Damit Kontakte den Benutzern in InterAction immer zur Verfügung stehen, sollten sie in einem der beiden Hauptordner abgelegt werden:
- Kanzleiliste – Unternehmen
- Kanzleiliste – Personen
Gelegentlich kann es notwendig sein, Kontakte vorübergehend in einem anderen Ordner zu speichern. Zum Beispiel sollten Sie beim Importieren von Kontakten in InterAction immer einen temporären Ordner verwenden. Um den Quellordner dieser Kontakte zu ändern, promotieren Sie die Kontakte in die Ordner Kanzleiliste – Personen und Kanzleiliste – Unternehmen. Wenn ein Kontakt promotet wird, wird sein Quellordner auf Kanzleiliste – Personen oder Kanzleiliste – Unternehmen geändert und der Kontakt wird mit dem Ordner verknüpft, in dem er zuvor abgelegt war.
Wenn ein Kontakt promotet wird, sucht InterAction nach möglichen Duplikaten, die bereits in der Kanzleiliste vorhanden sind. Falls ein mögliches Duplikat existiert, können Sie die Kontakte zusammenführen und auswählen, welche Informationen erhalten bleiben sollen. Alternativ können Sie den Kontakt auch ohne Zusammenführung promoten, wenn es sich nicht um ein Duplikat handelt.
Kontakte promoten
- Melden Sie sich beim InterAction Windows Client an.
- Öffnen Sie den Ordner, der den zu promotenden Kontakt enthält.
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Markieren Sie den Kontakt und wählen Sie dann Kontakt > Promoten.
- Im Dialogfeld „Kontakt promoten“ können Sie den Kontakt optional zu Marketinglisten hinzufügen, indem Sie die Kontrollkästchen neben den jeweiligen Listen aktivieren.
- Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK.
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Wenn der Kontakt als mögliches Duplikat eines bereits in der Kanzleiliste vorhandenen Kontakts erkannt wird, wird eine Liste möglicher Duplikate angezeigt.
Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Wählen Sie Weiter, um den Kontakt nicht zusammenzuführen, und dann OK. Der Kontakt wird promotet.
- Wählen Sie Zusammenführen, markieren Sie den Kontakt, der mit dem zu promotenden Kontakt übereinstimmt, und wählen Sie dann OK. Fahren Sie mit Schritt 7 fort.
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Wählen Sie die Kontaktdaten aus, die Sie behalten möchten, und klicken Sie dann auf Zusammenführen.
Weitere Informationen zur Auswahl der zusammenzuführenden Kontaktdaten finden Sie unter Auswählen der Kontaktinformationen zum Zusammenführen.
- Ein Bestätigungsdialog mit den zusammengeführten Kontaktdaten wird angezeigt. Wählen Sie OK, um die Zusammenführung abzuschließen, oder Abbrechen, um zum Dialogfeld „Duplikate zusammenführen“ zurückzukehren und Änderungen vorzunehmen.