Si los contactos necesitan boletos, credenciales, instrucciones u otros materiales para asistir al evento, debes enviarles estos materiales antes del evento. Además de enviar los boletos a los contactos invitados, debes incluir un boleto por cada invitado que traigan. La forma más sencilla de hacer esto es imprimir etiquetas de envío según la cantidad de boletos necesarios. Esto facilita el proceso de armado de paquetes, ya que el primer grupo de paquetes armados recibe un boleto, el siguiente grupo recibe dos boletos, y así sucesivamente.
- Envía boletos a los contactos que no traen invitados.
- Realiza una búsqueda en la carpeta del evento para los contactos cuyo campo RSVP sea Sí y el campo Número de invitados esté vacío.
- Utiliza la funcionalidad de sobres, etiquetas y/o combinación de correspondencia de InterAction para imprimir los materiales de envío del evento para los contactos en los resultados de la búsqueda.
- Marca todos los contactos y agrega una actividad global relacionada con el evento de tipo Envío de marketing a todos los contactos marcados, con Boletos/Credenciales enviados para [Nombre del evento] en el Resumen de la actividad.
- Mientras los contactos sigan marcados, establece el campo adicional Enviar materiales.
- Cuando estos paquetes estén armados, incluye un boleto.
Continúa editando y ejecutando esta búsqueda, incrementando el número de invitados en uno hasta alcanzar el número máximo de invitados.
Después de cada búsqueda, imprime los materiales de envío, marca todos los contactos, agrega una actividad relacionada con el evento de tipo Envío de marketing a todos los contactos marcados con Boletos/Credenciales enviados para [Nombre del evento] en el Resumen de la actividad, establece el campo adicional Enviar materiales y envía la cantidad adecuada de boletos.
- Si se reciben confirmaciones de asistencia (RSVP) después de que la mayoría de los boletos/credenciales ya se enviaron, realiza una búsqueda en la carpeta del evento, buscando contactos cuyo campo adicional RSVP sea Sí y cuyo campo adicional Enviar materiales no tenga valor.
- Imprime las etiquetas de envío del evento según sea necesario y revisa el número de invitados, incluyendo la cantidad adecuada de boletos/credenciales en el paquete enviado.
- Asegúrate de agregar una actividad global y establecer el campo adicional Enviar materiales para los contactos a quienes se les enviaron boletos/credenciales.
- Repite este proceso semanalmente, mientras sigas recibiendo tarjetas de confirmación de asistencia (RSVP). Esto asegura que todos los que planean asistir reciban sus boletos/credenciales.