Ein Data Steward ist dafür verantwortlich, die Qualität der Kontakte innerhalb von InterAction zu überwachen. Während der Datenkonvertierungsphase des InterAction-Projekts ist dies zunächst eine Vollzeitaufgabe und kann die Leitung eines Teams zur Datenbereinigung umfassen. Sobald alle Kontakte der Organisation nach InterAction migriert, Duplikate zusammengeführt und die wichtigsten Datenfelder ausgefüllt wurden, kann die Rolle des Data Stewards – abhängig von der Anzahl der Kontakte in der Datenbank und der regelmäßig neu hinzugefügten Kontakte – weniger als eine Vollzeitstelle sein. Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Aufgabenbereiche.
Denken Sie daran, dass nicht alle Aufgaben eines Data Stewards von einer einzigen Person übernommen werden müssen. Ihre Organisation kann ein Team von Personen haben, die die Rolle des Data Stewards übernehmen.
- Erstellung und Pflege von Datenstandards – Data Stewards und Administratoren sollten mit anderen Abteilungen im Unternehmen (Personalabteilung, IT usw.) zusammenarbeiten, um Datenformate für das Unternehmen festzulegen.
- Validierung von Datenquellen – Data Stewards sollten in Gespräche zur anfänglichen Datenkonvertierung sowie zu zukünftigen Datenkonvertierungen einbezogen werden. Dazu gehört die Unterstützung bei der Identifizierung vorhandener Datenquellen und der geeigneten Methode zur Migration der Daten nach InterAction. Der Data Steward sollte mit den Optionen zur Datenkonvertierung vertraut sein und ist für die Validierung des Konvertierungsprozesses verantwortlich, sei es durch Import, Dateneingabe, Application Collaboration oder eine Kombination daraus.
- Überprüfung neuer Kontakte, denen ein Kontakttyp zugewiesen wurde – Data Stewards sind dafür verantwortlich, alle neuen Kontakte zu überprüfen, denen ein Kontakttyp zugewiesen wurde, und sicherzustellen, dass sie zur Gruppe der Kontakte mit diesem Typ gehören. Zusätzlich kann der Data Steward dafür zuständig sein, dass neue Kontakte die korrekten Informationen enthalten.
- Überprüfung neuer Kontakte mit angewendetem Data Change Management – Je nachdem, wie die Regelsets für neue Kontakte definiert sind, können Data Stewards dafür verantwortlich sein, neue Kontakte zu überprüfen, die über User to Firm Contact Sync oder den Web Client erstellt wurden.
- Verwaltung von Benutzeränderungen – Je nachdem, wie stark ein Kontakt verwaltet wird, muss der Data Steward Änderungen, die ein Benutzer an einem Kontakt vornimmt, möglicherweise genehmigen oder überprüfen, bevor sie übernommen werden. Diese Änderungen können das Hinzufügen oder Entfernen eines Kontakttyps, das Ändern von Name, Adresse oder Telefonnummer eines Kontakts oder das Anlegen von doppelten Kontakten umfassen. Data Stewards vervollständigen Kontaktdaten und sorgen dafür, dass sie aktuell sind. Dies verbessert die Qualität der 360-Grad-Ansicht des Kontakts, indem Fakten und Historie vollständig bleiben.
- Bearbeitung weiterer Benutzeranfragen – Wenn Benutzer unsicher sind, wie sie eine Änderung vornehmen können, können sie im Web Client eine Änderungsanfrage einreichen. Diese Anfrage wird von einem Data Steward bearbeitet, der die Änderung für den Benutzer vornehmen kann. Benutzeranfragen reichen von der Zusammenführung doppelter Kontakte bis hin zur Ergänzung von Profilinformationen für einen Kontakt.
- Aufrechterhaltung der Datenqualität – Dies ist die anfängliche und fortlaufende Datenpflege, die für eine erfolgreiche InterAction-Implementierung entscheidend ist. Aufgaben zur Datenbereinigung umfassen das Überwachen des Systems auf doppelte Kontakte, das Zusammenführen von Duplikaten, die Zuordnung von Personen zu Unternehmen, das Überprüfen und Entfernen fehlerhafter Daten sowie weitere Aufgaben wie die Standardisierung von Firmennamen, Adressdaten und das Sicherstellen, dass notwendige Datenfelder korrekt ausgefüllt sind.
