Les tableaux suivants montrent comment InterAction combine les données des contacts valides et en double lors de la fusion des contacts sources et de la correction des liens à l'aide de la fusion de doublons multi-contacts.
La plupart des utilisateurs n'auront pas besoin de ce niveau de détail ; ces informations sont principalement fournies pour les administrateurs qui souhaitent savoir comment les données ont été combinées ou pourquoi certaines données ont été perdues.
Pour tous ces scénarios, InterAction suit deux règles principales pour vérifier les droits d'accès :
- InterAction vérifie toujours les droits d'accès aux détails du contact avant de modifier ou ajouter des informations à la version valide du contact.
- InterAction ne vérifie pas les droits d'accès aux détails du contact lors de l'ajout d'informations spécifiques au dossier à un lien vers la version valide du contact.
Cette section comprend les sujets suivants :
- Scénarios de fusion de doublons
- Scénarios de correction des liens en double
- Transfert des téléphones et adresses partagés
Scénarios de fusion de doublons
Les scénarios de ce tableau s'appliquent uniquement lors de la fusion des contacts sources. Pour les scénarios de correction d'un lien vers un contact en double contenu dans le dossier Doublons, voir Scénarios de correction des liens en double.
Légende du tableau :
- Scénario décrit les données dans les contacts valides et en double.
- Résultat décrit le résultat après la fusion des doublons.
- Droits d'accès liste les droits d'accès nécessaires pour obtenir le résultat décrit dans la colonne Résultat.
Scénarios de fusion de doublons
| Scénario | Résultat | Droits d'accès |
|---|---|---|
| Informations sur le nom | ||
| Le doublon et le bon contact ont la même valeur dans l'un des champs de nom. | Rien ne sera changé. | N/A |
| Le doublon et le bon contact ont des valeurs différentes dans l'un des champs de nom. | La valeur du bon contact sera conservée. La valeur du contact en doublon sera sauvegardée dans une activité de données conservées. | N/A |
| Le contact en doublon a une valeur pour l'un des champs de nom, et le bon contact n'a pas de valeur pour le même champ. | La valeur du contact en doublon sera utilisée. | Modifier le nom |
| Association à une entreprise (s'applique uniquement aux contacts personnels) | ||
| Le doublon et le bon contact ont la même valeur pour l'entreprise. |
Rien ne sera changé. Le bon contact et le contact en doublon conservent l'association à l'entreprise. Si le contact en doublon est associé à l'entreprise et que le bon contact ne l'est pas, InterAction tentera d'associer le bon contact à l'entreprise. |
Modifier l'association (requis pour l'association à l'entreprise) |
| Le doublon et le bon contact ont des valeurs différentes pour le nom de l'entreprise. | Les informations de l'entreprise pour le bon contact sont conservées. Les informations pour le contact en doublon sont sauvegardées dans une activité de données conservées. Peu importe si les contacts sont associés aux entreprises ou non. | N/A |
| Le contact en doublon a des informations sur l'entreprise, et le bon contact n'en a pas. | La valeur du contact en doublon sera utilisée. Si le doublon est associé à l'entreprise, InterAction tentera d'associer le bon contact à l'entreprise. |
Modifier le nom pour utiliser le nom du doublon Modifier l'association pour associer le bon contact à une entreprise. |
|
Téléphones et adresses Dans les scénarios ci-dessous, « adresse » fait toujours référence aux adresses postales et électroniques. | ||
| L'adresse ou le téléphone du contact en doublon correspond à une adresse ou un téléphone existant sur la bonne version du contact. | Rien n'est changé. | N/A |
| L'adresse ou le téléphone du contact en doublon est similaire à un élément de la bonne version. | À moins que vous ne choisissiez de conserver l'information similaire, l'adresse ou le téléphone n'est pas ajouté au bon contact. | N/A |
| Le doublon et le bon contact ont un élément de type Professionnel ou Professionnel2. Les éléments ne correspondent pas. | L'élément sur le contact en doublon deviendra un élément Professionnel alternatif sur le bon contact. | Ajouter des adresses, ajouter un téléphone ou ajouter une adresse électronique |
| Le doublon et le bon contact ont un élément de type Accueil. Les éléments ne correspondent pas. | L'élément sur le contact en doublon deviendra un élément Accueil alternatif sur le bon contact. | Ajouter des adresses, ajouter un téléphone ou ajouter une adresse électronique |
| Contacts associés (y compris Qui connaît qui ?) | ||
| Le doublon et le bon contact ont la même relation avec le même contact (par exemple, les deux versions du contact ont une relation « est membre du conseil d'administration de » avec la même entreprise). | Rien n'est changé. | N/A |
