Siehe die folgenden Themen:
- Festlegen der Seitengröße und Papierausrichtung
- Ändern der Breite und Höhe von Berichtabschnitten
- Abschnitte an Daten anpassen (vergrößern und verkleinern)
- Bericht für die Verwendung von Spalten konfigurieren
- Seitenzahlen zu einem Bericht hinzufügen
- Seitenumbrüche verwalten
- Leerräume und keine Daten verwalten
Festlegen der Seitengröße und Papierausrichtung
Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen, sind die Standardränder rundum auf einen Zoll eingestellt. Die Standard-Papiergröße und -ausrichtung basieren auf den Druckereinstellungen. Sie können die Ränder, die Papiergröße und die Ausrichtung ändern.
- Wählen Sie Datei > Seite einrichten.
- Legen Sie im Bereich Seite einrichten des Dialogfelds „Berichtseinstellungen“ die gewünschten Ränder fest. Die Ränder werden in Zoll gemessen.
- Legen Sie im Bereich Druckereinstellungen des Dialogfelds „Berichtseinstellungen“ die Papiergröße und Ausrichtung fest.
Die Papiergröße wird in Zoll gemessen, allerdings werden im Dropdown-Menü für die Papiergröße bei bestimmten Formaten wie A4 die Maße in Millimetern angezeigt.
Die Einstellungen können je nach Drucker variieren. Testen Sie Ihren Bericht immer auf dem Drucker, auf dem er am häufigsten gedruckt wird, um sicherzustellen, dass er korrekt ausgegeben wird.
Ändern der Breite und Höhe von Berichtabschnitten
Sie können die Breite und Höhe der Abschnitte in Ihrem Bericht oder im Übersichtsabschnitt anpassen. Die Höhe jedes Abschnitts kann individuell geändert werden. Die Breite einzelner Abschnitte kann jedoch nicht separat geändert werden; Sie können nur die Breite des gesamten Berichts anpassen. Das Ändern der Berichtsbreite wirkt sich nicht auf die Ränder oder die Seitengröße des Berichts aus (diese Einstellungen ändern Sie über Datei > Seite einrichten).
- Um die Breite der Abschnitte zu ändern, platzieren Sie den Mauszeiger am rechten Rand des Abschnitts (möglicherweise müssen Sie horizontal scrollen, um den rechten Rand zu erreichen). Klicken und ziehen Sie den Zeiger nach links oder rechts, um die Breite der Abschnitte zu vergrößern oder zu verkleinern.
- Um die Höhe eines Abschnitts zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
- Platzieren Sie den Mauszeiger am unteren Rand des Abschnitts. Klicken und ziehen Sie den Zeiger nach oben oder unten, um die Höhe des Abschnitts zu vergrößern oder zu verkleinern.
- Verwenden Sie den vertikalen Lineal-Schieber
und ziehen Sie ihn nach oben oder unten, um die Höhe anzupassen.
- Doppelklicken Sie auf den Abschnitts-Schieber, um die Abschnittshöhe schnell exakt an den Inhalt anzupassen.
Abschnitte an Daten anpassen (vergrößern und verkleinern)
Wenn Sie Ihren Bericht gestalten, legen Sie für jeden Abschnitt die Größe fest, die benötigt wird, um die Felder und Steuerelemente aufzunehmen, die Sie hinzufügen. Zu Beginn ist der Detailabschnitt eines neuen Berichts groß. Wenn Sie nur drei Felder hinzufügen, enthält Ihr Bericht viel Leerraum. Statt so viel zusätzlichen Leerraum zu haben, verkleinern Sie den Detailabschnitt auf die Größe der enthaltenen Felder.
Beachten Sie beim Anpassen der Abschnittsgröße an die Felder, dass Kontakte unterschiedlich viele Daten haben können. Ein gutes Beispiel ist der Bericht „Kontaktliste – Alle Telefonnummern und Adressen“. Ein Kontakt kann zehn Telefonnummern haben, ein anderer nur drei. Ebenso kann ein Kontakt in diesem Bericht eine Adresse mit fünf Zeilen haben, während ein anderer nur drei Zeilen hat.
