- Tant que les contacts sont toujours marqués, définissez le champ supplémentaire Envoyer les documents.
- Lorsque ces colis sont assemblés, incluez un billet.
Continuez à modifier et à exécuter cette recherche, en augmentant le nombre d'invités d'un jusqu'à ce que le nombre maximum d'invités soit atteint.
Après chaque recherche, imprimez les documents d'envoi, marquez tous les contacts, ajoutez une activité concernant l'événement de type Envoi Marketing à tous les contacts marqués avec Billets/Badges envoyés pour [Nom de l'événement] dans le Résumé de l'activité, définissez le champ supplémentaire Envoyer les documents, et envoyez le nombre approprié de billets.
- Si des réponses RSVP sont reçues après l'envoi de la majorité des billets/badges, effectuez une recherche dans le dossier de l'événement, en recherchant les contacts dont le champ supplémentaire RSVP est Oui et dont le champ supplémentaire Envoyer les documents n'a pas de valeur.
- Imprimez les étiquettes d'envoi de l'événement selon les besoins, et vérifiez le nombre d'invités, en incluant le nombre approprié de billets/badges dans le colis envoyé.
- Assurez-vous d'ajouter une activité globale et de définir le champ supplémentaire Envoyer les documents pour les contacts dont les billets/badges ont été envoyés.
- Répétez ce processus chaque semaine, tant que des cartes RSVP continuent d'être reçues. Cela garantit que tous ceux qui prévoient d'assister reçoivent leurs billets/badges.