| Le doublon et le bon contact ont chacun une relation différente avec le même contact. | La relation du contact en doublon sera ajoutée. | Ajouter un contact associé |
| Le contact en doublon a une relation que le bon contact n'a pas. | La relation du contact en doublon sera ajoutée. | Ajouter un contact associé |
| Un contact différent a une relation avec le contact en doublon. | Une nouvelle relation entre l'autre contact et le bon contact sera créée. La relation existante entre le contact et le doublon ne sera pas modifiée. | Aucune |
| Classifications | ||
| Le contact en double a des classifications appliquées. | Les classifications sont appliquées à la bonne version du contact. | Ajouter une classification |
| Lors de la fusion de deux contacts dans le même dossier, le contact en double a une classification spécifique au dossier, mais l'utilisateur n'a pas les droits d'accès pour ajouter une classification à la bonne version du contact. | La classification n'est pas appliquée à la bonne version. | N/A |
| Activités | ||
| Le contact en double a des activités. | Toutes les activités du contact en double sont copiées sur le bon contact. | Ajouter une activité |
| Le contact en double a des activités concernant des contacts, mais l'utilisateur n'a pas les droits d'accès pour ajouter une activité au bon contact. | Les activités sont perdues. Notez que les activités ne sont pas enregistrées dans une activité de données conservées. | N/A |
| Lors de la fusion de deux contacts dans le même dossier, le contact en double a une activité concernant des dossiers, mais l'utilisateur n'a pas les droits d'accès pour ajouter une activité à la bonne version du contact. | Les activités sont perdues. Notez que les activités ne sont pas enregistrées dans une activité de données conservées. | N/A |
| Rendez-vous | ||
| Le contact en double a des rendez-vous. | Tous les rendez-vous du contact en double sont copiés sur le bon contact. | Ajouter une activité |
| Le contact en double a des rendez-vous globaux, mais l'utilisateur n'a pas les droits d'accès pour ajouter une activité au bon contact. | Les rendez-vous sont perdus. Notez que les rendez-vous ne sont pas enregistrés dans une activité de données conservées. | N/A |
| Lors de la fusion de deux contacts dans le même dossier, le contact en double a un rendez-vous spécifique au dossier, mais l'utilisateur n'a pas les droits d'accès pour ajouter une activité à la bonne version du contact. | Les rendez-vous sont perdus. Notez que les rendez-vous ne sont pas enregistrés dans une activité de données conservées. | N/A |
| Documents | ||
| Le contact en double a des documents. | Tous les documents du contact en double sont copiés sur le bon contact. | Ajouter une activité |
| Le contact en double a des documents globaux, mais l'utilisateur n'a pas les droits d'accès pour ajouter une activité au bon contact. | Les documents sont perdus. Notez que les documents ne sont pas enregistrés dans une activité de données conservées. | N/A |
| Lors de la fusion de deux contacts dans le même dossier, le contact en double a un document spécifique au dossier, mais l'utilisateur n'a pas les droits d'accès pour ajouter une activité à la bonne version du contact. | Les documents sont perdus. Notez que les documents ne sont pas enregistrés dans une activité de données conservées. | N/A |
| Champs supplémentaires à valeur unique | ||
| Le contact en double et le bon contact ont la même valeur dans le champ supplémentaire. | Rien ne sera changé. | N/A |
| Le contact en double et le bon contact ont des valeurs différentes dans le champ supplémentaire. | La valeur pour le bon contact sera conservée. La valeur pour le contact en double sera enregistrée dans une activité de données conservées. | N/A |
| Le contact en double a une valeur pour un champ supplémentaire, et le bon contact n'a pas de valeur pour le même champ. | La valeur pour le contact en double sera utilisée. | Modifier les champs supplémentaires |
| Lors de la fusion de deux contacts dans le même dossier, le contact en double a une valeur dans un champ supplémentaire spécifique au dossier. Le bon contact n'a pas de valeur dans le même champ, mais l'utilisateur n'a pas les droits d'accès pour modifier le champ supplémentaire de la bonne version du contact. | La valeur du champ est perdue et enregistrée dans une activité de données conservées. | N/A |
| Champs supplémentaires à valeurs multiples | ||
| Les contacts en double et valides ont des valeurs dans le champ supplémentaire. Certaines des valeurs dans le champ correspondent. | Les valeurs correspondantes ne sont pas ajoutées à la liste des valeurs pour le bon contact. Les valeurs qui ne correspondent pas sont ajoutées. | Modifier le champ supplémentaire (pour ajouter les valeurs qui ne correspondent pas depuis le Windows Client) |