Um das Vergrößern und Verkleinern von Feldern innerhalb eines Abschnitts zu ermöglichen, können Sie den gesamten Abschnitt so einstellen, dass er sich bei Bedarf vergrößert oder verkleinert. Standardmäßig sind alle Abschnitte so eingestellt, dass sie sich automatisch an den Inhalt anpassen (vergrößern), aber sie sind nicht so eingestellt, dass sie sich automatisch verkleinern.
Um zusätzlichen Leerraum aus einem Abschnitt zu entfernen, wenn Felder verkleinert werden, gehen Sie wie folgt vor:
Stellen Sie im Eigenschaftenbereich für den Abschnitt CanShrink auf True ein.
Wenn Sie CanShrink auf True setzen, wird der Abstand zwischen Steuerelementen nicht entfernt. Dieser Abstand kann nicht automatisch entfernt werden.
Um den Platz für einen Abschnitt zu vergrößern, wenn Felder im Abschnitt vergrößert werden, gehen Sie wie folgt vor:
Stellen Sie in den Eigenschaften für den Abschnitt CanGrow auf True ein.
Ein weiterer InterAction-Standardbericht, der CanShrink und CanGrow verwendet, ist der Bericht „Beziehungsliste“. Das Feld für die Beziehungsbeschreibung wächst und schrumpft je nach Datenmenge.
[1] Das Feld für die Beziehungsbeschreibung wächst und schrumpft je nach Datenmenge im Feld.
InterAction-Berichte, die CanGrow oder CanShrink verwenden
Die meisten InterAction-Standardberichte enthalten Felder, die auf CanGrow und/oder CanShrink eingestellt sind. Nachfolgend einige Beispiele.
InterAction-Standardberichte, die CanGrow oder CanShrink verwenden
| Bericht | Feld, das wächst oder schrumpft |
|---|---|
| Kontaktliste – Firmen-Telefone und -Adressen | Die meisten Felder |
| Schlüsselbeziehungen | Beziehungsbeschreibung |
Bericht für die Verwendung von Spalten konfigurieren
Einige Berichte sehen am besten aus, wenn sie in spaltenartigem Newsletter-Stil angezeigt werden. Informationen in solchen Spalten fließen von einer Spalte zur nächsten auf derselben Seite. Ein Beispiel, das mit InterAction geliefert wird, ist der Standardbericht „Kontaktliste (3 Spalten) – Primäre Telefonnummern und Adressen“.
So erstellen Sie einen Spaltenbericht:
- Wählen Sie den Detailabschnitt des Berichtlayouts aus.
- Geben Sie im Eigenschaftenbereich für den Detailabschnitt die gewünschte Spaltenanzahl in der Eigenschaft ColumnCount unter Daten ein.
- Stellen Sie ColumnDirection unter Verhalten auf DownAcross oder Across Down ein.
Wenn der Bericht eine oder mehrere Gruppen enthält, berücksichtigen Sie beim Festlegen der Spaltenanzahl auch die Gruppenüberschriften und -fußzeilen. Die folgenden Steuerelemente stehen im Eigenschaftenbereich für Gruppenüberschrift oder -fußzeile zur Verfügung:
- ColumnLayout – Legt fest, ob die Überschrift oder Fußzeile das gleiche Spaltenlayout wie der Detailabschnitt verwendet. Ist dies auf True gesetzt, wird das gleiche Layout verwendet. Ist dies auf False gesetzt, gibt es pro Seite nur eine Spalte je Detailabschnitt.
- ColumnGroupKeepTogether – Legt fest, ob die Gruppe bei Bedarf über mehrere Spalten verteilt wird, ob das erste Detail der Gruppe mit der Überschrift zusammengehalten wird oder ob die gesamte Gruppe in derselben Spalte bleibt.
