Un gestionnaire de données a la responsabilité de surveiller la qualité des contacts au sein d'InterAction. Cela représente initialement une tâche à plein temps pendant la phase de conversion des données du projet InterAction et peut inclure la supervision d'une équipe de nettoyage des données. Une fois que tous les contacts de l'organisation ont été migrés vers InterAction, les doublons fusionnés et les champs de données clés remplis, le rôle de gestionnaire de données peut être moins qu'à plein temps, selon le nombre de contacts dans la base de données et le nombre de nouveaux contacts ajoutés régulièrement. Voici une liste des principales responsabilités.
Rappelez-vous que toutes les responsabilités d'un gestionnaire de données ne doivent pas incomber à une seule personne. Votre organisation peut avoir une équipe de personnes qui assument le rôle de gestionnaire de données.
- Créer et Maintenir des Normes de Données - Les gestionnaires de données et les administrateurs doivent travailler avec d'autres personnes au sein de l'entreprise (Ressources Humaines, IT, etc.) pour établir des formats de données pour l'entreprise.
- Valider les Sources de Données - Les gestionnaires de données doivent être inclus dans les discussions concernant la conversion initiale des données ainsi que les futures conversions de données. Cela inclut l'aide à l'identification des sources de données existantes et la méthode appropriée pour migrer les données vers InterAction. Le gestionnaire de données doit être familier avec les options de conversion des données et est responsable de valider le processus de conversion, que ce soit par importation, saisie de données, Application Collaboration, ou une combinaison de ces méthodes.
- Examiner les Nouveaux Contacts auxquels un Type de Contact est Appliqué - Les gestionnaires de données sont responsables de l'examen de tout nouveau contact auquel un type de contact a été appliqué et de s'assurer qu'ils appartiennent à la collection de contacts ayant ce type. De plus, le gestionnaire de données peut être responsable de s'assurer que les nouveaux contacts ont les informations correctes enregistrées.
- Examiner les Nouveaux Contacts avec Gestion des Modifications de Données Appliquée - Selon la façon dont les ensembles de règles de nouveaux contacts sont définis, les gestionnaires de données peuvent être responsables de l'examen des nouveaux contacts créés via la synchronisation des contacts utilisateur à entreprise ou le Web Client.
- Gérer les Modifications Utilisateur - Selon le degré de gestion d'un contact, lorsqu'un utilisateur apporte une modification à un contact, le gestionnaire de données peut avoir besoin d'approuver ou de revoir la modification avant qu'elle ne soit appliquée. Ces modifications peuvent inclure l'application ou la suppression d'un type de contact pour un contact, la modification du nom, de l'adresse ou du téléphone d'un contact, ou l'entrée de contacts en double. Les gestionnaires de données complètent les données de contact et s'assurent qu'elles sont à jour. Cela améliore la qualité de la vue à 360 degrés du contact en gardant les faits et l'historique complets.
- Gérer les Autres Demandes Utilisateur - Lorsque les utilisateurs ne savent pas comment effectuer une modification, ils peuvent soumettre une demande de modification dans le Web Client. Cette demande de modification est traitée par un gestionnaire de données qui peut effectuer une modification pour l'utilisateur. Les demandes des utilisateurs peuvent varier largement, allant de la demande de fusion de contacts en double à la fourniture d'informations de profil supplémentaires pour un contact.
- Maintenir la Qualité des Données - Il s'agit de la gestion initiale et continue des données qui est essentielle à une mise en œuvre réussie d'InterAction. Les tâches de nettoyage des données incluent la surveillance du système pour les contacts en double, la fusion des contacts en double, s'assurer que les personnes sont associées aux entreprises, vérifier et éliminer les mauvaises données, et effectuer d'autres tâches diverses, telles que la standardisation des noms d'entreprises, la standardisation des données d'adresse, et s'assurer que les champs de données nécessaires sont remplis et correctement.