- Änderungen an Kontaktinformationen in anderen Systemen vornehmen – Wenn Ihre Organisation Application Collaboration nutzt, um Daten aus anderen Systemen in InterAction zu übernehmen, sollten Benutzer keine Änderungen an den Informationen in InterAction vornehmen, da dies die Quelle der Information nicht korrigiert.
Wenn Sie beispielsweise Daten aus Ihrem Personalverwaltungssystem in InterAction verwenden, sollte der Data Steward Änderungen an Kontaktinformationen im HR-System vornehmen, nicht in InterAction.
In solchen Fällen kann der Data Steward benachrichtigt werden, dass ein Benutzer versucht hat, Kontaktinformationen in InterAction zu ändern, und kann dann die Informationen im anderen System aktualisieren.
Wenn Sie regelmäßige Updates aus dem externen System geplant haben, werden die Daten anschließend automatisch in InterAction aktualisiert.
Wie viele Data Stewards benötige ich in meiner Umgebung?
Die Anzahl der Benutzer, die für die Rolle des Data Stewards verantwortlich sind, hängt von folgenden Faktoren ab:
- Wie Sie Ihre Umgebung für die Verwaltung von Änderungen an Kontaktinformationen konfiguriert haben – Sie benötigen mehr Data Stewards, wenn Änderungen zur Genehmigung über das Data Change Management eingereicht werden müssen.
- Die Qualität Ihrer Daten – Bei der ersten Implementierung von InterAction wird mehr Zeit für die Bereinigung von Kontaktdaten, das Profiling von Kontakten und die Verbesserung der Datenqualität aufgewendet als im laufenden Betrieb.
- Die Anzahl der Kontakte in InterAction – Eine Datenbank mit 200.000 Kontakten erfordert mehr Pflege der Datenqualität als eine mit nur 20.000 Kontakten.
- Die Anzahl der Benutzer, die Kontaktinformationen über den Web Client oder ihre PIMs verwalten – Wenn 500 Benutzer aktiv Kontakte verwalten, entstehen mehr Data Change Management-Tickets als bei 50 Benutzern.
Anzahl der Data Stewards für die initiale Datenübernahme
Während des Prozesses der initialen Datenübernahme spielen Data Stewards eine Schlüsselrolle bei der Vorbereitung der Kontaktinformationen für die erste Einführung. In den meisten Organisationen sind dafür in der Regel ein oder zwei Personen zuständig, die die Datenbereinigung über einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten oder länger steuern.
Beachten Sie, dass größere Organisationen in der Regel mehr Data Stewards benötigen. Wenn Sie beispielsweise mehr als 1.000 Benutzer haben, könnten Sie 10–12 temporäre Mitarbeiter einsetzen, um bei der anfänglichen Datenbereinigung zu unterstützen. Nach Abschluss der ersten Datenbereinigung kann die Anzahl der Data Stewards auf zwei bis drei Personen reduziert werden.
Typischerweise verbringen Data Stewards die ersten Monate damit, Kontaktinformationen für die Systemeinführung vorzubereiten. Dazu gehört das Zusammenführen doppelter Kontakte und die Durchführung von Datenbereinigungsaufgaben für alle Kontakte. In den darauffolgenden Monaten werden meist Data Change Management-Tickets bearbeitet, die bei der Einführung von InterAction für die Benutzer entstehen, sowie weiterhin die Kontaktinformationen der wichtigsten Kontakte der Organisation überprüft, um deren Genauigkeit sicherzustellen.
Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zum Laden von Daten in InterAction.
Anzahl der Data Stewards für die laufende Pflege
Laufend bearbeiten Data Stewards Data Change Management-Tickets und führen regelmäßige Wartungsarbeiten zur Sicherung der Datenqualität in InterAction durch. In einer typischen Umgebung gilt Folgendes:
- Pro 100 Benutzer werden etwa fünf Stunden pro Woche für die Bearbeitung von Data Change Management-Tickets aufgewendet.
- Für Datenbanken mit 50.000–70.000 Kontakten werden etwa 25–30 Stunden pro Woche für die Data Steward-Rolle benötigt. Bei Datenbanken mit 100.000 oder mehr Kontakten steigt dieser Wert auf etwa 40 Stunden pro Woche.