Lorsque vous configurez des gestionnaires de données dans InterAction, vous devez leur donner les autorisations et droits d'accès nécessaires pour accomplir leurs responsabilités. La manière la plus simple de donner aux utilisateurs les autorisations et droits d'accès dont ils ont besoin est de créer des groupes pour les différents gestionnaires de données de votre organisation, puis d'attribuer à ces groupes les droits d'accès et autorisations.
Pour plus d'informations sur le rôle de maintien de la qualité des données et des gestionnaires de données, voir Le rôle de maintien de la qualité des données.
Les gestionnaires de données ont besoin des autorisations suivantes pour nettoyer les données dans la liste des entreprises :
- Autorisation de fusionner tous les contacts en double
- Autorisation d'accéder aux outils de qualité des données, y compris Data Minder
Si les gestionnaires de données sont responsables de la gestion des modifications effectuées par les utilisateurs dans le Web Client, vous devez également configurer ces utilisateurs en tant qu'utilisateurs de gestion des modifications de données ou membres d'un groupe de gestion des modifications de données. Vous pouvez également vouloir donner aux utilisateurs responsables de la gestion des modifications des utilisateurs l'autorisation de modifier les types de contacts et les ensembles de règles qui déterminent quelles modifications des utilisateurs sont gérées.
Enfin, vous devez vous assurer que les gestionnaires de données ont les droits d'accès nécessaires pour travailler dans InterAction. Par exemple, le gestionnaire de données ou le groupe principalement responsable des modifications apportées aux contacts d'un certain type de contact devrait avoir des droits d'administration de dossier pour ce type de contact.
Les organisations utilisant InterAction Data Minder doivent configurer l'application pour que les gestionnaires de données ou les administrateurs aient accès à cet outil. Cet accès est couvert dans le Guide de Data Minder d'InterAction.
En donnant aux utilisateurs l'autorisation de modifier les types de contacts, vous leur donnez la capacité de gérer tous les types de contacts. C'est une fonctionnalité très puissante. Si vous donnez cette autorisation aux utilisateurs, assurez-vous qu'ils connaissent les conséquences de la modification des paramètres pour un type de contact avant de faire des modifications.
Pour plus d'informations sur la manière de donner aux gestionnaires de données l'accès approprié, voir les sections suivantes :
- Configuration des groupes d'utilisateurs pour les gestionnaires de données
- Attribution aux utilisateurs de l'autorisation de fusionner les doublons
- Attribution aux utilisateurs de l'autorisation d'exécuter le nettoyage des associations
- Attribution aux utilisateurs des responsabilités de gestion des modifications de données
- Attribution aux utilisateurs de l'autorisation de gérer les types de contacts
- Attribution aux utilisateurs de l'autorisation de qualité des données
Configuration des groupes d'utilisateurs pour les gestionnaires de données
InterAction fournit des groupes que vous pouvez utiliser pour les gestionnaires de données. Ces groupes sont fournis par défaut car ils ont tendance à être les propriétaires des principales collections de contacts dans les organisations. Ces groupes sont les suivants :
- Administrateurs de données
- Marketing
- Administrateurs du personnel de l'entreprise
- Administrateurs clients
Ces groupes sont principalement utilisés pour la gestion des modifications de données et se voient attribuer la propriété des types de contacts fournis.
La configuration de Data Minder nécessite qu'un groupe d'utilisateurs soit spécifié pour l'accès à l'outil. Le groupe par défaut est Administrateurs de données. Ces utilisateurs peuvent accéder à Data Minder via le Windows Client et ont accès aux outils de Data Minder, y compris la normalisation des données et la gestion des doublons.
Vous pouvez créer d'autres groupes pour les gestionnaires de données afin de compléter ces groupes. Par exemple, vous pouvez vouloir créer un groupe générique "gestionnaires de données" qui contient tous les utilisateurs qui sont des gestionnaires de données. Vous pouvez utiliser ce groupe pour donner rapidement à tous les gestionnaires de données les autorisations et droits d'accès pour effectuer des tâches de nettoyage des données.
Pour des instructions sur la création de groupes, voir le guide Administration d'InterAction.
Attribution aux utilisateurs de l'autorisation de fusionner les doublons
Étant donné qu'aucun utilisateur ne devrait avoir d'accès de suppression aux dossiers publics, InterAction inclut une autorisation spéciale Fusionner tous les doublons. Les utilisateurs avec cette autorisation peuvent fusionner les doublons indépendamment des droits d'accès aux dossiers. Cette autorisation remplace également les droits d'accès aux détails des contacts.