| Le contact en double a des valeurs dans un champ supplémentaire à valeurs multiples. La bonne version du contact n'a pas de valeurs correspondantes dans le champ. | Les valeurs du doublon sont ajoutées à la liste des valeurs pour le champ dans la bonne version du contact. | Modifier le champ supplémentaire |
| Lors de la fusion de deux contacts dans le même dossier, le contact en double a des valeurs dans un champ supplémentaire spécifique au dossier, mais l'utilisateur n'a pas les droits d'accès pour modifier le champ supplémentaire de la bonne version du contact. | Les valeurs du doublon ne sont pas appliquées à la bonne version. | N/A |
| Sponsor principal et autres sponsors | ||
| Les contacts en double et valides ont le même sponsor principal. | Rien ne sera changé. | N/A |
| Les contacts en double et valides ont des sponsors principaux différents. | Le sponsor principal de la version en double du contact sera ajouté en tant qu'autre sponsor au bon contact. | Modifier le champ supplémentaire |
| Le sponsor principal du contact en double est déjà inclus dans la liste des autres sponsors du bon contact. | Rien ne sera changé. | N/A |
| Les contacts en double et valides ont des sponsors dans le champ supplémentaire Autres sponsors et certains des sponsors dans le champ correspondent. | Rien ne sera changé. | N/A |
| Le contact en double a des sponsors dans le champ supplémentaire Autres sponsors. La bonne version du contact n'a pas de sponsors correspondants dans le champ Autres sponsors. | Les autres sponsors de la version en double du contact seront ajoutés au bon contact. | Modifier le champ supplémentaire |
| Notes | ||
| Les contacts en double et valides ont des notes. | Les notes du contact en double sont ajoutées à la fin des notes du bon contact. | Modifier les notes |
| Les contacts en double et valides ont des notes. La longueur totale des notes combinées est trop longue pour le champ des notes. | Le texte complet des notes en double est copié dans une activité de données conservées. | N/A |
| Lors de la fusion de deux contacts dans le même dossier, le contact en double a des notes spécifiques au dossier, mais l'utilisateur n'a pas les droits d'accès pour modifier les notes de la bonne version du contact. | Les notes du contact en double sont ajoutées à l'activité de données conservées. | N/A |
| Drapeaux de contact | ||
| Les deux contacts sont dans le même dossier qui prend en charge le marquage et ont des drapeaux de couleurs différentes appliqués (par exemple, le bon contact a le drapeau bleu, tandis que le doublon a le drapeau orange). | La couleur du drapeau pour le bon contact est conservée (en continuant l'exemple, le contact résultant aurait le drapeau bleu appliqué). | N/A |
| Les deux contacts sont dans le même dossier qui prend en charge le marquage, mais l'un est marqué et l'autre ne l'est pas. | Le statut du drapeau pour le bon contact est conservé. Par conséquent, si le bon contact est marqué (avec n'importe quelle couleur) et que le doublon ne l'est pas, le contact résultant est marqué. Si le contact en double est marqué et que le bon contact ne l'est pas, le contact résultant n'est pas marqué dans le dossier. | N/A |
| L'un des contacts est dans un dossier qui prend en charge le marquage et a un drapeau appliqué. L'autre contact n'est pas dans ce dossier. | Le contact résultant est lié au dossier et le statut du drapeau du contact dans le dossier est conservé. Peu importe quel contact est le bon contact et lequel est le doublon dans ce cas. | N/A |
Correction des Scénarios de Liens en Double
La fusion des doublons fonctionne différemment lorsque vous fusionnez un lien vers un contact provenant du dossier des doublons. Cela corrige essentiellement l'indicateur de doublon en remplaçant un lien vers un contact en double par un lien vers la bonne version du contact. Ce processus transfère également toutes les données spécifiques au dossier du lien en double vers le nouveau lien.
Remarque : Pour un exemple, reportez-vous à Correction des Liens vers des Contacts en Double.
Lors de la correction d'un lien en double, les droits d'accès aux données du contact sont ignorés. Par exemple, supposons que vous n'ayez pas les droits d'accès pour modifier les notes dans le dossier contenant le lien en double. Le lien en double inclut certaines notes spécifiques au dossier.
Lorsque vous remplacez le lien, les notes spécifiques au dossier seront transférées vers le nouveau lien, même si vous n'avez normalement pas accès pour modifier les notes dans ce dossier.
