Sie können die Ansichtsrechte für die Berichte in der Berichtsübersicht Ihrer Organisation festlegen. Ansichtsrechte dienen nicht nur der Berichtsicherheit, sondern auch dazu, die Anzahl der Berichte zu reduzieren, die den Nutzern im Berichtauswahlfenster angezeigt werden. Wenn jeder Nutzer nur die für ihn relevanten Berichte sieht, wird die Berichterstattung für den Nutzer übersichtlicher und angenehmer.
Wenn es in Ihrer Organisation Nutzer gibt, die keine Daten aus InterAction exportieren dürfen, sollten Sie für diese Nutzer entsprechende Sicherheitsrichtlinien festlegen.
Für jeden Bericht stehen zwei Optionen zur Verfügung:
- Sicherheit – Welche Nutzer und/oder Gruppen dürfen auf den Bericht zugreifen. Siehe Festlegen, welche Nutzer auf einen Bericht zugreifen können.
- Zugänglich von – Für die Nutzer und/oder Gruppen, die auf den Bericht zugreifen dürfen, der Ort, an dem der Bericht verfügbar ist. Siehe Angeben, wo ein Bericht verfügbar ist.
Was passiert, wenn ein Nutzer einen Bericht mit eingeschränkten Informationen ausführt?
Einige Berichte enthalten Informationen, die nicht für die gesamte Organisation zugänglich sein sollen, zum Beispiel Finanzdaten. Es kann zeitaufwendig sein, für bestimmte Nutzer, die diese Informationen nicht sehen dürfen, Sicherheitsrichtlinien einzurichten.
Wenn ein Nutzer keine Zugriffsrechte auf bestimmte Daten hat, bleiben diese Felder beim Ausführen des Berichts leer. Die Überschriften der Felder werden angezeigt, aber es gibt keine Daten in diesen Feldern. Wenn ein Nutzer beispielsweise einen Bericht ausführt, der zusätzliche Felder in einem Ordner enthält, auf den er oder sie keinen Zugriff hat, enthält der Bericht nur die Überschriften der zusätzlichen Felder, aber die Felder selbst bleiben leer.
Festlegen, welche Nutzer auf einen Bericht zugreifen können
Ihr Administrator hat Benutzerkonten und Gruppen im InterAction Administrator angelegt. Berichtmanager entscheiden, welche Nutzer auf einen bestimmten Bericht zugreifen dürfen, indem sie das Benutzerkonto oder die Gruppe zur Nutzerliste in der Berichtssicherheit hinzufügen. Standardmäßig können die meisten vordefinierten Berichte von Allen eingesehen werden.
Wenn ein Bericht viele Informationen enthält und dadurch möglicherweise langsam ist, sollten Sie den Zugriff auf die Personen beschränken, die ihn wirklich benötigen. Ein Bericht, der Aktivitäten zu allen Vorgängen, Chancen und Engagements enthält, muss zum Beispiel nicht für alle verfügbar sein.
[1] Die Registerkarte „Sicherheit“ im Dialogfeld „Bericht bearbeiten“ listet alle Nutzer und Gruppen auf, die auf den Bericht zugreifen dürfen.
So legen Sie fest, welche Nutzer auf einen Bericht zugreifen können:
- Wählen Sie im InterAction Windows Client Extras > Berichte.
- Wählen Sie Verwalten.
- Markieren Sie den Namen des Berichts und wählen Sie dann Bearbeiten.
- Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit.
- Um einen Nutzer oder eine Gruppe hinzuzufügen, wählen Sie entsprechend Nutzer hinzufügen oder Gruppe hinzufügen, wählen Sie den Namen des Nutzers oder der Gruppe aus und klicken Sie auf OK.
- Um einen Nutzer oder eine Gruppe zu entfernen, markieren Sie den Nutzer oder die Gruppe und wählen Sie Entfernen.
Angeben, wo ein Bericht verfügbar ist
Berichtsnutzer können den Berichtauswahl-Dialog an drei Stellen aufrufen: im Windows Client, im Web Client und im PIM. Für jeden Bericht können Berichtmanager festlegen, wo der Bericht für berechtigte Nutzer verfügbar ist.
[1] Wenn diese Option ausgewählt ist, können Nutzer den Bericht aus Microsoft® Outlook® aufrufen.
[2] Wenn diese Option ausgewählt ist, kann der Bericht im Web Client aus dem Berichtauswahlfenster gedruckt werden.
[3] Wenn diese Option ausgewählt ist, ist der Bericht für Nutzer des Windows Client verfügbar.
Je nach Berichtstyp sind nicht alle Kontrollkästchen verfügbar. Wenn Sie zum Beispiel einen Aktivitätsbericht einrichten, sind die Kontrollkästchen In Kontakt-Details in Outlook-Integration anzeigen und Im Windows Client anzeigen inaktiv, da Aktivitätsberichte nur im Web Client gedruckt werden können.
Berichte, die aus Outlook heraus gestartet werden, werden in der Regel nur für einen Kontakt gleichzeitig ausgeführt. Wenn ein Bericht für mehrere Kontakte gleichzeitig ausgeführt werden soll (zum Beispiel „Kontaktliste nach Sponsor“), sollten Sie diesen Bericht in Outlook nicht verfügbar machen.
So legen Sie fest, wo der Bericht verfügbar ist:
- Wählen Sie im InterAction Windows Client Extras > Berichte.
- Wählen Sie Verwalten.
- Markieren Sie den Namen des Berichts und wählen Sie dann Bearbeiten.
- Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit.
- Die Zugriffsoptionen finden Sie im Bereich Sicherheit des Dialogfelds „Bericht bearbeiten“. Aktivieren Sie die gewünschten Optionen.