Notez que tous les utilisateurs peuvent fusionner les doublons, à condition qu'ils aient les droits d'accès appropriés aux dossiers contenant les contacts. L'autorisation accorde l'accès pour fusionner les doublons indépendamment des droits d'accès aux dossiers.
Attribuer aux utilisateurs les autorisations de qualité des données leur donne la capacité de fusionner les contacts en double en utilisant la fusion de doublons multi-contacts, cependant cela ne leur donne pas l'autorisation de fusionner les contacts par d'autres méthodes. Les utilisateurs qui ont les autorisations de qualité des données devraient toujours se voir attribuer l'autorisation Fusionner tous les doublons également.
Définir l'autorisation Fusionner tous les doublons
- Dans la fenêtre principale de l'administrateur InterAction, double-cliquez sur Configuration des comptes et des groupes d'utilisateurs.
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Choisissez Autorisations.
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Dans la boîte de dialogue des paramètres d'autorisation, sélectionnez le groupe autorisé à fusionner les contacts en double et choisissez OK.
En général, cela devrait être le gestionnaire de données, le gestionnaire de données, ou le même groupe que vous avez choisi pour d'autres autorisations de qualité des données.
Attribution aux utilisateurs de l'autorisation d'exécuter le nettoyage des associations
Parce que le nettoyage des associations peut modifier rapidement une grande quantité de données de contact, InterAction inclut une autorisation spéciale Nettoyage des associations. Les utilisateurs avec cette autorisation peuvent effectuer le nettoyage des associations sur n'importe quel dossier pour lequel ils ont les droits d'accès requis pour ajouter et supprimer.
Attribuer aux utilisateurs l'autorisation de nettoyage des associations
- Dans la fenêtre principale de l'administrateur InterAction, double-cliquez sur Configuration des comptes et des groupes d'utilisateurs.
- Choisissez Autorisations.
- Sélectionnez le groupe autorisé à Effectuer le nettoyage des associations.
- Lorsque vous avez terminé, choisissez OK.
Attribution aux utilisateurs des responsabilités de gestion des modifications de données
Avant que votre organisation puisse commencer à surveiller les modifications effectuées par les utilisateurs via la gestion des modifications de données, vous devez attribuer à vos gestionnaires de données des responsabilités de gestion des modifications de données.
Les utilisateurs ou les groupes peuvent recevoir la désignation de gestion des modifications de données. Une fois qu'un utilisateur ou un groupe a reçu cette désignation, il peut être défini comme le propriétaire d'un ensemble de règles ou d'un type de contact. Le propriétaire d'un ensemble de règles ou d'un type de contact est l'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs responsable de la gestion de toute modification de données apportée aux contacts auxquels l'ensemble de règles ou le type de contact s'applique. Pour chaque ensemble de règles ou type de contact que vous configurez, vous devez spécifier un propriétaire.
Attribution aux utilisateurs de l'autorisation de gérer les types de contacts
Avant qu'un utilisateur puisse configurer un type de contact, il doit recevoir l'autorisation de gérer les types de contacts. L'autorisation de gérer les types de contacts permet aux utilisateurs de créer, modifier et supprimer des types de contacts.
En général, vous souhaitez accorder cette permission aux utilisateurs qui ont besoin de la capacité d'« augmenter » ou de « diminuer » le niveau de restriction que votre organisation a mis en place pour les modifications des utilisateurs. Par exemple, si un gestionnaire de données remarque que plusieurs contacts dans la liste des entreprises ont besoin d'une mise à jour de leurs numéros de téléphone, le gestionnaire de données peut « augmenter » les restrictions utilisées pour un type de contact et commencer à surveiller les modifications de numéros de téléphone que les utilisateurs effectuent sur les contacts.
Donner aux utilisateurs la permission de gérer les types de contacts
- Dans la fenêtre principale de l'Administrateur InterAction, double-cliquez sur Configuration des comptes utilisateurs et des groupes.
- Choisissez Permissions.
- Sélectionnez le groupe autorisé à Gérer les types de contacts.
- Une fois terminé, choisissez OK.
Attribuer aux utilisateurs la permission de qualité des données
Pour permettre aux utilisateurs d'accéder aux fonctionnalités de qualité des données, une permission de qualité des données doit être définie. Ce n'est que lorsque les utilisateurs ont reçu cette permission qu'ils peuvent voir et accéder au menu de qualité des données.