Légende du tableau :
- Scénario décrit les données dans les contacts bons et en double.
- Résultat décrit le résultat après la fusion des doublons.
Dans tout ce tableau, le terme « lien en double » fait référence à un lien vers la version en double du contact (par exemple, le contact qui a été déplacé dans le dossier des doublons). Le terme « bon lien » fait référence à un lien vers la bonne version du contact.
Scénarios de Liens en Double
| Scénario | Résultat |
|---|---|
|
Téléphones et adresses Dans les scénarios ci-dessous, "adresse" se réfère toujours aux adresses postales et électroniques. | |
| L'adresse ou le téléphone sur le lien dupliqué correspond à une adresse ou un téléphone global ou spécifique à un dossier sur la bonne version du contact. | Rien ne sera changé. |
| L'adresse ou le téléphone sur le lien dupliqué est similaire à un élément global ou spécifique à un dossier sur la bonne version. | L'adresse ou le téléphone n'est pas ajouté au bon contact. Les données sont enregistrées dans une activité de données conservées. |
| Les deux liens, dupliqué et bon, ont un élément spécifique à un dossier de type Business. Les éléments ne correspondent pas. | Le téléphone ou l'adresse sur le lien dupliqué sera ajouté au bon lien avec le type Business alternatif. |
| Les deux liens, dupliqué et bon, ont un élément spécifique à un dossier de type Business2. Les éléments ne correspondent pas. | Le téléphone ou l'adresse sur le lien dupliqué sera ajouté au bon lien avec le type Business alternatif. |
| Les deux contacts, dupliqué et bon, ont un élément spécifique à un dossier de type Accueil. Les éléments ne correspondent pas. | Le téléphone ou l'adresse sur le lien dupliqué sera ajouté au bon lien avec le type Accueil alternatif. |
| Classifications | |
| Les deux liens, dupliqué et bon, ont la même classification spécifique à un dossier appliquée. | Rien ne sera changé. |
| Le lien dupliqué a des classifications spécifiques à un dossier appliquées. | Les classifications sont appliquées au bon lien. |
| Activités | |
| Le lien dupliqué a des activités concernant les dossiers. | Les activités sont copiées sur le bon lien. |
| Champs supplémentaires à valeur unique | |
| Les deux liens, dupliqué et bon, ont la même valeur dans un champ supplémentaire spécifique à un dossier. | Rien ne sera changé. |
| Les liens dupliqué et bon ont des valeurs différentes dans le champ supplémentaire. | La valeur pour le bon lien sera conservée. La valeur pour le lien dupliqué sera enregistrée dans une activité de données conservées. |
| Le lien dupliqué a une valeur pour un champ supplémentaire, et le bon lien n'a pas de valeur pour le même champ. | La valeur pour le lien dupliqué sera utilisée. |
| Champs supplémentaires à valeurs multiples | |
| Les deux liens, dupliqué et bon, ont des valeurs dans le même champ supplémentaire spécifique à un dossier. Certaines des valeurs dans le champ correspondent. | Les valeurs correspondantes ne seront pas ajoutées à la liste des valeurs pour le bon lien. Les valeurs qui ne correspondent pas seront ajoutées. |
| Notes | |
| Le lien dupliqué a des notes spécifiques à un dossier. | Les notes pour le lien dupliqué sont ajoutées à la fin des notes pour le bon lien. Cela se produit que le bon lien ait ou non des notes spécifiques à un dossier. |
| Les deux liens, dupliqué et bon, ont des notes. La longueur totale des notes combinées est trop longue pour le champ des notes. | Le texte complet des notes combinées est copié dans une activité de données conservées. |
Transfert des téléphones et adresses partagés
Une personne associée à une entreprise partage généralement les téléphones et adresses de l'entreprise. Ceux-ci apparaissent avec l'icône de l'entreprise dans le volet de résumé et dans la vue Téléphones & Adresses.
[A] Ce téléphone est spécifique au contact Jane Tarnoff.
[B] Le téléphone, le fax et le site Web sont tous enregistrés avec le contact de l'entreprise (TeleNorth Financial Services) et utilisés par Jane.
Lors de la correction de l'association pour une personne, InterAction corrige également les téléphones et adresses que la personne partageait avec l'entreprise en double.
Par exemple, Jane Tarnoff était associée à l'entreprise en double TeleNorth. Son contact partage actuellement le numéro de téléphone de l'entreprise (312) 555-1212.
Après avoir fusionné l'entreprise en double et associé Jane à la bonne version de l'entreprise, InterAction "transfère" également le numéro de téléphone professionnel de Jane afin que le contact partage le téléphone enregistré avec la version correcte plutôt que la version en double de l'entreprise.