- NewColumn – Legt fest, ob eine Gruppe immer am Anfang einer Spalte beginnt oder direkt nach der vorherigen Gruppe fortgesetzt wird.
Diese Einstellungen ähneln den Einstellungen für Seitenumbrüche in Berichten. Weitere Informationen zu Seitenumbrüchen finden Sie unter Seitenumbrüche verwalten.
Seitenzahlen zu einem Bericht hinzufügen
Es ist einfacher, Seitenzahlen aus einem anderen Bericht zu kopieren und in Ihren Bericht einzufügen. Siehe Steuerelemente oder Felder aus anderen Berichten kopieren.
Das folgende Verfahren fügt dem Bericht Seitenzahlen im Format „Seite 4 von 15“ hinzu. Alle InterAction-Standardberichte verwenden das Seitenformat „Seite 4/15“.
Für dieses Seitenzahlenformat werden vier Komponenten benötigt: zwei Beschriftungen und zwei formatierte Textfelder.
Fügen Sie im InterAction Report Designer die Seitenzahlen im Bereich PageFooter des Berichts hinzu, damit sie auf jeder Seite erscheinen.
-
Fügen Sie eine Beschriftung in den PageFooter-Bereich des Berichts ein.
Weitere Informationen zum Hinzufügen und Anpassen von Beschriftungen finden Sie unter Beschriftungen zu einem Bericht hinzufügen und Steuerelemente verschieben und anpassen.
- Geben Sie im Eigenschaftenbereich für die Beschriftung Seite in der Eigenschaft Text unter Daten ein.
- Fügen Sie rechts neben der hinzugefügten Beschriftung im PageFooter-Bereich ein TextBox-Steuerelement ein.
- Wählen Sie in den Eigenschaften für das Textfeld Folgendes unter Zusammenfassung aus:
- PageCount in der Eigenschaft SummaryType
- All in der Eigenschaft SummaryRunning
- Fügen Sie rechts neben dem Textfeld im PageFooter-Bereich eine weitere Beschriftung hinzu.
- Geben Sie in den Eigenschaften für die Beschriftung von oder / in der Eigenschaft Text unter Daten ein.
- Fügen Sie rechts neben der hinzugefügten Beschriftung im PageFooter-Bereich ein weiteres TextBox ein.
- Wählen Sie in den Eigenschaften für das Textfeld Folgendes unter Zusammenfassung aus:
- PageCount in der Eigenschaft SummaryType
- None in der Eigenschaft SummaryRunning
Seitenumbrüche verwalten
Wenn eine Seite eines Berichts mit Informationen gefüllt ist, fügt InterAction automatisch einen Seitenumbruch ein und beginnt eine neue Seite. Um an einer bestimmten Stelle einen Seitenumbruch zu erzwingen, fügen Sie einen manuellen Seitenumbruch ein.
Sie können die Paginierungsoptionen festlegen, um zu steuern, wo automatische Seitenumbrüche erfolgen. Sie können zum Beispiel verhindern, dass ein Seitenumbruch innerhalb einer Gruppe oder zwischen einer Überschrift und den Details einer Gruppe erfolgt.
Verhindern, dass Daten über mehrere Seiten verteilt werden
Normalerweise wird ein langer Abschnitt je nach Papiergröße und Ausrichtung auf zwei oder mehr Seiten aufgeteilt. Sie können die Eigenschaft KeepTogether für einen Abschnitt verwenden, um festzulegen, dass der Abschnitt vollständig auf derselben Seite gedruckt wird.
Sie haben zwei Möglichkeiten, wie Daten in einem Abschnitt über Seiten verteilt werden:
- True – Der Abschnitt wird auf derselben Seite ohne Seitenumbruch gedruckt. Wenn der Abschnitt zu groß für die aktuelle oder nächste Seite ist, wird die KeepTogether-Eigenschaft ignoriert.
- False – Der Abschnitt wird auf zwei oder mehr Seiten aufgeteilt.