La permission de qualité des données ne peut être définie que pour l'administrateur système ou un groupe. Elle ne peut pas être définie pour un utilisateur spécifique. Par défaut, elle est définie pour le groupe des administrateurs de données fourni.
Lorsque les utilisateurs reçoivent les permissions de qualité des données, ils peuvent utiliser toutes les fonctionnalités de qualité des données, indépendamment des droits d'accès. Avec les permissions de qualité des données, un utilisateur n'a besoin que d'un accès en lecture à un dossier contenant le contact pour pouvoir effectuer des tâches de qualité des données. Pour cette raison, la permission de qualité des données ne devrait être attribuée qu'à l'administrateur système ou au groupe des administrateurs de données fourni avec InterAction. Voir Que permet de faire la permission de qualité des données aux utilisateurs ?
Comme tous les utilisateurs ne devraient pas être autorisés à effectuer ces tâches, la permission de qualité des données devrait être définie pour un groupe spécifique de gestionnaires de données uniquement.
Définir la permission de qualité des données
- Dans la fenêtre principale de l'Administrateur InterAction, double-cliquez sur Configuration des comptes utilisateurs et des groupes.
-
Choisissez Permissions.
- Sélectionnez le groupe autorisé à Accéder aux fonctionnalités de qualité des données et choisissez OK.
Que permet de faire la permission de qualité des données aux utilisateurs ?
Lorsque vous avez la permission d'accéder aux fonctionnalités de qualité des données, vous avez accès à utiliser les fonctionnalités sur chaque contact que vous pouvez « voir » (tout contact situé dans un dossier auquel vous avez un accès en lecture). Cela annule tous les droits d'accès que vous avez à un dossier. Cependant, certaines données ne peuvent pas être mises à jour, malgré cette permission.
Les données de contact appartenant à un système externe sont intégrées via la Collaboration d'Applications et sont souvent mises à jour par ce système externe. Ces données de contact ne peuvent pas être mises à jour par les fonctionnalités de qualité des données. Par exemple, un numéro de téléphone appartenant à un système externe ne peut pas être fusionné avec un autre numéro de téléphone.
Lorsque cette situation se produit, vous verrez l'une des options suivantes :
- L'information n'apparaîtra pas comme une option. Par exemple, les données de contact appartenant à un système externe ne sont pas incluses lors de l'utilisation de la fonctionnalité Rechercher et Remplacer.
- L'information apparaît, mais ne peut pas être sélectionnée. Par exemple, dans la fonctionnalité de Fusion de Duplicatas Multi-Contacts, vous ne pouvez pas sélectionner un contact qui n'est pas d'un système externe comme le contact « bon » lors de la fusion avec un contact appartenant à un système externe.
La permission de qualité des données n'a aucun effet sur la gestion des modifications de données. Pour des informations sur la configuration des utilisateurs et des groupes de gestion des modifications de données, voir Attribution des responsabilités de gestion des modifications de données aux utilisateurs.
Spécifier votre licence de fonctionnalités avancées de qualité des données
Pour accéder aux fonctionnalités de qualité des données suivantes, vous devez entrer votre licence de fonctionnalités de qualité des données dans l'Administrateur InterAction :
- Importation avancée (voir le guide Chargement des données dans InterAction)
- Exportation d'adresses (voir le guide Chargement des données dans InterAction)
- Rapports de qualité des données (voir Rapports de qualité des données prêts à l'emploi)
La licence des fonctionnalités de qualité des données est la même que votre clé de licence de Collaboration d'Applications. Si votre organisation n'a pas acheté la Collaboration d'Applications, vous ne pouvez accéder à aucune de ces fonctionnalités.
Entrer votre licence de fonctionnalités avancées de qualité des données
- Connectez-vous à l'Administrateur InterAction.
- Choisissez Administrer > Gérer les licences InterAction.
- Sélectionnez Fonctionnalités avancées de qualité des données et choisissez Modifier.
- Entrez votre clé de licence de Collaboration d'Applications. Cette clé se trouve sur la carte de licence fournie avec le logiciel InterAction.
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Choisissez OK.
Vous n'avez besoin d'effectuer cette tâche que sur un seul poste de travail et les fonctionnalités sont disponibles pour tous les utilisateurs la prochaine fois qu'ils se connectent au Windows Client ou à l'Administrateur InterAction.