Le tableau suivant résume les règles qu'InterAction utilise lors du transfert des téléphones et adresses de l'entreprise. Dans toutes ces règles, le terme "téléphones et adresses" inclut tous les types de téléphones ainsi que les adresses postales et électroniques.
Règles pour le Transfert des Téléphones et Adresses
| Scénario | Résultat |
|---|---|
| La personne partage un téléphone ou une adresse qui existe déjà à la fois sur la bonne et la mauvaise entreprise. | La personne est mise à jour pour partager l'élément de la bonne entreprise au lieu du doublon. Aucune nouvelle donnée n'est ajoutée. |
| La personne utilise un téléphone ou une adresse de l'entreprise en double qui est similaire à un élément de la bonne entreprise, mais ne correspond pas exactement. Les informations similaires sont décrites plus loin dans "Informations d'Adresse Similaires". | S'il n'y a pas de correspondance exacte, le contact de la personne est mis à jour pour partager l'élément similaire de la bonne entreprise. S'il y a une correspondance exacte, la règle précédente s'applique. |
| La personne partage un téléphone ou une adresse de l'entreprise en double qui ne correspond à aucun élément de la bonne entreprise. | Le téléphone ou l'adresse sera ajouté à la bonne entreprise, à condition que l'utilisateur effectuant la fusion ait suffisamment de droits d'accès pour ajouter des données à l'entreprise. La personne sera mise à jour pour partager ce nouvel élément de la bonne entreprise. |
| La personne partage un téléphone ou une adresse de l'entreprise en double qui ne correspond à aucun élément de la bonne entreprise, mais l'utilisateur effectuant la fusion n'a pas suffisamment d'accès pour ajouter un téléphone ou une adresse à la bonne entreprise. | Le téléphone ou l'adresse sera ajouté directement au contact de la personne et ne sera plus partagé avec l'entreprise. Plus tard, quelqu'un ayant les droits d'accès pourra transférer manuellement l'élément à l'entreprise. |
Extensions de Numéro de Téléphone
Notez que les extensions de téléphone sont enregistrées avec le contact de la personne, et non avec l'entreprise. Dans tous les scénarios ci-dessus, l'extension d'une personne ne sera pas perdue. L'extension sera ajoutée au téléphone partagé avec l'entreprise.
Informations d'Adresse Similaires
InterAction fera correspondre des adresses similaires si une correspondance exacte n'est pas disponible. Cela garantit que deux adresses légèrement différentes sont traitées comme une correspondance.
Exemples d'informations d'adresse similaires :
- Utilisation différente des abréviations, comme une adresse avec "Rue" et l'autre avec simplement "R.".
- Adresses de rue qui ne diffèrent que par quelques chiffres. Par exemple, "1420 Kensington St., Oak Brook, IL" sera mis en correspondance avec "1400 Kensington St., Oak Brook, IL".
Transfert des Téléphones et Adresses Lors d'une Fusion de Contacts en Double
Le contact de la personne Jane Tarnoff est associé à l'entreprise TeleNorth. Cette entreprise est un doublon de TeleNorth Financial Services.
Le contact de Jane utilise actuellement les informations suivantes de l'entreprise en double TeleNorth :
Adresse Professionnelle :
1420 W. Granville
Chicago, IL, 60660
Téléphone Professionnel : (312) 555-1212
Site Web Professionnel : www.telenorth.com
Fax Professionnel : (312) 555-1818
La bonne version de l'entreprise (TeleNorth Financial Services) a les téléphones et adresses suivants :
Adresse Professionnelle :
1402 West Granville Avenue
Chicago, IL, 60660
Téléphone Professionnel : (312) 555-1212
Notez les légères différences dans l'adresse de rue.
Lors de la correction du contact de Jane pour l'associer à la bonne version de l'entreprise, InterAction effectue les actions suivantes :
- L'adresse est similaire et aucune autre correspondance exacte n'est disponible. L'adresse de l'entreprise en double est remplacée par l'adresse de la bonne entreprise.
- Le téléphone professionnel correspond exactement, donc le téléphone de l'entreprise en double est remplacé par le même téléphone de la bonne entreprise.
-
Le site Web et le fax professionnel n'existent pas sur la bonne entreprise. Ces éléments sont ajoutés à l'entreprise, puis associés au contact de Jane.
Si l'utilisateur corrigeant le contact n'avait pas les droits d'accès pour ajouter ces éléments, InterAction les ajouterait directement au contact de Jane.