Wenn Sie eine gesamte Gruppe zusammenhalten möchten, einschließlich Gruppenüberschrift, Details und Fußzeile, siehe „Verhindern, dass eine Gruppe über mehrere Seiten verteilt wird“ weiter unten.
So stellen Sie einen Abschnitt auf „Zusammenhalten“ ein:
- Wählen Sie den Abschnitt im Berichtsentwurf aus.
- Wählen Sie im Eigenschaftenbereich für den Abschnitt True in der Eigenschaft KeepTogether unter Verhalten aus.
Verhindern, dass eine Gruppe über mehrere Seiten verteilt wird
Eine Gruppe umfasst die Gruppenüberschrift, die Gruppenfußzeile, den Detailabschnitt und alle Untergruppen innerhalb dieser Gruppe. Im Gegensatz zu KeepTogether, das nur den aktuell ausgewählten Abschnitt betrifft, kann die Eigenschaft GroupKeepTogether verwendet werden, um alle Abschnitte einer Gruppe zusammenzuhalten.
Sie haben drei Optionen, wie eine Gruppe angezeigt wird:
- None – Die Gruppe wird je nach Papiergröße und Ausrichtung auf mehrere Seiten verteilt.
- All – Die gesamte Gruppe wird auf derselben Seite angezeigt. Wenn die komplette Gruppe nicht auf eine Seite passt, wird sie auf zwei oder mehr Seiten aufgeteilt.
- FirstDetail – Diese Option verhindert, dass eine Gruppenüberschrift ohne Details am Seitenende steht. Die Gruppenüberschrift wird immer mit mindestens einem Detailabschnitt gedruckt.
So stellen Sie eine Gruppe auf „Zusammenhalten“ ein:
- Wählen Sie die Überschrift des Abschnitts „GroupHeader“ im Berichts-Layout aus.
- Wählen Sie im Eigenschaftenbereich unter Verhalten bei der Eigenschaft GroupKeepTogether eine der folgenden Optionen aus:
- Keine
- Alle
- FirstDetail
Seitenumbruch vor oder nach einer Gruppe festlegen
Sie können festlegen, dass immer vor Beginn einer Gruppe oder immer nach Ende einer Gruppe ein Seitenumbruch erfolgt. Ein gutes Beispiel für einen Seitenumbruch nach einer Gruppe ist der Bericht „Kontakte nach Sponsoren“.
Sie können Seitenumbrüche entweder vor oder nach dem Gruppen-Header oder Gruppen-Footer definieren.
Seitenumbruch vor einer Gruppe hinzufügen:
- Wählen Sie die Überschrift des Abschnitts GroupHeader im Berichtsentwurf aus.
- Wählen Sie im Eigenschaftenbereich für den Gruppen-Header unter Daten bei der Eigenschaft NewPage die Option Vor aus.
Seitenumbruch nach einer Gruppe hinzufügen:
- Wählen Sie den GroupFooter im Berichtsentwurf aus.
- Wählen Sie im Eigenschaftenbereich für den Gruppen-Footer unter Verhalten bei der Eigenschaft NewPage die Option Nach aus.
Manuellen Seitenumbruch einfügen:
- Wählen Sie im Werkzeugkasten PageBreak aus.
- Bewegen Sie den Mauszeiger in den Abschnitt, in dem Sie den Seitenumbruch einfügen möchten; der Mauszeiger verwandelt sich in ein Fadenkreuz.
- Klicken und ziehen Sie die Maus, um das Gummiband auf die gewünschte Breite des Bereichs zu ziehen, in dem der Umbruch erfolgen soll.
Leerräume und keine Daten verwalten
Es ist unvermeidlich, dass beim Ausführen eines Berichts mindestens ein Kontakt in einem oder mehreren Feldern keine Daten hat. Wie Sie mit dieser Situation umgehen, hängt vom Layout und Zweck des Berichts ab. Sehen Sie sich die folgenden beiden Standardberichte an, die mit InterAction bereitgestellt werden:
- Kontaktliste – Alle Telefonnummern und Adressen – Wenn eine Adresse, Telefonnummer oder elektronische Adresse nicht gefunden wird, wird der Platz für dieses Feld vollständig aus dem Bericht entfernt. Das verbessert das Gesamtbild des Berichts, da dem Nutzer nicht mehrere Bezeichnungen ohne Daten angezeigt werden.
