La fonctionnalité de fusion des doublons d'adresses multiples vous permet de rechercher un groupe spécifié de personnes ou d'entreprises, puis de fusionner toutes les informations d'adresse en double pour chaque contact en une seule fois.
Les scénarios expliquant pourquoi vous devez fusionner plutôt que supprimer les doublons, ainsi que les règles qui s'appliquent, sont les mêmes que pour les fonctionnalités Fusionner les adresses et Fusionner les téléphones. Voir Fusionner les informations de contact - Téléphones, adresses et adresses électroniques pour plus d'informations.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez avoir des autorisations de qualité des données.
Pour plus d'informations, voir les sections suivantes :
- Trouver plusieurs adresses en double
- Fusionner plusieurs adresses en double
- Options disponibles pour modifier les résultats de recherche
Trouver plusieurs adresses en double
La correspondance des adresses en double est effectuée sur un ensemble spécifique de contacts, et non sur l'ensemble de la base de données. La recherche est basée sur ce qui est dans la vue actuelle de l'utilisateur. Par exemple :
- Si vous avez un dossier, des résultats de recherche ou une fenêtre de résultats ouverte, la correspondance des adresses en double est effectuée sur tous les contacts du dossier ou de la fenêtre de résultats.
- Si le dossier est filtré pour n'afficher qu'un sous-ensemble de contacts, alors la correspondance est effectuée sur ce sous-ensemble.
- Si vous avez marqué des contacts dans la vue principale, alors la correspondance ne sera effectuée que sur les contacts marqués.
L'option de fusion des doublons d'adresses multiples n'est pas accessible depuis la fenêtre de vue des détails du contact.
Fusionner plusieurs adresses en double
Effectuez les étapes suivantes :
- Déterminez les contacts que vous souhaitez rechercher en accédant à un dossier, en effectuant une recherche ou en sélectionnant des contacts spécifiques.
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Choisissez Qualité des données > Fusion des doublons d'adresses multiples.
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Sélectionnez le premier contact de la liste et identifiez l'adresse à conserver, puis cliquez sur Fusionner. L'adresse qui n'a pas été sélectionnée est supprimée, et tous les contacts référencés à cette adresse feront désormais référence à l'adresse qui reste.
Remarque : Vous pouvez marquer plusieurs contacts dans la boîte de dialogue de fusion des doublons d'adresses multiples et fusionner toutes les informations d'adresse en une seule fois.
- Répétez avec le groupe de contacts suivant.
Options disponibles pour modifier les résultats de recherche
InterAction offre des options supplémentaires qui vous permettent de modifier les informations trouvées lors de votre recherche.
Correspondance des adresses
Pour ajuster la sensibilité de la recherche d'adresses en double, sélectionnez le lien Modifier la correspondance des adresses dans la boîte de dialogue de fusion des doublons d'adresses multiples. Cela affiche la boîte de dialogue de correspondance des adresses qui vous permet de sélectionner les champs à utiliser lors de la recherche d'adresses en double.
Par défaut, Rue, Ville, État/Province et Code postal sont tous sélectionnés. Désélectionner une case à cocher vous permet potentiellement de trouver plus d'adresses qui pourraient être des doublons. Pour une recherche plus spécifique, sélectionnez Inclure les informations d'adresse secondaires telles que le numéro de suite et d'appartement.
Sélectionnez la case Enregistrer ces paramètres comme mes valeurs par défaut pour utiliser les paramètres actuels pour les recherches ultérieures.
Groupes
Si vous savez que les informations retournées par InterAction sont mal groupées, vous avez plusieurs options :
- Ajouter au groupe - Cela ajoute l'adresse sélectionnée dans la grille Adresses qui ne sont pas des doublons au groupe sélectionné dans la grille Choisissez l'adresse à conserver dans chaque groupe. Utilisez cela pour indiquer qu'une adresse qu'InterAction a déterminée comme unique est en fait un doublon.
- Supprimer - Cela déplace l'adresse actuellement sélectionnée de la grille Choisissez l'adresse à conserver dans chaque groupe à la grille Adresses qui ne sont pas des doublons. Utilisez cela pour indiquer qu'une adresse qu'InterAction a déterminée comme un doublon est en fait unique.
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Déplacer l'adresse... - Les options Déplacer l'adresse sont accessibles en cliquant avec le bouton droit sur une adresse dans la grille Choisissez l'adresse à conserver dans chaque groupe. Sélectionner l'une de ces options déplace l'adresse actuellement sélectionnée vers le groupe directement au-dessus ou en dessous.
Vous pouvez également utiliser CTRL-Flèche vers le haut et CTRL-Flèche vers le bas pour déplacer une adresse.
- Nouveau groupe - Cela crée un nouveau groupe dans la grille Choisissez l'adresse à conserver dans chaque groupe. L'adresse actuellement sélectionnée est automatiquement ajoutée au nouveau groupe. Utilisez cela pour regrouper des adresses en double qui ne sont pas actuellement groupées par InterAction.
Modifier l'adresse
Ce bouton vous permet de mettre à jour les informations pour l'adresse sélectionnée. Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue Modifier l'adresse en double-cliquant sur l'adresse concernée.
Si l'adresse est partagée par d'autres contacts que celui sélectionné dans cette boîte de dialogue, vous êtes invité à indiquer si le changement s'applique globalement ou uniquement au contact sélectionné.
Adresse partagée par
Si vous examinez des adresses d'entreprise, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur une adresse dans la grille Choisissez l'adresse à conserver dans chaque groupe et sélectionner Adresse partagée par. Si des contacts partagent cette adresse d'entreprise, InterAction affiche la boîte de dialogue Adresse d'entreprise partagée.
Cette boîte de dialogue vous permet de voir les contacts personnels qui partagent actuellement cette adresse d'entreprise. Vous pouvez également modifier le champ de ligne supplémentaire dans l'adresse du contact pour supprimer les informations spécifiques d'une personne (suite, étage, arrêt de courrier) de l'adresse de l'entreprise, mais les conserver sur l'adresse du contact personnel.