Para los usuarios de Web Client, las listas de marketing utilizan derechos de acceso y la Gestión de Cambios de Datos para controlar qué usuarios pueden leer, agregar, editar y eliminar elementos de la lista específica.
Los derechos de acceso controlan lo siguiente:
- Los usuarios que pueden leer la lista.
- Los usuarios que pueden editar los campos adicionales y notas específicos de la lista.
- Los usuarios que pueden agregar, editar y eliminar actividades relacionadas con la lista (actividades específicas de la lista).
- Los derechos de acceso también se pueden usar para controlar quién puede agregar y quitar contactos de la lista en lugar de la Gestión de Cambios de Datos.
La Gestión de Cambios de Datos ofrece una forma alternativa de gestionar las altas y bajas en la lista. También puede activar reglas que envíen los cambios a un responsable de datos cuando los usuarios modifiquen campos de contacto como nombres y direcciones. Para las listas de marketing, normalmente se utiliza la Gestión de Cambios de Datos para controlar cómo se agregan y eliminan los contactos. Esto es útil si todos los usuarios deben tener acceso a la lista de marketing y el departamento de marketing quiere revisar los contactos que se agregan a la lista.
Para los usuarios de Windows Client, los derechos de acceso a la carpeta determinan todo el acceso a la carpeta. La Gestión de Cambios de Datos no se utiliza en Windows Client.
Consulte lo siguiente:
- Derechos de acceso para listas de marketing
- Gestión de Cambios de Datos para listas de marketing
Derechos de acceso para listas de marketing
Los derechos de acceso controlan la información que está vinculada en la carpeta. Esto significa que los derechos de acceso de la lista controlan lo siguiente:
- Los usuarios que pueden ver y editar la información global de los contactos que están vinculados en la lista. Esto se debe a que el acceso a la información global depende de la carpeta que contiene los contactos.
- Los usuarios que pueden ver y editar la información específica de la lista (específica de la carpeta) de cualquier contacto en la lista. Esto se debe a que el acceso a la información específica de la lista siempre depende de la carpeta o lista a la que pertenece la información.
¿Qué derechos de acceso aplican a las listas de marketing en Web Client?
Si decide usar solo los derechos de acceso de la carpeta para una lista de marketing, puede otorgar a los usuarios de Web Client acceso para realizar lo siguiente:
| Para | El usuario necesita |
|---|---|
| Ver todos los contactos de la lista | Derechos de acceso de lectura |
| Ver la lista de marketing incluida en el conjunto de listas que incluyen un contacto en particular | Derechos de acceso de lectura |
| Ver información específica de la carpeta (como notas o campos adicionales) de los contactos en la lista | Derechos de acceso de lectura |
| Ver actividades relacionadas con la lista (actividades específicas de la lista) |
Derechos de acceso de lectura Tenga en cuenta que otorgar este derecho no necesariamente aplica a todas las actividades relacionadas con la lista. El usuario que crea la actividad puede determinar quién puede verla. |
| Agregar contactos de la empresa a la lista | Derechos de acceso de vinculación INTO |
| Eliminar contactos de la empresa de la lista | Derechos de acceso para eliminar contactos |
| Editar valores de campos adicionales específicos de la lista | Derechos de acceso para editar campos adicionales |
| Editar notas específicas de la lista | Derechos de acceso para editar notas |
| Crear actividades relacionadas con la lista | Derechos de acceso para agregar actividades |
| Editar actividades relacionadas con la lista | Derechos de acceso para editar actividades |
| Eliminar actividades relacionadas con la lista | Derechos de acceso para eliminar actividades |
¿Qué derechos de acceso no aplican a las listas de marketing en Web Client?
Los siguientes derechos de acceso de carpeta para listas de marketing no tienen efecto en Web Client porque controlan cambios que no están disponibles en Web Client:
- Agregar contactos (tenga en cuenta que esto controla la vinculación de contactos en la carpeta; los usuarios no pueden hacer esto desde Web Client)
- Vincular DESDE esta carpeta
- Gestión de carpetas
Los siguientes derechos de acceso para agregar/editar/eliminar detalles de contacto tampoco aplican porque controlan la edición de información específica de la carpeta que no está disponible en las listas de marketing en Web Client:
- Nombre
- Dirección
- Teléfonos
- Direcciones electrónicas
- Contactos relacionados
- Clasificaciones
Gestión de Cambios de Datos para listas de marketing
Usar la Gestión de Cambios de Datos en una lista de marketing es útil para controlar las altas y bajas en la lista. Por ejemplo, puede configurar una lista de marketing para que todos los contactos agregados deban ser revisados por el equipo de marketing. Cuando un usuario de Web Client agrega un contacto a la lista, se envía un ticket de “Revisión” a la bandeja de entrada de Gestión de Cambios de Datos del equipo de marketing.
Para más detalles sobre la Gestión de Cambios de Datos, consulte "Descripción general de la Gestión de Cambios de Datos" en la página 1.
En cambio, si decide no usar la Gestión de Cambios de Datos en una lista de marketing y solo otorga a los usuarios de Web Client el acceso de vinculación, no recibirá ninguna notificación cuando los usuarios agreguen contactos a la lista.
Al configurar la Gestión de Cambios de Datos, también puede establecer otras reglas para gestionar información como nombre, teléfono y dirección. Por ejemplo, puede crear una regla que indique que cualquier cambio en los números de teléfono de los contactos de la lista será revisado por un responsable de datos. Estas reglas suelen usarse en tipos de contacto y no en listas de correo.
Al usar la Gestión de Cambios de Datos, los derechos de acceso a la carpeta para notas y campos adicionales siguen aplicando.
Configurar la Gestión de Cambios de Datos para una lista de marketing
- Inicie sesión en Windows Client como usuario con acceso de administrador a la lista de marketing.
- Seleccione la lista de marketing y elija Carpeta > Editar carpeta para mostrar el cuadro de diálogo Editar lista de marketing.
- En la lista de vistas a la izquierda, seleccione Gestión de Cambios de Datos.
- Marque la casilla Usar Gestión de Cambios de Datos para activar la Gestión de Cambios de Datos.
-
En Solicitudes de agregar / quitar, seleccione la Acción de solicitud de agregar y la Acción de solicitud de quitar. Estas opciones determinan qué sucede cuando un usuario intenta agregar o quitar un contacto de la lista de marketing:
Opción Descripción Aceptar El contacto se agregará a la lista de marketing sin crear ningún ticket. Revisión El contacto se agregará/eliminará de la lista de marketing de inmediato, pero se enviará un ticket de “Revisión” al responsable de datos. Enviar El contacto no se agregará/eliminará de inmediato. En su lugar, se enviará un ticket al responsable de datos. Una vez aprobado el ticket, el contacto se agregará/eliminará. - Seleccione el Propietario. Esto identifica al usuario o grupo de Gestión de Cambios de Datos que será el responsable de datos para este tipo de contacto. Si ha elegido opciones que envían tickets al responsable de datos, los tickets generados para esta carpeta se enviarán al usuario o grupo especificado.
- En Conjunto de reglas de gestión de cambios, seleccione la colección de reglas que desea usar. Esto define las reglas para agregar y editar datos como nombres, teléfonos, direcciones, etc. Para más detalles, consulte "Configurar reglas para la Gestión de Cambios de Datos" en la página 1.
- Elija OK para guardar los cambios.