- Schlüsselbeziehungen – Wenn ein Kontakt keine Schlüsselbeziehungen hat, wird „Keine Schlüsselbeziehungen gefunden“ angezeigt, anstatt einfach einen leeren Abschnitt darzustellen. Das verbessert den Bericht, weil der Nutzer so weiß, dass nichts versehentlich aus dem Bericht entfernt wurde.
Alle Steuerelemente und Abschnitte können sich automatisch vergrößern oder verkleinern, um die im Bericht enthaltenen Informationen aufzunehmen. Weitere Informationen zum Vergrößern und Verkleinern von Steuerelementen und Feldern finden Sie unter Abschnitte an Daten anpassen.
Zusätzlich zum Ausblenden leerer Felder können Sie auch eine Nachricht anzeigen, wenn keine Daten vorhanden sind, oder eine Bezeichnung entfernen, wenn ein Feld leer ist.
Nachricht anzeigen, wenn keine Daten vorhanden sind
Für einige Berichte, wie den Bericht „Schlüsselbeziehungen“, können Sie eine Nachricht anzeigen, anstatt Felder leer zu lassen, wenn ein Kontakt keine Daten hat. Sie können jede beliebige Nachricht definieren, die angezeigt werden soll.
Erstellen Sie ein berechnetes Feld wie im folgenden Beispiel (siehe Berechnete Felder). Wählen Sie dann das berechnete Feld in der Eigenschaft DataField im Abschnitt Daten aus.
=Relationship is System.String ? Relationship : "Keine Schlüsselbeziehungen gefunden" ;
Diese Anweisung bedeutet: Wenn das Feld Relationship einen Wert hat, wird dieser verwendet. Wenn kein Wert vorhanden ist, wird die Nachricht Keine Schlüsselbeziehungen gefunden angezeigt.
Ersetzen Sie in Ihrem Fall Relationship durch den Namen des Feldes, das Sie verwenden möchten. Ersetzen Sie Keine Schlüsselbeziehungen gefunden durch den Text, den Sie anzeigen möchten.
Da das System.String-Skript nur bei Textfeldern verwendet werden kann, kann diese Formel nicht für numerische Felder genutzt werden.
Eine einfachere Möglichkeit, eine Nachricht anzuzeigen, wenn keine Daten gefunden werden, ist das Erstellen eines berechneten Feldes und die Verwendung der Felder DefaultValue und Formula. Weitere Informationen finden Sie unter Berechnete Felder verwenden, um eine Nachricht anzuzeigen, wenn ein Feld keinen Wert hat.
Bezeichnung ausblenden, wenn ein Feld leer ist
Für einige Berichte, wie den Bericht „Kontaktaktivitäten“, können Sie die Bezeichnung für ein Feld ausblenden, wenn das Feld leer ist.
Erstellen Sie ein berechnetes Feld wie im folgenden Beispiel (siehe Berechnete Felder). Wählen Sie in den Eigenschaften für die Bezeichnung das berechnete Feld in der Eigenschaft DataField im Abschnitt Daten aus.
= Type is System.String ? "| " + Originator_Name + " " + Originator_Job_Title + " " + Originator_Primary_Phone : null;
Diese Anweisung bedeutet: Wenn das Feld Type Daten enthält, werden Name, Position und primäre Telefonnummer des Erstellers in der zweiten Zeile des Berichts angezeigt. Andernfalls wird die Bezeichnung durch ein Leerzeichen ersetzt.
Ersetzen Sie in Ihrem Fall Type durch das Feld, das Sie auf einen Wert prüfen möchten, und ersetzen Sie die übrigen Felder durch die Namen der Bezeichnungen, die Sie leer lassen möchten.