- Apporter des Modifications aux Informations de Contact dans d'Autres Systèmes - Si votre organisation utilise Application Collaboration pour intégrer des données dans InterAction à partir d'autres systèmes de votre environnement, vous ne voulez pas que les utilisateurs apportent des modifications aux informations dans InterAction car cela ne corrigera pas la source des informations.
Par exemple, si vous utilisez des données de votre système de ressources humaines dans InterAction, le gestionnaire de données doit apporter toute modification aux informations de contact dans le système RH, et non dans InterAction.
Dans ces situations, le gestionnaire de données peut être informé que l'utilisateur a tenté de modifier les informations de contact dans InterAction et peut alors mettre à jour les informations dans l'autre système.
Si vous avez prévu de recevoir périodiquement des mises à jour du système externe, les données seront alors automatiquement mises à jour dans InterAction.
Combien de Gestionnaires de Données Ai-je Besoin dans mon Environnement ?
Le nombre d'utilisateurs responsables du rôle de gestionnaire de données varie en fonction de tous les éléments suivants :
- Comment vous avez configuré votre environnement pour gérer les modifications des informations de contact - Vous avez besoin de plus de gestionnaires de données si les modifications doivent être soumises pour approbation via la Gestion des Modifications de Données.
- La qualité de vos données - Lorsque vous mettez en œuvre InterAction pour la première fois, plus de temps est consacré au nettoyage des données de contact, au profilage des contacts, et à l'amélioration de la qualité des données que ce qui est généralement nécessaire de façon continue.
- Le nombre de contacts dans InterAction - Une base de données contenant 200 000 contacts a plus de problèmes de qualité de données à maintenir qu'une base de données avec seulement 20 000 contacts.
- Le nombre d'utilisateurs gérant les informations de contact via le Web Client ou leurs PIMs - Avoir 500 utilisateurs gérant activement les contacts produit plus de tickets de Gestion des Modifications de Données que d'avoir 50 utilisateurs gérant les contacts.
Nombre de Gestionnaires de Données Nécessaires pour le Chargement Initial des Données
Lors du processus de chargement initial des données, les gestionnaires de données jouent un rôle clé dans la préparation des informations de contact pour le déploiement initial. Dans la plupart des organisations, le processus nécessite généralement une ou deux personnes gérant les efforts de nettoyage des données sur une période de trois à six mois ou plus.
Notez que les grandes organisations nécessitent généralement plus de gestionnaires de données. Par exemple, si vous avez plus de 1 000 utilisateurs, vous pouvez choisir de faire appel à 10-12 intérimaires pour aider au nettoyage initial des données. Après le nettoyage initial des données, vous pouvez réduire le nombre de gestionnaires de données à deux ou trois personnes.
En général, les gestionnaires de données passent les premiers mois à préparer les informations de contact pour intégrer les utilisateurs dans le système. Cela inclut la fusion des contacts en double et l'exécution de tâches de nettoyage des données pour tous les contacts. Les mois suivants sont généralement consacrés à la gestion des tickets de Gestion des Modifications de Données créés au fur et à mesure qu'InterAction est déployé aux utilisateurs ainsi qu'à la révision continue des informations de contact pour les contacts les plus précieux de votre organisation afin d'assurer leur exactitude.
Pour plus d'informations, consultez le guide Chargement des Données dans InterAction.
Nombre de Gestionnaires de Données Nécessaires pour la Maintenance Continue
De manière continue, les gestionnaires de données traitent les tickets de Gestion des Modifications de Données et effectuent une maintenance continue périodique de la qualité des données d'InterAction. Dans un environnement typique, on peut s'attendre à ce qui suit :
- Pour 100 utilisateurs, environ cinq heures par semaine sont consacrées à la résolution des tickets de Gestion des Modifications de Données.
- Pour les bases de données contenant 50 à 70 000 contacts, environ 25 à 30 heures par semaine sont consacrées à remplir le rôle de gestionnaire de données. Pour les bases de données contenant 100 000 contacts ou plus, ce nombre approche les 40 heures par semaine.